PAGE江蘇建筑檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)江蘇建筑檔案管理，確保建筑檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮建筑檔案在工程建設(shè)、維護(hù)、管理及歷史研究等方面的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江蘇省行政區(qū)域內(nèi)從事建筑活動(dòng)的建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位以及其他與建筑工程有關(guān)的單位和個(gè)人形成的建筑檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則全省建筑檔案管理工作在省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行分級(jí)管理。各級(jí)建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)建筑檔案管理工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。2.完整準(zhǔn)確原則建筑檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映建筑工程從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.及時(shí)歸檔原則建筑工程各參建單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將各自形成的檔案資料整理歸檔，不得拖延或積壓。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保建筑檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、建筑檔案管理職責(zé)（一）建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督本單位及參與工程建設(shè)各方的建筑檔案管理工作，將檔案管理工作納入工程建設(shè)管理程序，與工程建設(shè)同步進(jìn)行。2.在工程招標(biāo)及合同簽訂時(shí)，明確各參建單位的檔案管理責(zé)任，對(duì)不履行檔案管理責(zé)任的單位，應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任。3.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案資料，并按照要求及時(shí)向建設(shè)工程所在地的建設(shè)行政主管部門或其委托的檔案管理機(jī)構(gòu)移交。4.對(duì)各參建單位移交的檔案資料進(jìn)行審核，確保檔案資料符合要求，并督促各參建單位及時(shí)整改存在的問(wèn)題。（二）勘察單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程勘察過(guò)程中形成的各類文件資料，包括勘察報(bào)告、原始記錄、圖紙等，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.對(duì)勘察過(guò)程中形成的電子文件，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。3.在工程竣工驗(yàn)收前，將本單位形成的檔案資料移交建設(shè)單位審核，審核通過(guò)后按照規(guī)定向建設(shè)工程所在地的建設(shè)行政主管部門或其委托的檔案管理機(jī)構(gòu)移交。（三）設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的文件資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)算書、設(shè)計(jì)變更通知等，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理、歸檔。2.對(duì)設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的電子文件，應(yīng)進(jìn)行妥善保存和管理，確保電子文件能夠準(zhǔn)確反映設(shè)計(jì)成果，并與紙質(zhì)文件一并歸檔。3.在工程竣工驗(yàn)收前，將本單位形成的檔案資料移交建設(shè)單位審核，審核通過(guò)后按照規(guī)定向建設(shè)工程所在地的建設(shè)行政主管部門或其委托的檔案管理機(jī)構(gòu)移交。（四）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程施工過(guò)程中形成的各類檔案資料，并對(duì)檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.按照工程進(jìn)度，及時(shí)整理施工過(guò)程中的各項(xiàng)資料，包括施工技術(shù)資料（如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等）、工程質(zhì)量驗(yàn)收資料（如檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程驗(yàn)收記錄等）、工程安全資料（如安全檢查記錄、安全教育記錄等）、工程進(jìn)度資料（如施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表等）以及其他相關(guān)資料。3.對(duì)施工過(guò)程中形成的電子文件，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。4.在工程竣工驗(yàn)收前，將本單位形成的檔案資料移交建設(shè)單位審核，審核通過(guò)后按照規(guī)定向建設(shè)工程所在地的建設(shè)行政主管部門或其委托的檔案管理機(jī)構(gòu)移交。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程監(jiān)理過(guò)程中形成的文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理、歸檔。2.對(duì)監(jiān)理過(guò)程中形成的電子文件，應(yīng)進(jìn)行妥善保存和管理，確保電子文件能夠準(zhǔn)確反映監(jiān)理工作情況，并與紙質(zhì)文件一并歸檔。3.對(duì)施工單位報(bào)送的檔案資料進(jìn)行審核，簽署審核意見，并督促施工單位及時(shí)整改存在的問(wèn)題。4.在工程竣工驗(yàn)收前，將本單位形成的檔案資料移交建設(shè)單位審核，審核通過(guò)后按照規(guī)定向建設(shè)工程所在地的建設(shè)行政主管部門或其委托的檔案管理機(jī)構(gòu)移交。（六）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.建設(shè)工程所在地的建設(shè)行政主管部門或其委托的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)建筑檔案的接收、保管和利用工作。2.制定建筑檔案接收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)建設(shè)單位移交的檔案資料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案資料，應(yīng)要求建設(shè)單位補(bǔ)充或整改。3.按照國(guó)家有關(guān)檔案保管的規(guī)定，對(duì)接收的建筑檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保檔案的安全保管。4.建立建筑檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便檔案的查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析。5.為社會(huì)提供建筑檔案查閱服務(wù)，按照規(guī)定收取查閱費(fèi)用。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得擅自提供查閱。三、建筑檔案的形成與收集（一）建筑檔案的形成建筑檔案形成于建筑工程建設(shè)的全過(guò)程，包括工程前期文件、工程勘察文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件以及工程竣工驗(yàn)收文件等。（二）建筑檔案的收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。4.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件建立有效關(guān)聯(lián)。（三）建筑檔案的收集范圍及內(nèi)容1.工程前期文件項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及批復(fù)文件。環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)文件。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證。土地使用證、施工許可證等。2.工程勘察文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告。水文地質(zhì)勘察報(bào)告?？辈煸加涗?、測(cè)試報(bào)告等。3.工程設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)文件及批復(fù)。施工圖設(shè)計(jì)文件（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)圖紙）。設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)核定單等。4.工程施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案。技術(shù)交底記錄。工程質(zhì)量驗(yàn)收資料（檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程驗(yàn)收記錄等）。工程安全資料（安全檢查記錄、安全教育記錄、安全事故處理記錄等）。工程進(jìn)度資料（施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表等）。材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告。隱蔽工程驗(yàn)收記錄。施工試驗(yàn)記錄（如混凝土試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、鋼筋焊接試驗(yàn)報(bào)告等）。工程變更資料（工程變更申請(qǐng)、變更審批文件等）。5.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則。監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要。工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單。旁站監(jiān)理記錄。6.工程竣工驗(yàn)收文件單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。工程竣工驗(yàn)收備案表。工程質(zhì)量保修書。工程竣工決算報(bào)告。工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖）。四、建筑檔案的整理與歸檔（一）建筑檔案的整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。3.便于保管和利用。（二）建筑檔案的整理方法建筑檔案應(yīng)按照工程前期文件、工程勘察文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類整理。每個(gè)類別下再按照文件的性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分。1.工程前期文件按照文件形成的先后順序排列，同一項(xiàng)目的不同文件分別裝訂成冊(cè)。2.工程勘察文件、工程設(shè)計(jì)文件按照專業(yè)分類，同一專業(yè)的文件按照?qǐng)D紙編號(hào)順序排列，圖紙折疊成A4規(guī)格后裝訂。3.工程施工文件按照施工過(guò)程的不同階段和文件性質(zhì)分類整理，如施工技術(shù)資料、工程質(zhì)量驗(yàn)收資料、工程安全資料等分別組卷。每個(gè)組卷內(nèi)的文件按照時(shí)間順序排列，同一時(shí)間的文件按照重要程度排列。4.工程監(jiān)理文件按照監(jiān)理工作的不同階段和文件性質(zhì)分類整理，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)等分別組卷。每個(gè)組卷內(nèi)的文件按照時(shí)間順序排列。5.工程竣工驗(yàn)收文件按照文件的類別和時(shí)間順序排列，裝訂成冊(cè)。（三）建筑檔案的編號(hào)建筑檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用分類編號(hào)法，即按照檔案的分類類別進(jìn)行編號(hào)。例如，工程前期文件編號(hào)為“Q”，工程勘察文件編號(hào)為“K”，工程設(shè)計(jì)文件編號(hào)為“S”，工程施工文件編號(hào)為“G”，工程監(jiān)理文件編號(hào)為“J”，工程竣工驗(yàn)收文件編號(hào)為“Y”。每個(gè)類別下的具體文件再按照順序依次編號(hào)。（四）建筑檔案的歸檔要求1.各參建單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的建筑檔案向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位應(yīng)在收到檔案后[X]個(gè)月內(nèi)，按照規(guī)定向建設(shè)工程所在地的建設(shè)行政主管部門或其委托的檔案管理機(jī)構(gòu)移交。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。3.移交的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、數(shù)量等內(nèi)容，雙方簽字確認(rèn)。五、建筑檔案的保管與利用（一）建筑檔案的保管1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（二）建筑檔案的利用1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立建筑檔案查閱利用制度，明確查閱利用的范圍、程序和要求。2.單位和個(gè)人查閱建筑檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得擅自提供查閱。確需查閱的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行查閱和登記。5.檔案管理機(jī)構(gòu)可為利用者提供檔案復(fù)印件或電子文檔，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級(jí)建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)建筑檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)在工程質(zhì)量監(jiān)督過(guò)程中，應(yīng)對(duì)建筑檔案管理情況進(jìn)行檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.建筑檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.建筑檔案的形成、收集、整理、歸檔情況。3.建筑檔案的保管和利用情況。4.各參建單位檔案管理責(zé)任的落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級(jí)建設(shè)行政主管部門每年定期對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的建筑檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.專