PAGE學(xué)院檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)院管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指學(xué)院在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)院和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)院各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集學(xué)院在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國家機(jī)密、學(xué)院機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，采取相應(yīng)的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查找、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向?qū)W校檔案館及有關(guān)部門移交檔案，并接收學(xué)校檔案館及有關(guān)部門移交的檔案。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全院師生員工的檔案意識(shí)。（二）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)全院檔案工作。2.定期召開檔案工作會(huì)議，研究解決檔案工作中的重大問題，部署檔案工作任務(wù)。3.對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案工作各項(xiàng)制度的貫徹落實(shí)。（三）各部門、各單位檔案工作兼職人員1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和完整準(zhǔn)確。2.指導(dǎo)本部門、本單位教職工和學(xué)生做好文件材料的收集和整理工作，提高檔案質(zhì)量。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案業(yè)務(wù)工作，積極配合檔案的查詢、借閱等利用工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)院黨委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的文件材料，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。2.行政管理類：學(xué)院行政工作中形成的文件材料，如行政會(huì)議文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、人事任免、招生就業(yè)、財(cái)務(wù)審計(jì)等。3.教學(xué)管理類：教學(xué)工作中形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。4.學(xué)生管理類：學(xué)生工作中形成的文件材料，如學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、社會(huì)實(shí)踐材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。5.科學(xué)研究類：科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定、推廣應(yīng)用等形成的文件材料，如科研計(jì)劃、研究報(bào)告、論文著作、專利證書等。6.基本建設(shè)類：學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，如圖紙、合同、協(xié)議、預(yù)決算等。7.儀器設(shè)備類：儀器設(shè)備的購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)形成的文件材料，如申購報(bào)告、合同、說明書、維修記錄等。8.外事工作類：學(xué)院對(duì)外交流與合作中形成的文件材料，如外事協(xié)議、邀請(qǐng)函、出訪報(bào)告、接待記錄等。9.財(cái)會(huì)類：學(xué)院財(cái)務(wù)工作中形成的文件材料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體及書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。3.文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。4.歸檔的文件材料應(yīng)一式兩份，一份由綜合檔案室保管，一份由各部門、各單位自行保管。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.科研項(xiàng)目、基本建設(shè)項(xiàng)目、儀器設(shè)備購置等專項(xiàng)工作完成后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔。3.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)生檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交綜合檔案室。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度分開，再按機(jī)構(gòu)（部門）分類，最后按保管期限劃分。（三）整理步驟1.裝訂對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.分類按照分類方法對(duì)文件材料進(jìn)行分類，同一類別的文件材料放在一起。3.編號(hào)對(duì)每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編目編制文件材料目錄，包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁數(shù)等內(nèi)容。5.裝盒將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、盒號(hào)等信息。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)院和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映學(xué)院一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（二）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整齊清潔。3.庫房內(nèi)溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.應(yīng)配備滅火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案安全。（三）檔案的定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)霉變、蟲蛀的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的防治措施。（四）檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作,對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。3.加強(qiáng)電子檔案的利用和維護(hù)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和正確使用。2.積極為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到綜合檔案室查閱檔案原件。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱檔案：利用者需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：利用者需填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并加蓋綜合檔案室印章。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、學(xué)院機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案原件一般不外借，特殊情況需經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確定保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析：結(jié)合學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)、歷史沿革等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制《