PAGE航天六院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強航天六院檔案管理，有效保護和利用檔案資源，提高工作效率，保障單位各項工作的正常開展，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合我院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于航天六院各部門、各下屬單位及其工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全院檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則檔案應如實反映單位各項工作的真實情況，嚴禁篡改、偽造檔案。3.完整性原則全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案內容的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為單位各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門航天六院設立專門的檔案管理部門，負責全院檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和具體實施。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善我院檔案管理制度。2.負責接收、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定全院各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案信息化建設，建立和維護檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享利用。4.組織檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為單位領導決策、科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理等提供參考依據(jù)。5.對各部門、各下屬單位的檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作培訓和考核。（二）各部門、各下屬單位檔案管理職責1.各部門、各下屬單位應明確一名負責人分管檔案工作，并指定專人負責本部門、本單位檔案的收集、整理、移交和日常管理工作。2.負責將本部門、本單位在工作活動中形成的各類文件材料及時收集、整理，確保文件材料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，積極提供檔案利用所需的相關信息。4.加強對本部門、本單位工作人員的檔案管理知識培訓，提高檔案意識，確保檔案工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、宣傳教育、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括單位規(guī)劃、計劃、總結匯報、規(guī)章制度、會議紀要、人事管理、財務管理、物資管理、行政管理等方面形成的文件材料。3.科研生產(chǎn)類：包括科研項目立項、研究、試驗、驗收等過程中形成的技術文件、科研報告、圖紙、數(shù)據(jù)等；生產(chǎn)過程中形成的工藝文件、操作規(guī)程、質量記錄等。4.基本建設類：包括工程項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。5.設備儀器類：包括設備儀器的購置、安裝、調試、使用、維護、報廢等過程中形成的文件材料。6.會計檔案類：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告等。7.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映單位重要活動、科研生產(chǎn)成果等方面的聲像資料。8.電子檔案類：包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等。（二）收集要求1.各部門、各下屬單位應建立健全文件材料收集制度，明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.文件材料的形成部門應在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并在規(guī)定時間內移交檔案管理部門。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應實行跟蹤收集，確保文件材料的全面、準確收集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.分類科學合理，便于檢索和統(tǒng)計。按照檔案的門類、年度、保管期限等進行分類，確保分類清晰、層次分明。3.編號規(guī)范統(tǒng)一，便于識別和管理。對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應簡潔明了、易于記憶。4.裝訂整齊牢固，便于保管和查閱。對紙質檔案進行裝訂時，應確保裝訂牢固、整齊美觀，不影響文件材料的閱讀和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構（問題）分類法進行整理。首先將文件材料按年度分開，然后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類，最后按照機構（問題）進行排列。2.科研檔案整理按照項目階段文件類別分類法進行整理。以科研項目為單位，將項目研究過程中形成的文件材料按照立項、研究、試驗、驗收等階段進行分類，再按照文件類別如科研報告、技術文件、圖紙等進行排列。3.會計檔案整理按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別分別進行整理。會計憑證應按月裝訂成冊，會計賬簿應按年度整理歸檔，財務報告應按年度和類別進行整理。4.聲像檔案整理按照載體形式、內容主題等進行分類整理。對照片檔案應注明拍攝時間、地點、人物、事由等；對錄音、錄像檔案應注明錄制時間、內容摘要、錄制人等，并進行相應的編目和著錄。5.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理。建立電子文件的元數(shù)據(jù)，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。同時，將電子檔案與紙質檔案進行關聯(lián)，實現(xiàn)兩者之間的相互檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。配備必要的溫濕度調節(jié)設備，定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄。（二）檔案裝具1.應根據(jù)檔案的類型、規(guī)格和數(shù)量，選用合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤存儲盒等。2.檔案裝具應堅固耐用、便于存放和查找，符合檔案保管的要求。檔案柜、檔案架應排列整齊，編號清晰，便于識別和管理。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對紙質檔案應按照順序依次上架存放，避免檔案的積壓和損壞。對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映單位主要職能活動和歷史面貌，對單位和國家具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內對單位工作有查考利用價值，但不需要永久保存的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內對單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年以下。2.各部門、各下屬單位應按照檔案保管期限的規(guī)定，對本部門、本單位形成的檔案進行準確劃分，并及時移交檔案管理部門。檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行鑒定，對已到保管期限的檔案進行清理和處置。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、檔案裝具、檔案設備等的安全管理，定期進行安全檢查和維護，確保檔案設施設備的正常運行。2.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，防止發(fā)生檔案安全事故。3.制定檔案安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工，定期組織應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力。一旦發(fā)生檔案安全事故，應立即采取措施進行搶救和處理，并及時向上級主管部門報告。五、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立完善的檔案檢索體系，編制多種形式的檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類索引、主題索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查找和利用。2.定期對檢索工具進行更新和維護，確保檢索信息的準確性和完整性。（二）利用方式1.檔案利用應遵循方便快捷、安全保密的原則，為單位各項工作提供及時、有效的檔案服務。2.檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復制等。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱檔案應履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人或擅自擴大利用范圍。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作，確保復制件與原件內容一致。3.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍，實施專人專管，確保檔案信息的安全。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。登記內容包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復制檔案的內容等。2.檔案利用登記應及時、準確、完整，定期進行整理和歸檔，以便于統(tǒng)計和查詢檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（二）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準為依據(jù)，結合單位實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，綜合考慮檔案的內容、來源、形式、時間等因素，準確判斷檔案的價值。3.嚴格掌握檔案銷毀標準，確保銷毀的檔案確無保存價值，避免誤毀重要檔案。（三）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理部門每年應組織一次檔案鑒定工作，對已滿保管期限的檔案進行全面鑒定。2.專項鑒定：對于涉及重大項目、重要活動、突發(fā)事件等形成的檔案，檔案管理部門應根據(jù)實際情況適時組織專項鑒定，確定檔案的保管期限和處置方式。3.鑒定工作小組應逐卷逐件地對檔案進行審查，根據(jù)檔案鑒定原則和標準，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應詳細記錄檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并由檔案鑒定工作小組負責人簽字確認。2.檔案銷毀清冊應報經(jīng)單位主管領導審批后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應在指定的場所進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對銷毀檔案的內容和數(shù)量，確保銷毀工作的徹底性和準確性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立涵蓋全院各類檔案的數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲、共享利用和高效管理。2.提高檔案管理的信息化水平，優(yōu)化檔案管理流程，減少人工操作，提高工作效率和質量。3.加強檔案信息安全保障，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全可靠。（二）數(shù)字化加工1.對紙質檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術標準。2.建立檔案數(shù)字化加工質量控制體系，對數(shù)字化加工過程進行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化成果的質量。3.對數(shù)字化檔案進行分類、著錄、標引等元數(shù)據(jù)處理，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的結構化存儲和檢索。（三）信息系統(tǒng)建設1.選用先進、適用的檔案管理信息系統(tǒng)，滿足檔案管理的各項業(yè)務需求，如檔案收集、整理、保管檢索、利用、鑒定銷毀等。2.對檔案管理信息系統(tǒng)進行定制化開發(fā)和配置，使其與我院的業(yè)務流程和管理要求相適應。3.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，采取身份認證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（四）信息資源利用1.充分利