PAGE運(yùn)營(yíng)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)運(yùn)營(yíng)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運(yùn)營(yíng)部各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指運(yùn)營(yíng)部在運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、會(huì)議記錄、工作報(bào)告等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則運(yùn)營(yíng)部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理崗位負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映運(yùn)營(yíng)部的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，滿足運(yùn)營(yíng)部各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密，確保檔案信息的安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善運(yùn)營(yíng)部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，為運(yùn)營(yíng)部各部門及員工提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.負(fù)責(zé)與公司其他部門及外部相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與協(xié)調(diào)工作。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.按照檔案管理崗位的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理崗位。3.協(xié)助檔案管理崗位做好檔案的查閱、借閱和利用工作，提供必要的檔案信息支持。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。（三）運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批檔案管理制度、檔案工作計(jì)劃和檔案工作總結(jié)等。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的重大問(wèn)題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作符合公司的規(guī)定和要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.運(yùn)營(yíng)部在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、會(huì)議記錄、工作報(bào)告等。2.運(yùn)營(yíng)部收到的外部文件材料，如政府部門的政策文件、行業(yè)協(xié)會(huì)的通知、合作伙伴的函件等。3.運(yùn)營(yíng)部員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作記錄、項(xiàng)目報(bào)告、培訓(xùn)證書等。（二）收集要求1.各部門及員工應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件材料收集齊全，定期移交至兼職檔案員。2.兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)收到的文件材料，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如合同協(xié)議類、業(yè)務(wù)文檔類、財(cái)務(wù)報(bào)表類、客戶資料類、市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)類、會(huì)議記錄類等等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的編號(hào)方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的檔案，可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存的方式，以確保檔案的安全和完整。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案（1）運(yùn)營(yíng)部的重要規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃和總結(jié)等。（2）涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)的合同協(xié)議、法律文件等。（3）具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和文化價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案（1）運(yùn)營(yíng)部的業(yè)務(wù)文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶資料等，保管期限一般為10年至30年。（2）公司的重要會(huì)議記錄、工作報(bào)告等，保管期限一般為10年。3.短期保管的檔案（1）運(yùn)營(yíng)部的一般性文件材料，保管期限一般為1年至5年。（2）臨時(shí)性的工作文件材料，保管期限一般為1年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、種類和保管狀況與檔案目錄一致。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管的安全保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案保管場(chǎng)所，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理崗位應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。2.全面審查原則鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.集體鑒定原則鑒定工作應(yīng)由檔案管理崗位牽頭，組織運(yùn)營(yíng)部相關(guān)部門及人員進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等因素，直接判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，根據(jù)檔案的重要程度、利用頻率等因素，判斷檔案的保存價(jià)值。3.專家咨詢法對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家的意見和建議，判斷檔案的保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定后，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，檔案管理崗位應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊(cè)經(jīng)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施銷毀工作應(yīng)由檔案管理崗位指定專人負(fù)責(zé)實(shí)施，銷毀時(shí)應(yīng)確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀人員等。4.監(jiān)銷銷毀工作應(yīng)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人或其他指定人員擔(dān)任。監(jiān)銷人員應(yīng)監(jiān)督銷毀過(guò)程，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。5.銷毀后處理銷毀工作完成后，檔案管理崗位應(yīng)將銷毀清冊(cè)、審批文件等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查考。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.運(yùn)營(yíng)部員工因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理崗位提出查閱申請(qǐng)。2.公司其他部門員工因工作需要查閱運(yùn)營(yíng)部檔案的，應(yīng)經(jīng)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱運(yùn)營(yíng)部檔案的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)查閱人應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，申請(qǐng)表應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱目的、查閱檔案名稱及編號(hào)等信息。2.審批查閱申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱。3.查閱登記檔案管理崗位應(yīng)建立查閱登記制度，對(duì)查閱人的查閱情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及編號(hào)等信息。4.查閱服務(wù)檔案管理崗位應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)。查閱人應(yīng)在檔案管理崗位指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案保管場(chǎng)所。5.查閱歸還查閱工作完成后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還至檔案管理崗位，檔案管理崗位應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整無(wú)損。（三）借閱權(quán)限1.運(yùn)營(yíng)部員工因工作需要借閱檔案的，可直接向檔案管理崗位提出借閱申請(qǐng)。2.公司其他部門員工因工作需要借閱運(yùn)營(yíng)部檔案的，應(yīng)經(jīng)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.外部單位因工作需要借閱運(yùn)營(yíng)部檔案的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，申請(qǐng)表應(yīng)包括借閱人姓名、部門、借閱目的、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱期限等信息。2.審批借閱申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行借閱。3.借閱登記檔案管理崗位應(yīng)建立借閱登記制度，對(duì)借閱人的借閱情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱期限等信息。4.借閱服務(wù)檔案管理崗位應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的要求，為借閱人提供檔案借閱服務(wù)。借閱人應(yīng)在檔案管理崗位指定的場(chǎng)所進(jìn)行借閱，不得擅自將檔案帶出檔案保管場(chǎng)所。5.借閱歸還借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還至檔案管理崗位，檔案管理崗位應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整無(wú)損。如借閱人因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理崗位辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理崗位應(yīng)定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案實(shí)際情況相符。3.統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、來(lái)源、保管期限、利用情況等信息。（二）信息化管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效