PAGE河北檔案館檔案接收制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)河北檔案館檔案接收工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河北檔案館接收各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織形成的具有保存價值的檔案。（三）基本原則1.依法接收原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案接收工作。2.真實(shí)完整原則：確保接收的檔案真實(shí)反映歷史原貌，內(nèi)容完整無缺漏。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對接收的檔案進(jìn)行整理、保管和利用。4.服務(wù)利用原則：以方便社會利用為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化檔案接收流程，提高檔案服務(wù)水平。二、檔案接收范圍（一）文書檔案1.機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在職能活動中形成的各類通用公文，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。2.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的重要文件材料，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、大事記、組織沿革、規(guī)章制度等。3.與本單位業(yè)務(wù)工作相關(guān)的重要專題文件材料，如項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施方案、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收報(bào)告等。（二）科技檔案1.工業(yè)企業(yè)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝、生產(chǎn)、設(shè)備、動力、基建、環(huán)保等方面的文件材料。2.科研單位的科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定、推廣等過程中形成的文件材料。3.基本建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件材料。（三）專門檔案1.會計(jì)檔案：包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、黨團(tuán)關(guān)系等方面的文件材料。3.訴訟檔案：各類訴訟案件中形成的起訴狀、答辯狀、判決書、裁定書等法律文書。4.聲像檔案：照片、錄音、錄像等記錄單位重要活動、事件及人物的聲像資料。5.電子檔案：以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上的各類文件材料。（四）其他檔案對本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會發(fā)展具有重要意義的其他檔案，如名人檔案、地方特色檔案等。三、檔案接收要求（一）質(zhì)量要求1.檔案應(yīng)齊全完整，文件材料應(yīng)收集齊全，不得遺漏重要內(nèi)容。2.檔案應(yīng)真實(shí)可靠，文件材料應(yīng)符合形成當(dāng)時的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.檔案應(yīng)整理規(guī)范，符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，分類科學(xué)，編號準(zhǔn)確，裝訂整齊。（二）載體要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的紙張，字跡清晰，耐久性好。2.電子檔案應(yīng)采用通用格式，存儲載體應(yīng)符合長期保存要求，確保數(shù)據(jù)可讀。3.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，載體質(zhì)量良好。（三）移交要求1.移交單位應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等內(nèi)容。2.移交檔案應(yīng)按類別、年度、保管期限等順序整理排列，并編制相應(yīng)的檢索工具，如目錄、索引等。3.移交單位應(yīng)確保移交檔案的整理質(zhì)量，對不符合要求的檔案應(yīng)進(jìn)行整改后再移交。四、檔案接收流程（一）接收申請1.各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織應(yīng)在檔案形成滿一定期限后，向河北檔案館提出檔案移交申請。2.申請應(yīng)提交檔案移交申請表，注明移交檔案的類別、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并加蓋單位公章。（二）審核受理1.河北檔案館對移交申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請移交檔案的范圍、質(zhì)量、載體等是否符合要求。2.對符合要求的申請予以受理，并向移交單位出具檔案接收受理通知書；對不符合要求的申請，應(yīng)書面告知移交單位補(bǔ)充完善或整改。（三）交接準(zhǔn)備1.移交單位接到檔案接收受理通知書后，應(yīng)按照要求對移交檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和核對，確保檔案質(zhì)量。2.河北檔案館安排專人負(fù)責(zé)接收檔案的準(zhǔn)備工作，包括確定接收場地、準(zhǔn)備接收設(shè)備、組織接收人員培訓(xùn)等。（四）現(xiàn)場交接1.移交單位和河北檔案館按照約定的時間和地點(diǎn)進(jìn)行檔案現(xiàn)場交接。2.移交單位應(yīng)向河北檔案館提交檔案移交清單，并由雙方經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。3.河北檔案館接收人員對移交檔案進(jìn)行逐卷（件、盤等）清點(diǎn)核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、載體等是否與移交清單一致。（五）驗(yàn)收歸檔1.對接收的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.驗(yàn)收合格的檔案，由河北檔案館按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、編目、上架等歸檔工作；驗(yàn)收不合格的檔案，應(yīng)退回移交單位重新整改后再移交。五、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息資源共享。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編號、編目等整理工作。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，對圖紙、圖表、文字材料等進(jìn)行統(tǒng)一整理。3.專門檔案：根據(jù)各類專門檔案的特點(diǎn)和管理要求，采用相應(yīng)的整理方法，如會計(jì)檔案按年度、保管期限分類整理，人事檔案按人員類別、檔案內(nèi)容分類整理等。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號（或件號）、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或抄寫清晰，一式多份，分別用于館內(nèi)保管、查閱利用和數(shù)字化存儲等。3.建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的計(jì)算機(jī)檢索和管理。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備良好的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止蟲害、鼠害。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，定期對存儲載體進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型分別存放，做好標(biāo)識和保護(hù)措施。（三）檔案保護(hù)措施1.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.加強(qiáng)對檔案工作人員的安全教育，提高安全意識，防止檔案安全事故發(fā)生。七、檔案利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)提供利用，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定。2.方便社會利用，簡化利用手續(xù)，提高利用效率。3.確保檔案安全，在利用過程中不得損壞、丟失檔案。（二）利用方式1.查閱利用：設(shè)立檔案查閱窗口，為社會各界提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱檔案。2.復(fù)制利用：根據(jù)利用者的需求，為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。3.出具證明：根據(jù)利用者的申請，為其出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋河北檔案館公章，并注明用途和有效期限。（三）服務(wù)保障1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄和全文的數(shù)字化檢索，提高檔案利用效率。2.加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.定期收集利用者的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案利用工作流程和服務(wù)質(zhì)量。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全檔案接收工作監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對檔案移交單位和接收過程的監(jiān)督檢查。2.河北檔案館內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)或配備監(jiān)督人員，對檔案接收工作進(jìn)行全程監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案移交單位是否按照規(guī)定的范圍、質(zhì)量要求和移交程序進(jìn)行檔案移交。2.檔案接收過程中是否存在違規(guī)操作、弄虛作假等行為。3.檔案整理、保管、利用等環(huán)