PAGE檔案室管理制度五防一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案室管理制度五防規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案室及其檔案管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案的安全保護(hù)放在首位，采取有效措施防止各類安全事故發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案室安全防護(hù)（一）防盜1.檔案室應(yīng)安裝堅(jiān)固的門窗，并配備可靠的鎖具。門窗應(yīng)具備良好的密封性和防盜性能，防止外部人員非法進(jìn)入。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，覆蓋檔案室出入口、內(nèi)部通道及重要區(qū)域。監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時(shí)錄像、存儲(chǔ)功能，錄像資料保存期限不少于[X]天，以便在發(fā)生盜竊事件時(shí)能夠及時(shí)查看錄像，提供線索。3.檔案室鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。鑰匙丟失或損壞時(shí)，應(yīng)及時(shí)更換門鎖，并做好記錄。4.非檔案室管理人員進(jìn)入檔案室，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并由檔案室管理人員陪同。嚴(yán)禁無關(guān)人員單獨(dú)進(jìn)入檔案室。（二）防火1.檔案室應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能完好。2.檔案室嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁在室內(nèi)吸煙和使用明火。如需進(jìn)行電氣設(shè)備維修等動(dòng)火作業(yè)，必須辦理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。3.制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高檔案室工作人員的火災(zāi)應(yīng)急處置能力?；馂?zāi)應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)報(bào)警程序、滅火措施、人員疏散路線等內(nèi)容。4.檔案室的電氣線路應(yīng)符合安全要求，不得私拉亂接電線。定期對(duì)電氣設(shè)備進(jìn)行檢查，防止因電氣故障引發(fā)火災(zāi)。（三）防潮1.檔案室應(yīng)保持適宜的溫濕度環(huán)境。溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。可安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保溫濕度符合要求。2.檔案架應(yīng)與墻壁保持一定距離，防止墻壁潮濕對(duì)檔案造成影響。檔案架底部可設(shè)置防潮墊板，提高防潮效果。3.定期對(duì)檔案室進(jìn)行通風(fēng)換氣，排除室內(nèi)潮濕空氣。在潮濕季節(jié)或地區(qū)，應(yīng)增加通風(fēng)次數(shù)。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行防潮包裝，如使用防潮袋、防潮紙等。對(duì)于珍貴檔案，可采用密封包裝，并在包裝內(nèi)放置干燥劑。（四）防蟲1.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等，減少害蟲滋生的環(huán)境。2.對(duì)檔案進(jìn)行防蟲處理，可采用防蟲藥劑噴灑檔案架、檔案柜等方式。防蟲藥劑應(yīng)符合環(huán)保要求，不得對(duì)檔案造成損害。3.在檔案室內(nèi)放置驅(qū)蟲物品，如樟腦丸、薰衣草等，但要注意避免與檔案直接接觸。4.定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)于受蟲害影響的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒處理，并采取修復(fù)措施。（五）防鼠1.檔案室應(yīng)封堵所有可能的鼠洞和縫隙，防止老鼠進(jìn)入。門窗應(yīng)安裝防鼠網(wǎng)，通風(fēng)口應(yīng)設(shè)置防蟲防鼠設(shè)施。2.保持檔案室環(huán)境整潔，避免食物殘?jiān)任鲜?。定期清理檔案室周邊環(huán)境，減少老鼠的棲息場(chǎng)所。3.在檔案室內(nèi)放置鼠夾、鼠藥等滅鼠工具，但要注意安全，防止對(duì)人員和檔案造成傷害。鼠藥應(yīng)放置在安全隱蔽的地方，并有明顯標(biāo)識(shí)。4.定期檢查檔案室，發(fā)現(xiàn)老鼠活動(dòng)跡象及時(shí)采取措施進(jìn)行滅鼠。對(duì)被老鼠咬壞的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或更換。三、檔案實(shí)體管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案整理后移交檔案室。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交的檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.對(duì)于重要的檔案資料，檔案室管理人員可提前介入收集工作，指導(dǎo)相關(guān)部門做好檔案的整理和歸檔工作。（二）檔案整理1.檔案室管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作。編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，裝訂應(yīng)牢固整齊，便于翻閱。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用方便快捷。4.定期對(duì)整理后的檔案進(jìn)行復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和糾正。（三）檔案保管1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案架、檔案柜內(nèi)，按照類別、年度、保管期限等順序排列存放。檔案架、檔案柜應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.對(duì)珍貴檔案和重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。同時(shí)，應(yīng)建立專門的檔案保管記錄，記錄檔案的存放位置、保管狀況等信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。4.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保銷毀過程的安全和規(guī)范。（四）檔案利用1.用戶如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，為用戶提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。借閱檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。3.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和借閱范圍。查閱、借閱人員應(yīng)簽署保密承諾書，不得泄露檔案內(nèi)容。4.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、檔案信息安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.檔案室應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對(duì)檔案室內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全隔離，限制非授權(quán)人員訪問檔案信息系統(tǒng)。設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全事件進(jìn)行記錄和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。（二）數(shù)據(jù)安全1.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等多種形式。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。2.建立數(shù)據(jù)加密機(jī)制，對(duì)重要的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。加密算法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，對(duì)不同級(jí)別的用戶設(shè)置不同的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。數(shù)據(jù)訪問應(yīng)進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。4.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（三）人員安全1.加強(qiáng)對(duì)檔案室工作人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、數(shù)據(jù)安全知識(shí)、保密制度等方面。2.與檔案室工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案信息安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)。對(duì)違反保密協(xié)議的行為，應(yīng)依法追究其責(zé)任。3.定期對(duì)檔案室工作人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。對(duì)涉及檔案信息安全的關(guān)鍵崗位人員，應(yīng)實(shí)行定期輪崗制度。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案室管理制度五防監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案室的安全防護(hù)、實(shí)體管理、信息安全等方面進(jìn)行檢查。2.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的保管狀況、利用情況等進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.各部門應(yīng)配合檔案室做好檔案管理工作的監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給檔案室，并協(xié)助其進(jìn)行整改。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家相關(guān)部門和行業(yè)主管部門對(duì)檔案室的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案管理情