PAGE會計檔案管理制度資料一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司會計檔案管理制度，并組織實施。2.接收、整理、保管公司各類會計檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立會計檔案目錄及索引，方便檔案的查詢與利用。4.定期對會計檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對已超過保管期限的檔案提出銷毀意見。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交會計檔案。（二）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計資料的編制、審核與整理，確保會計資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.配合檔案管理部門做好會計檔案的整理、歸檔工作，提供必要的數(shù)據(jù)和資料支持。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時查閱和利用會計檔案，并在使用后及時歸還檔案管理部門。4.對會計檔案的保管期限、銷毀等提出意見和建議。（三）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)妥善保管本部門涉及的會計資料，并按照公司規(guī)定及時移交檔案管理部門。在工作中需要查閱會計檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。三、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目開設(shè)賬戶，用來登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行明細(xì)分類核算，提供明細(xì)核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財務(wù)報告包括月度、季度、年度財務(wù)報告，主要有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。財務(wù)報告是企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務(wù)狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。四、會計檔案的整理與歸檔（一）會計憑證的整理與歸檔1.每月終了，由會計人員對本月的會計憑證進(jìn)行整理，檢查憑證的編號是否連續(xù)，附件是否齊全，內(nèi)容是否完整。2.將整理好的會計憑證按照編號順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。3.填寫會計憑證封面，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。4.將裝訂好的會計憑證裝入會計憑證盒，并在盒上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)等信息。5.按照歸檔要求，將會計憑證盒存放在指定的檔案柜中。（二）會計賬簿的整理與歸檔1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。2.會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。3.活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。4.賬簿裝訂后的其他要求：會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。5.將裝訂好的會計賬簿裝入檔案盒，并在盒上注明單位名稱、年度、賬簿名稱、卷號等信息，存放在指定的檔案柜中。（三）財務(wù)報告的整理與歸檔1.年度終了，財務(wù)部門應(yīng)將全年的財務(wù)報告進(jìn)行整理，檢查報告的內(nèi)容是否完整，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。2.將財務(wù)報告按照月度、季度、年度順序排列，編寫頁碼，加裝封面和封底。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度、報告種類、編制日期等內(nèi)容。3.在財務(wù)報告的裝訂處加蓋單位公章，并由編制人員、審核人員、財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章。4.將裝訂好的財務(wù)報告裝入檔案盒，并在盒上注明單位名稱、年度、報告種類、卷號等信息，存放在指定的檔案柜中。（四）其他會計資料的整理與歸檔1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月或按季整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。2.納稅申報表應(yīng)按年度整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。3.會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，經(jīng)相關(guān)人員簽字或蓋章后，裝訂成冊。4.其他具有保存價值的會計資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和保管期限進(jìn)行整理、歸檔，確保資料的完整與安全。五、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會計檔案包括：年度財務(wù)報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計檔案包括：月度、季度、半年度財務(wù)報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)備，確保會計檔案的安全。2.會計檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和檔案類別進(jìn)行排列，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子會計檔案的存儲、讀取、使用等管理制度，確保電子會計檔案的安全和有效利用。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。2.查閱會計檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的地點查閱，不得將會計檔案攜帶外出或擅自復(fù)制、拍照、抄錄。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)會計檔案，不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封和抽換。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將會計檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本公司會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。2.借閱會計檔案時，借閱人員應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)出具借條，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、歸還日期等，并在借條上簽字。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時間歸還會計檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。5.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、銷毀、拆封和抽換會計檔案。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。2.會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。3.會計檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)將擬銷毀的會計檔案清單報公司負(fù)責(zé)人審批。公司負(fù)責(zé)人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。4.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門、財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。5.電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的