PAGE云南省查閱檔案制度一、總則（一）目的為了加強云南省檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結合本省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于云南省行政區(qū)域內各級各類機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）以及個人查閱檔案的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。同時，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案要嚴格保密。3.服務利用原則：以服務社會、服務單位發(fā)展為宗旨，在確保檔案安全的前提下，為合法的查閱需求提供便利，提高檔案利用效率。二、檔案查閱主體及權限（一）單位內部人員查閱1.本單位工作人員因工作需要，本單位工作人員可查閱與其工作職責相關的檔案。查閱時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及文號等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱涉及重要機密或敏感信息的檔案，需經單位主管領導批準。2.單位內部審計、紀檢等部門人員單位內部審計、紀檢等部門因工作需要查閱檔案時，應出具單位內部審計、紀檢工作的相關證明文件，經部門負責人審核，報單位分管領導批準后，到檔案管理部門查閱。查閱范圍應嚴格限定在與審計、紀檢工作相關的檔案內容，不得查閱與工作無關的檔案信息。（二）外部單位人員查閱1.行政機關之間查閱云南省行政機關之間因履行行政管理職能、辦理公務等需要查閱檔案的，應通過正式公文函件的形式，明確查閱目的、檔案內容及查閱要求等，經本單位分管領導批準后，向對方單位檔案管理部門提出查閱申請。對方單位檔案管理部門收到申請后，應進行審核。對于符合查閱條件的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并安排專人協(xié)助查閱。查閱過程中，查閱人員應遵守查閱單位的檔案管理制度，不得擅自復制、摘抄檔案內容。2.司法機關查閱司法機關因辦理案件需要查閱檔案的，應按照法定程序出具相關法律文書，如協(xié)助查詢通知書、調卷函等。檔案管理部門應在接到法律文書后，及時審核其真實性、合法性和完整性。審核通過后，按照法律文書要求提供相應的檔案材料。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照保密規(guī)定進行處理，嚴格控制查閱范圍和知悉人員。3.其他單位查閱除行政機關和司法機關外，其他單位因工作需要查閱云南省單位檔案的，應提交單位介紹信、查閱申請函等相關證明材料，詳細說明查閱目的、范圍和用途。檔案管理部門應根據具體情況進行審核，報本單位分管領導批準。批準后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶離查閱場所，如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。（三）個人查閱1.涉及個人權益的檔案查閱個人因工作調動、職稱評定、社會保險、公證、訴訟等需要查閱本人檔案的，應向檔案管理部門提交有效身份證件及相關證明材料，填寫《個人檔案查閱申請表》。檔案管理部門核實身份和證明材料后，為其辦理查閱手續(xù)。查閱時，個人應在檔案管理部門指定的場所進行，不得自行拆封、抽取、涂改檔案內容。2.歷史研究、文化傳承等個人查閱個人因從事歷史研究、文化傳承等公益活動需要查閱云南省相關檔案的，應向檔案管理部門提交個人身份證明、研究項目相關證明材料（如立項批復、研究計劃等），填寫查閱申請。檔案管理部門對申請進行審核，報本單位分管領導批準后，根據檔案的保密級別和利用規(guī)定，確定查閱范圍和方式。查閱過程中，應安排專人監(jiān)督，確保檔案安全。三、檔案查閱流程（一）查閱申請1.填寫申請表：查閱主體應根據查閱目的和范圍，如實填寫《檔案查閱申請表》。申請表應包括查閱主體基本信息、查閱目的、檔案名稱及文號、查閱時間、查閱方式（現(xiàn)場查閱、復制等）等內容。2.提交申請材料：除填寫申請表外，查閱主體還應按照不同情況提交相關證明材料，如單位介紹信、工作證明、法律文書、個人身份證件等。（二）申請審核1.部門初審：檔案管理部門收到查閱申請后，首先對申請表和申請材料進行形式審查，核實申請信息是否完整、證明材料是否齊全。2.領導審批：對于符合形式要求的申請，檔案管理部門根據查閱主體和查閱內容的不同，按照相應的審批權限，報本單位部門負責人、分管領導或主管領導審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并加蓋公章。（三）查閱辦理1.安排查閱場所：檔案管理部門根據批準的查閱申請，為查閱主體安排合適的查閱場所。查閱場所應具備必要的安全設施和條件，確保檔案查閱過程的安全。2.提供檔案材料：查閱人員憑有效證件和審批通過的申請表，在檔案管理部門工作人員的陪同下進入查閱場所。工作人員根據查閱申請，提供相應的檔案材料，并做好查閱登記。查閱登記應記錄查閱日期、查閱人員姓名、檔案名稱及文號、查閱用途等信息。3.查閱監(jiān)督：在查閱過程中，檔案管理部門工作人員應全程監(jiān)督查閱人員的行為，確保查閱活動符合規(guī)定。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得擅自復制、摘抄、拍攝檔案內容。如需復制、摘抄檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（四）查閱歸還1.檢查檔案：查閱結束后，檔案管理部門工作人員應認真檢查歸還的檔案材料，確保檔案完整無損、頁碼順序正確、無涂改和標記等情況。2.辦理歸還手續(xù)：查閱人員確認檔案無誤后，在查閱登記上簽字確認歸還。檔案管理部門工作人員將查閱登記信息整理歸檔，妥善保存。四、檔案復制與摘抄規(guī)定（一）復制與摘抄條件1.查閱主體因工作需要確需復制或摘抄檔案內容的，應在查閱申請中明確提出，并經審批同意。2.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經原檔案形成單位或相關保密部門批準，不得復制或摘抄。（二）復制與摘抄手續(xù)1.查閱人員填寫《檔案復制摘抄申請表》，注明復制摘抄的檔案名稱、文號、內容范圍、用途等信息，并提交審批通過的查閱申請表。2.檔案管理部門審核《檔案復制摘抄申請表》，報本單位分管領導批準。批準后，按照檔案的保密級別和復制摘抄要求，確定復制摘抄方式（如復印、打印、拍照、電子掃描等）和份數(shù)。3.檔案管理部門工作人員按照批準的內容和方式進行復制摘抄操作。復制摘抄過程中，應使用符合保密要求的設備和材料，確保復制摘抄內容與原件一致。4.復制摘抄完成后，檔案管理部門工作人員在復制摘抄件上加蓋“與原件核對無誤”印章，并注明復制摘抄日期、份數(shù)和出處等信息。同時，將復制摘抄申請表、審批文件等相關材料整理歸檔。（三）復制與摘抄使用規(guī)定1.復制摘抄的檔案材料應嚴格按照批準的用途使用，不得擅自擴大使用范圍。2.查閱人員對復制摘抄的檔案材料負有保密責任，不得泄露給無關人員或用于非法目的。3.如需將復制摘抄的檔案材料提供給其他單位或個人使用，應按照本制度規(guī)定重新辦理審批手續(xù)。五、檔案查閱的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案查閱場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施，確保檔案存放環(huán)境安全。2.查閱場所應配備必要的監(jiān)控設備，對查閱過程進行全程監(jiān)控，防止發(fā)生檔案丟失、損壞或其他安全事故。3.檔案管理部門應定期對查閱場所的安全設施進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）保密管理1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，明確保密責任和保密措施。工作人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應設置專門的保管區(qū)域，實行專人專管。查閱時，應嚴格控制知悉范圍，查閱人員不得擅自傳播、擴散檔案內容。3.在檔案查閱過程中，如需使用電子設備記錄檔案內容，應采取加密、存儲介質專人保管等措施，防止信息泄露。4.檔案管理部門應定期對檔案保密情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理。六、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門應建立內部監(jiān)督機制，定期對檔案查閱工作進行自查，檢查查閱流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、安全保密措施是否落實等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并記錄整改情況。整改情況應作為檔案管理部門工作考核的重要內容。（二）上級監(jiān)督1.上級主管部門應加強對下級單位檔案查閱工作的監(jiān)督檢查，定期組織專項檢查或抽查。2.檢查內容包括檔案查閱制度的執(zhí)行情況、查閱流程的規(guī)范性、檔案安全保密措施的落實情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應責令限期整改，并對整改情況進行跟蹤復查。（三）社會監(jiān)督1.鼓勵社會公眾對檔案查閱工作進行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為可通過舉報電話、電子郵箱等方式向檔案管理部門或相關監(jiān)督部門反映。2.檔案管理部門對公眾舉報應及時受理、核實，并依法依規(guī)進行處理。對查證屬實的違規(guī)行為，應嚴肅追究相關人員的責任，并向社會公開處理結果。七、檔案查閱的責任追究（一）查閱主體責任1.查閱主體違反本制度規(guī)定，未經批準擅自查閱檔案、擅自擴大查閱范圍、泄露檔案信息、擅自復制摘抄檔案內容或違反檔案安全保密規(guī)定的，檔案管理部門有權責令其停止查閱行為，并視情節(jié)輕重給予警告、通報批評。2.造成檔案丟失、損壞、篡改或其他嚴重后果的，查閱主體應依法承擔相應的法律責任。同時，檔案管理部門應將相關情況通報其所在單位或上級主管部門，建議對責任人員進行紀律處分。（二）檔案管理部門責任1.檔案管理部門工作人員違反本制度規(guī)定，未按規(guī)定辦理查閱手續(xù)、擅自提供