PAGE銀行電子檔案調(diào)閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范銀行電子檔案的調(diào)閱行為，確保電子檔案的安全、完整和有效利用，保障銀行各項業(yè)務的正常開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及銀行業(yè)行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與銀行有業(yè)務往來需要調(diào)閱電子檔案的外部機構(gòu)和個人。（三）基本原則1.合法性原則：電子檔案調(diào)閱必須符合國家法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)章制度的要求，不得從事違法違規(guī)活動。2.安全性原則：調(diào)閱過程中要采取有效措施確保電子檔案的信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.授權(quán)審批原則：嚴格實行調(diào)閱授權(quán)審批制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自調(diào)閱電子檔案。4.規(guī)范操作原則：調(diào)閱人員應按照規(guī)定的流程和方法進行操作，確保調(diào)閱行為的規(guī)范、有序。二、電子檔案定義與分類（一）定義銀行電子檔案是指銀行在業(yè)務經(jīng)營和管理活動中形成的，具有保存價值的電子文件、數(shù)據(jù)記錄等，包括但不限于客戶信息、交易記錄、合同協(xié)議、財務報表、內(nèi)部文件等。（二）分類1.客戶檔案類：涵蓋個人客戶和企業(yè)客戶的基本信息、賬戶信息、信用記錄、交易明細等。2.業(yè)務交易類：各類銀行業(yè)務的交易憑證、審批文件、業(yè)務流程記錄等。3.財務管理類：財務報表、賬目明細、審計報告、稅務資料等。4.內(nèi)部管理類：銀行內(nèi)部規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、人事檔案等。5.其他類：如法律訴訟文件、監(jiān)管報送資料等不屬于上述分類的電子檔案。三、調(diào)閱申請與審批（一）調(diào)閱申請1.內(nèi)部人員調(diào)閱銀行內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)閱電子檔案時，應由調(diào)閱人填寫《電子檔案調(diào)閱申請表》，詳細注明調(diào)閱目的、調(diào)閱檔案的名稱、類別、時間段等信息。申請表需經(jīng)所在部門負責人審核簽字，確保調(diào)閱需求的合理性和必要性。2.外部機構(gòu)或個人調(diào)閱與銀行有業(yè)務往來的外部機構(gòu)或個人如需調(diào)閱電子檔案，應向銀行提出正式書面申請，說明調(diào)閱的合法用途、所需檔案內(nèi)容及調(diào)閱期限等。申請材料應加蓋申請單位公章或個人簽字，并提供相關(guān)證明文件，如合作協(xié)議、授權(quán)委托書等。（二）審批流程1.內(nèi)部調(diào)閱審批部門負責人審核通過后的申請表，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)調(diào)閱申請的內(nèi)容，核實檔案的可用性和安全性。如涉及重要或敏感檔案，需報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導審批同意后，檔案管理部門在申請表上簽署審批意見，并注明調(diào)閱期限、調(diào)閱方式等信息。2.外部調(diào)閱審批銀行收到外部機構(gòu)或個人的調(diào)閱申請后，由檔案管理部門進行初審，重點審查申請材料是否齊全、調(diào)閱用途是否合法合規(guī)。初審通過后，將申請材料提交至法律合規(guī)部門進行合規(guī)審查。法律合規(guī)部門應在規(guī)定時間內(nèi)出具審查意見，確認調(diào)閱行為符合法律法規(guī)要求。經(jīng)法律合規(guī)部門審查通過后，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)情況決定是否批準調(diào)閱申請，并簽署審批意見。四、調(diào)閱方式與權(quán)限（一）調(diào)閱方式1.在線查閱：對于一般性的電子檔案，經(jīng)審批同意后，調(diào)閱人員可通過銀行內(nèi)部電子檔案管理系統(tǒng)進行在線查閱。檔案管理系統(tǒng)應具備嚴格的權(quán)限控制和操作記錄功能，確保調(diào)閱過程可追溯。2.拷貝下載：在特殊情況下，如為滿足外部機構(gòu)或個人的特定需求，經(jīng)嚴格審批后，可允許調(diào)閱人員對部分電子檔案進行拷貝下載?？截愊螺d的檔案應進行加密處理，并注明使用期限和使用范圍。3.線下查閱：對于涉及機密或重要的電子檔案，調(diào)閱人員需到銀行指定的場所進行線下查閱。檔案管理部門應安排專人負責協(xié)助調(diào)閱，確保查閱過程的安全和規(guī)范。（二）調(diào)閱權(quán)限1.內(nèi)部人員調(diào)閱權(quán)限普通員工只能調(diào)閱與其工作職責相關(guān)的電子檔案，且調(diào)閱范圍應嚴格限定在經(jīng)審批同意的檔案內(nèi)容和時間段內(nèi)。部門主管可根據(jù)工作需要調(diào)閱本部門及相關(guān)業(yè)務領(lǐng)域的電子檔案，但涉及跨部門或敏感信息的檔案調(diào)閱仍需按規(guī)定審批。高級管理人員可根據(jù)工作決策和管理需要，調(diào)閱各類電子檔案，但應遵循審批流程，確保調(diào)閱行為的合規(guī)性。2.外部機構(gòu)或個人調(diào)閱權(quán)限外部機構(gòu)或個人調(diào)閱電子檔案的權(quán)限應根據(jù)其與銀行簽訂的合作協(xié)議或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定確定。一般情況下，其調(diào)閱范圍應嚴格限定在與合作業(yè)務直接相關(guān)的檔案內(nèi)容，且調(diào)閱期限不得超過合作協(xié)議約定的期限。在調(diào)閱過程中，外部機構(gòu)或個人應遵守銀行的保密規(guī)定，不得擅自將調(diào)閱的電子檔案提供給第三方或用于其他非指定用途。五、調(diào)閱流程（一）調(diào)閱預約1.內(nèi)部調(diào)閱預約調(diào)閱人在申請表獲得審批通過后，應提前與檔案管理部門預約調(diào)閱時間。檔案管理部門根據(jù)調(diào)閱檔案存放位置和調(diào)閱方式，合理安排調(diào)閱時間，并告知調(diào)閱人。對于需要線下查閱的檔案，調(diào)閱人應按照預約時間到達指定場所，不得擅自更改調(diào)閱時間。如因特殊情況需要更改，應提前通知檔案管理部門。2.外部調(diào)閱預約外部機構(gòu)或個人在收到銀行同意調(diào)閱的通知后，應與檔案管理部門協(xié)商確定調(diào)閱時間。調(diào)閱時間應盡量提前安排，以便銀行做好相關(guān)準備工作。在調(diào)閱前，外部調(diào)閱人員應按照銀行要求提供有效身份證明和相關(guān)證明文件，以便檔案管理部門進行核實登記。（二）調(diào)閱實施1.在線查閱調(diào)閱人登錄銀行內(nèi)部電子檔案管理系統(tǒng)，輸入經(jīng)審批的用戶名和密碼，進入指定的檔案調(diào)閱頁面。調(diào)閱人應按照系統(tǒng)提示的操作流程進行查閱，不得擅自對檔案內(nèi)容進行修改、刪除或復制。查閱過程中，系統(tǒng)應自動記錄調(diào)閱人的操作行為，包括登錄時間、查閱檔案名稱、查閱時長等信息。2.拷貝下載如需拷貝下載電子檔案，調(diào)閱人應在申請表上注明拷貝下載的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)再次審批同意。檔案管理部門根據(jù)審批意見對擬拷貝下載的檔案進行加密處理，并提供專門的存儲介質(zhì)。調(diào)閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還存儲介質(zhì)，并確保存儲介質(zhì)中的檔案未被篡改或泄露。3.線下查閱調(diào)閱人到達指定場所后，檔案管理部門的協(xié)助人員應首先核對調(diào)閱人的身份信息和審批文件，確認無誤后，引導調(diào)閱人到專門的查閱區(qū)域。在查閱過程中，協(xié)助人員應全程在場監(jiān)督，調(diào)閱人不得將檔案帶出查閱區(qū)域，不得擅自拍照、錄像或記錄檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，調(diào)閱人應在查閱記錄上簽字確認。（三）調(diào)閱歸還1.調(diào)閱期限屆滿后，調(diào)閱人應及時將調(diào)閱的電子檔案歸還檔案管理部門。對于拷貝下載的檔案，調(diào)閱人應確保存儲介質(zhì)中的檔案內(nèi)容完整、未被篡改，并將存儲介質(zhì)交回檔案管理部門進行檢查。2.檔案管理部門在接收歸還的電子檔案時，應仔細核對檔案的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或篡改跡象，應立即查明原因，并追究調(diào)閱人的責任。3.對于外部機構(gòu)或個人調(diào)閱的檔案，在調(diào)閱期限屆滿或合作業(yè)務結(jié)束后，檔案管理部門應及時收回調(diào)閱的檔案，并按照規(guī)定進行妥善保管或銷毀。六、安全與保密措施（一）安全措施1.銀行應建立完善的電子檔案安全管理體系，采用先進的技術(shù)手段保障電子檔案的存儲安全。如定期進行數(shù)據(jù)備份，采用加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全威脅。2.檔案管理部門應配備專門的服務器和存儲設(shè)備，確保電子檔案存儲環(huán)境的穩(wěn)定可靠。服務器和存儲設(shè)備應具備冗余備份功能，定期進行維護和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除潛在的安全隱患。3.在調(diào)閱過程中，如采用拷貝下載方式，應確保存儲介質(zhì)的安全性。存儲介質(zhì)應進行加密處理，并在使用前進行病毒查殺等安全檢測。調(diào)閱人使用完畢后，應及時對存儲介質(zhì)進行格式化或刪除相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，防止信息泄露。（二）保密措施1.調(diào)閱人員應嚴格遵守銀行的保密規(guī)定，對調(diào)閱過程中知悉的銀行電子檔案內(nèi)容予以保密，不得向任何無關(guān)人員透露。2.檔案管理部門應對調(diào)閱人員進行保密教育，明確保密責任和義務。在調(diào)閱申請表中應明確注明保密條款，調(diào)閱人員簽字確認后視為同意遵守保密規(guī)定。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的電子檔案，調(diào)閱過程應采取更為嚴格的保密措施。如限制調(diào)閱人員范圍至最小化，加強對調(diào)閱場所的監(jiān)控等。4.如發(fā)現(xiàn)調(diào)閱人員有違反保密規(guī)定的行為，銀行應依法追究其責任，并采取措施防止信息進一步擴散。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.銀行內(nèi)部審計部門應定期對電子檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查調(diào)閱申請、審批、調(diào)閱過程及歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對調(diào)閱工作進行日常檢查和監(jiān)督。如檢查調(diào)閱記錄是否完整、調(diào)閱行為是否規(guī)范、檔案安全保密措施是否落實等。3.設(shè)立專門的投訴舉報渠道，接受銀行內(nèi)部員工和外部機構(gòu)或個人對電子檔案調(diào)閱過程中違規(guī)行為的投訴舉報。對于投訴舉報內(nèi)容，應及時進行調(diào)查核實，并依法依規(guī)處理。（二）檢查內(nèi)容1.調(diào)閱申請審批情況：檢查調(diào)閱申請表的填寫是否完整、審批流程是否合規(guī)、審批意見是否明確等。2.調(diào)閱過程合規(guī)性：查看調(diào)閱人員是否按照規(guī)定的調(diào)閱方式和權(quán)限進行操作，調(diào)閱記錄是否真實準確，是否存在違規(guī)拷貝、下載、泄露檔案信息等行為。3.檔案安全保密措施落實情況：檢查電子檔案存儲環(huán)境的安全性、調(diào)閱過程中的保密措施是否到位、調(diào)閱人員是否遵守保密規(guī)定等。4.文件歸還情況：核實調(diào)閱期限屆滿后，調(diào)閱的電子檔案是否及時、完整歸還，歸還的檔案是否經(jīng)過檢查確認無問題。（三）違規(guī)處理1.對于違反電子檔案調(diào)閱制度的內(nèi)部人員，銀行將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、紀律處分等處理措施。如因違規(guī)行為給銀行造成經(jīng)濟損失或聲譽損害的，應依法追究其賠償責任。2.對于外部機構(gòu)或個人違反調(diào)閱制度的行為，銀行有權(quán)終止合作關(guān)系，并依法追究其法律責任。如因違規(guī)調(diào)閱導致銀行電子檔案信息泄露，外部機構(gòu)或個人應承擔相應的法律后果，包括但不限于賠償銀行經(jīng)濟損失、消除不良影響等。八、培訓與宣傳（一）培訓1.銀行應定期組織對涉及電子檔案調(diào)閱工作的人員進行培訓，包括檔案管理部門工作人員、調(diào)閱申請部門人員以及可能參與調(diào)閱工作的其他相關(guān)人員。2.培訓內(nèi)容應涵蓋電子檔案調(diào)閱制度的各項規(guī)定、調(diào)閱流程、安全保密要求、系統(tǒng)操作方法等。通過培訓，使相關(guān)人員熟悉調(diào)閱制度，掌握正確的調(diào)閱方法和技能，提高合規(guī)意識和操作水平。3.培訓方式可采用集中授課、在線學習、案例分析、模擬操作等多種形式，確保培訓效果。培訓結(jié)束后，應對培訓人員進行考核，考核合格后方可上崗從事相關(guān)調(diào)閱工作。（二）宣傳1.通過銀行內(nèi)部辦公系統(tǒng)、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳電子檔案調(diào)閱制度的重要性和主要內(nèi)容，提高全體員工對制度規(guī)定的知曉度。2.在新員工入職培訓中，將電子檔案調(diào)閱制度作為重要內(nèi)容進行講解，使新員工從入職開始就了解并遵守相關(guān)規(guī)定。3.針對外部機構(gòu)和個人，在與銀行簽訂合作協(xié)議或業(yè)務往來過程中，向其宣傳電子檔案調(diào)閱制度的要求，明確雙方的權(quán)利和義務，確保外部機構(gòu)和個人在調(diào)閱電子檔案時能夠遵守規(guī)定。九、附則（一）解釋權(quán)