PAGE村居檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村居檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本村居范圍內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村居檔案室對(duì)本村居的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本村居各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集本村居在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本村居檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本村居各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高本村居工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。6.定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案工作情況，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，協(xié)助檔案室做好檔案的整理、裝訂等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，積極配合檔案室開(kāi)展檔案查閱利用工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括村居行政事務(wù)管理、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等文件材料。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類：包括產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、招商引資、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)等方面的文件材料。4.社會(huì)事務(wù)類：包括民政、社保、教育、衛(wèi)生、文化等社會(huì)事務(wù)管理工作中形成的文件材料。5.農(nóng)業(yè)農(nóng)村類：包括農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、土地管理等方面的文件材料。6.其他類：與本村居工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書(shū)寫。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行收集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件同時(shí)應(yīng)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的文件材料整理歸檔后移交檔案室。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村等五大類。2.每大類下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行二級(jí)分類，如黨群工作類可分為黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等；行政管理類可分為綜合事務(wù)、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。（二）整理方法及要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照一定的順序編排，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容，做到準(zhǔn)確、完整。4.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理。5.電子文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的房間作為保管場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類順序依次上架存放，同一類檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.檔案上架應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，確保檔案排列整齊、有序。3.在檔案柜上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度等信息，便于快速定位查找檔案。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本村居實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映本村居重大歷史事件、重要決策、重要人物等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要是反映本村居一般工作活動(dòng)、具有一定查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要是在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.每年[具體時(shí)間]應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)于破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于霉變、蟲(chóng)蛀的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的防治措施。3.定期檢查檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.具有重要?dú)v史意義、現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值和憑證作用的檔案應(yīng)永久保存；反映本村居一般工作活動(dòng)、在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案可長(zhǎng)期或短期保存；已失去保存價(jià)值的檔案可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行逐卷鑒定，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定表應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、鑒定意見(jiàn)等內(nèi)容。鑒定意見(jiàn)應(yīng)明確檔案是否具有保存價(jià)值，如需銷毀，應(yīng)注明銷毀原因。3.檔案鑒定小組對(duì)鑒定意見(jiàn)進(jìn)行集體討論，形成鑒定結(jié)論。鑒定結(jié)論應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后報(bào)村居領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。七、檔案銷毀（一）銷毀審批經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)村居領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。（二）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。嚴(yán)禁將檔案出售或贈(zèng)送他人。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)及銷毀記錄長(zhǎng)期保存，以備查考。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等內(nèi)容。八、檔案查閱利用（一）查閱范圍本村居工作人員因工作需要，可查閱與工作相關(guān)的檔案資料。外單位人員查閱本村居檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本村居工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱本村居檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本村居領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱登記表應(yīng)詳細(xì)記錄查閱單位、查閱人姓名、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)印費(fèi)用。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案室印章。3.查閱檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借，應(yīng)經(jīng)本村居領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。外借檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立本村居檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類要求，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的有序管理。（三）檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本村居檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.將數(shù)字化檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。