PAGE檔案技術(shù)室管理制度一、總則（一）目的為加強檔案技術(shù)室的管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)檔案技術(shù)室的所有工作人員以及涉及檔案管理相關(guān)工作的部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。3.科學(xué)規(guī)范原則：運用科學(xué)的管理方法和先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供及時、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)。二、檔案技術(shù)室人員管理（一）人員配備檔案技術(shù)室應(yīng)根據(jù)工作需要，配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、責(zé)任心重的專業(yè)人員。人員數(shù)量應(yīng)與檔案管理工作的任務(wù)和規(guī)模相適應(yīng)。（二）崗位職責(zé)1.檔案技術(shù)室負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)檔案技術(shù)室的日常管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，與公司/組織內(nèi)各部門溝通協(xié)作，確保檔案的及時收集、整理和歸檔。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高團隊整體素質(zhì)。定期對檔案技術(shù)室的工作進行總結(jié)和匯報，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)反饋工作中存在的問題和建議。2.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，并確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。按照檔案管理制度，對檔案進行科學(xué)保管，做好檔案庫房的日常管理，包括溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防潮等工作。負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。協(xié)助各部門做好檔案的借閱、歸還等服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，確保檔案的安全。3.檔案數(shù)字化人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作的具體實施，包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作。對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。根據(jù)檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，做好數(shù)字化檔案的存儲和管理工作。（三）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、信息技術(shù)等方面，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。2.鼓勵檔案管理人員參加各類學(xué)術(shù)交流活動和專業(yè)培訓(xùn)課程，了解檔案管理領(lǐng)域的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，拓寬視野，提升業(yè)務(wù)能力。3.對新入職的檔案管理人員進行崗前培訓(xùn)，使其熟悉檔案技術(shù)室的工作流程和規(guī)章制度，盡快適應(yīng)工作崗位。（四）考核與獎懲1.建立檔案技術(shù)室人員考核制度，定期對檔案管理人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等進行考核評價。2.考核結(jié)果作為檔案管理人員晉升、獎懲、續(xù)聘的重要依據(jù)。對工作表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的檔案管理人員給予表彰和獎勵；對違反檔案管理制度、工作失誤造成不良影響的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、辭退等處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體的檔案材料，均應(yīng)納入收集范圍。2.具體包括但不限于行政管理檔案、黨群工作檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、經(jīng)營管理檔案、基本建設(shè)檔案、科研項目檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理的要求，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全、完整，并定期移交檔案技術(shù)室。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意保持檔案材料的原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的及時歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，填寫案卷封面、卷脊和備考表等。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立項目檔案卷冊，對項目文件進行編號登記，繪制竣工圖等。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進行分類，對照片、錄音、錄像等進行編號標(biāo)注，注明拍攝時間、地點、人物等信息，并配以文字說明。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案技術(shù)室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防盜報警裝置、防蟲防鼠設(shè)施、檔案裝具等必要的設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。檔案應(yīng)豎放，脊背朝外，便于查看檔案編號和目錄。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。每天定時記錄溫濕度數(shù)據(jù)，并根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期對檔案裝具和地面進行清掃，保持庫房整潔。4.加強對庫房設(shè)施設(shè)備的檢查和維護，每月對消防器材、防盜報警裝置等進行檢查，確保其性能良好；每季度對溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等進行維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，確保檔案賬實相符。五、檔案利用（一）利用原則1.遵循保密原則，在確保檔案安全和保密的前提下，依法依規(guī)開展檔案利用工作。2.以服務(wù)公司/組織各項工作為出發(fā)點，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱公司/組織檔案。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案技術(shù)室審批。檔案技術(shù)室根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點使用檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案技術(shù)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記。查閱、借閱人員使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案技術(shù)室，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。2.外部利用外單位查閱、借閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，并提供單位介紹信和查閱人員有效身份證件。公司/組織收到申請后，由檔案技術(shù)室進行初審，初審?fù)ㄟ^后報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意后，與外單位簽訂《檔案查閱（借閱）協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。外單位查閱、借閱檔案時，應(yīng)按照協(xié)議約定的時間和方式進行，檔案技術(shù)室應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱人員不得擅自將檔案帶離公司/組織指定地點，如需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案技術(shù)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記和收費。外單位使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還公司/組織，并按照協(xié)議約定支付相關(guān)費用。檔案技術(shù)室應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（四）利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、檔案名稱及數(shù)量、查閱（借閱）用途、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的歷史觀點，從公司/組織的歷史發(fā)展和現(xiàn)實需要出發(fā)，對檔案進行綜合分析和鑒定。2.嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案技術(shù)室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進行逐卷、逐件分析研究，確定檔案的價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案的保管期限進行重新審定。3.對于涉及重要事項、關(guān)鍵業(yè)務(wù)、核心技術(shù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批同意后，檔案技術(shù)室應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案技術(shù)室和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷毀清冊》一致，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平，為公司/組織的發(fā)展提供有力的信息支持。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)與維護1.按照檔案管理的業(yè)務(wù)需求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，選擇合適的檔案信息化管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。加強對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，異地存放。（三）檔案數(shù)字化工作1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，按照先易后難、逐步推進的原則，對重要檔案和利用率高的檔案進行數(shù)字化處理。2.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。對數(shù)字化檔案進行著錄標(biāo)引，建立準(zhǔn)確的檢索目錄，方便用戶查詢利用。3.加強對數(shù)字化檔案的存儲和管理，建立數(shù)字化檔案存儲庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)字化檔案的安全。（四）電子檔案管理1.明確電子檔案的收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，實行雙套制管理。2.建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行規(guī)范采集、整