PAGE企業(yè)工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為企業(yè)工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修及技術(shù)改造等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造、維修等各類工程，涵蓋從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收全過(guò)程所形成的各類文件材料。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理企業(yè)設(shè)立統(tǒng)一的工程檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)全企業(yè)工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目或本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并接受企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范工程檔案應(yīng)全面反映工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)情況，確保文件材料的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性。檔案的形成、整理和歸檔應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，做到分類科學(xué)、編號(hào)統(tǒng)一、格式規(guī)范。3.便于利用、安全保密工程檔案管理應(yīng)便于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)及人員查閱利用，同時(shí)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)全企業(yè)工程檔案管理工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織開(kāi)展檔案管理工作考核評(píng)估。3.集中統(tǒng)一管理企業(yè)重要工程項(xiàng)目檔案，接收、整理、保管和提供利用涉及企業(yè)整體利益及具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的工程檔案。4.組織開(kāi)展工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和工程建設(shè)人員檔案意識(shí)。5.參與重大工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤復(fù)查。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人，配備專（兼）職檔案管理人員，確保檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。2.按照工程建設(shè)進(jìn)度，及時(shí)收集、整理本項(xiàng)目在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試等各階段形成的文件材料，并進(jìn)行分類、組卷。3.對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查自糾，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前完成檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，并向企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)提交完整的工程檔案。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的日常保管和利用工作，積極配合企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)及其他部門(mén)查閱檔案。（三）相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.規(guī)劃部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理工程項(xiàng)目規(guī)劃階段形成的各類文件，如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.設(shè)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)整理工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段的文件資料，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等，確保設(shè)計(jì)文件的準(zhǔn)確性和完整性，并按規(guī)定向檔案管理部門(mén)歸檔。3.施工部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理施工過(guò)程中形成的各類文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等，及時(shí)向工程項(xiàng)目部檔案管理人員移交。4.物資采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理物資采購(gòu)過(guò)程中形成的文件，如采購(gòu)合同、物資清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、到貨驗(yàn)收記錄等，并將相關(guān)檔案資料移交工程項(xiàng)目部。5.質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)負(fù)責(zé)整理工程項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督過(guò)程中形成的文件，如質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃、質(zhì)量檢查記錄、質(zhì)量問(wèn)題整改通知等，移交工程項(xiàng)目部統(tǒng)一歸檔。三、工程文件材料的形成與收集（一）形成要求1.工程文件材料應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成，確保真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況。2.文件材料的內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。3.工程文件材料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種載體形式保存，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并符合電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）收集范圍1.項(xiàng)目規(guī)劃階段項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)文件可行性研究報(bào)告及批復(fù)文件環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)文件項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)證件2.設(shè)計(jì)階段初步設(shè)計(jì)文件（包括設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、設(shè)計(jì)圖紙、概算書(shū)等）施工圖設(shè)計(jì)文件（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等各專業(yè)圖紙及設(shè)計(jì)變更通知單）設(shè)計(jì)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄3.施工階段施工組織設(shè)計(jì)、施工方案施工技術(shù)交底記錄工程定位測(cè)量記錄、基槽驗(yàn)線記錄、樓層放線記錄等地基與基礎(chǔ)工程施工記錄（包括地基處理記錄、樁基礎(chǔ)施工記錄、地基承載力檢測(cè)報(bào)告等）主體結(jié)構(gòu)工程施工記錄（包括混凝土施工記錄、鋼筋工程施工記錄、鋼結(jié)構(gòu)施工記錄等）建筑裝飾裝修工程施工記錄（包括內(nèi)外墻面裝飾、地面工程、門(mén)窗工程等施工記錄）屋面及防水工程施工記錄建筑給排水及采暖工程施工記錄（包括管道安裝、設(shè)備調(diào)試等記錄）建筑電氣工程施工記錄（包括電氣設(shè)備安裝、線路敷設(shè)、接地電阻測(cè)試等記錄）通風(fēng)與空調(diào)工程施工記錄（包括風(fēng)管制作安裝、設(shè)備調(diào)試等記錄）電梯工程施工記錄（包括電梯安裝調(diào)試記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等）工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄（包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，分項(xiàng)工程、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等）隱蔽工程驗(yàn)收記錄（包括地基、基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等隱蔽部位的驗(yàn)收記錄）工程變更記錄（包括設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定單、工程洽商記錄等）工程事故處理記錄（包括事故報(bào)告、處理方案及處理結(jié)果等）4.設(shè)備采購(gòu)與安裝階段設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、安裝調(diào)試記錄設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄設(shè)備質(zhì)量證明文件、合格證、說(shuō)明書(shū)等5.竣工驗(yàn)收階段工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告工程竣工決算報(bào)告工程質(zhì)量保修書(shū)工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等各專業(yè)竣工圖）工程聲像材料（包括工程建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像等）（三）收集要求1.各部門(mén)及人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集本部門(mén)或本人工作中形成的工程文件材料，并移交至工程項(xiàng)目部檔案管理人員。2.工程項(xiàng)目部檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文件材料進(jìn)行收集、整理，確保文件材料不遺漏、不丟失。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止原件損壞或丟失。四、工程檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理，按照工程項(xiàng)目的不同階段、不同專業(yè)、不同載體等進(jìn)行分類整理。3.編號(hào)統(tǒng)一、標(biāo)識(shí)清晰，并建立完善的檔案目錄索引，便于查找和管理。（二）整理方法1.分類按照工程項(xiàng)目階段分類，分為項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備采購(gòu)與安裝、竣工驗(yàn)收等類別。按照專業(yè)分類，分為建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通、設(shè)備等專業(yè)類別。按照載體形式分類，分為紙質(zhì)檔案、電子檔案。2.組卷紙質(zhì)檔案按照同一工程項(xiàng)目、同一專業(yè)、同一階段的文件材料進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件形成時(shí)間順序排列。電子檔案按照紙質(zhì)檔案的分類和組卷方式進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的電子文件夾結(jié)構(gòu)，并確保電子文件與紙質(zhì)文件一一對(duì)應(yīng)。3.編號(hào)紙質(zhì)檔案采用分類編號(hào)法，按照工程類別、專業(yè)類別、卷號(hào)等進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。電子檔案在文件夾命名及文件命名時(shí)應(yīng)體現(xiàn)編號(hào)規(guī)則，與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和關(guān)聯(lián)。4.編目編制檔案卷內(nèi)目錄，內(nèi)容包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等，卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。編制檔案案卷目錄，內(nèi)容包括案卷號(hào)、題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等，案卷目錄應(yīng)排列在全宗檔案之首。（三）歸檔要求1.工程項(xiàng)目部在完成檔案整理后，應(yīng)及時(shí)向企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)提交檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案案卷目錄、電子檔案目錄及相應(yīng)的紙質(zhì)檔案和電子檔案。2.企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)接收的工程檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、整理質(zhì)量等。對(duì)于審核不合格的檔案，應(yīng)退回工程項(xiàng)目部進(jìn)行整改，直至符合要求為止。3.工程檔案歸檔后，應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行存放保管，確保檔案安全。五、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問(wèn)題。對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，對(duì)失去保存價(jià)值但仍需留存?zhèn)洳榈臋n案進(jìn)行妥善保管，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)填寫(xiě)銷毀清冊(cè)，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（二）利用要求1.建立工程檔案利用制度，明確檔案利用范圍、利用方式、利用手續(xù)等。2.企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)及人員因工作需要查閱工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，及時(shí)提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密或不宜公開(kāi)的檔案信息，應(yīng)予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.企業(yè)建立工程檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、文件材料收集與整理情況、檔案歸檔情況、檔案保管與利用情況等。（二）檢查方式及頻率1.采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式。定期檢查每年至少進(jìn)行一次，由企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)組織實(shí)施；不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。2.檢查人員應(yīng)深入工程項(xiàng)目部及相關(guān)部門(mén)，通過(guò)查閱檔案資料、實(shí)地查看、詢問(wèn)了解等方式，全面掌握檔案管理工作實(shí)際情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檢查人員應(yīng)及時(shí)向被檢查部門(mén)或單位反饋，并下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和整改期限