PAGE公司接收檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案接收工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動中形成的、具有保存價值的各種門類和載體的檔案接收管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的接收、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案接收應確保檔案內容真實、完整，如實反映公司各項工作活動的全過程，不得擅自篡改、偽造檔案。3.及時準確原則各部門應按照規(guī)定的時間和要求，及時將應歸檔的檔案移交至綜合管理部門，確保檔案接收的及時性和準確性。4.安全保密原則檔案管理工作應嚴格遵守國家有關安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案接收范圍（一）文書檔案1.公司頒發(fā)的各種文件、通知、決定、決議、指示、規(guī)定、辦法等。2.公司向上級主管部門的請示報告、與其他單位的來往信函、傳真等。3.公司召開的各種會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.公司領導的重要講話、批示、題詞等。5.公司各部門形成的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。6.公司簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等。（二）科技檔案1.公司科研項目的立項報告、可行性研究報告、科研計劃、實驗記錄、研究成果報告等。2.公司新產(chǎn)品開發(fā)項目的設計圖紙、技術文件、工藝文件、測試報告等。3.公司基本建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工報告等。4.公司設備儀器的采購合同、安裝調試記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄等。（三）人事檔案1.員工的個人簡歷、學歷學位證書、職稱證書、培訓記錄、考核評價等。2.員工的勞動合同、工資待遇、獎懲情況等。3.員工的黨團組織關系、政治歷史情況等。（四）財務檔案1.公司的會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告等。2.公司的稅務申報資料、稅務發(fā)票等。3.公司的財務預算、決算報告等。（五）聲像檔案1.公司重大活動、會議、工程建設等的照片、錄像、錄音等。2.公司領導的重要活動、外事交往等的照片、錄像、錄音等。3.公司產(chǎn)品的宣傳資料、廣告片等。（六）電子檔案1.公司各部門形成的電子文件，包括辦公文檔、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件等。2.公司網(wǎng)站發(fā)布的信息、電子郵件等。3.公司數(shù)字化加工的檔案，包括掃描件、數(shù)字化副本等。三、檔案接收要求（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應在項目結束后三個月內完成歸檔。3.人事檔案應在員工離職后一個月內完成歸檔。4.財務檔案應按照國家有關規(guī)定的保管期限進行歸檔。5.聲像檔案應在活動結束后及時整理歸檔。6.電子檔案應定期進行備份，并按照規(guī)定的時間進行歸檔。（二）歸檔質量1.檔案應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案應分類準確，編號規(guī)范，便于查找和利用。3.檔案應裝訂整齊，紙張規(guī)格統(tǒng)一，幅面尺寸符合要求。4.電子檔案應格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)齊全，存儲載體安全可靠。（三）移交手續(xù)1.各部門應填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量及其它說明。2.檔案移交清單一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，雙方簽字確認后生效。3.移交檔案時，移交部門應向綜合管理部門提供檔案的整理情況說明，包括檔案的分類、編號、裝訂等情況。四、檔案接收程序（一）接收準備1.綜合管理部門根據(jù)檔案接收范圍和要求，制定檔案接收計劃，明確接收時間、接收內容、接收方式等。2.綜合管理部門準備好檔案接收所需的工具和設備，如檔案盒、裝訂機、掃描儀等。3.綜合管理部門對檔案接收人員進行培訓，使其熟悉檔案接收的程序和要求。（二）檔案收集1.各部門按照檔案接收計劃，將應歸檔的檔案收集整理好，并填寫檔案移交清單。2.各部門將檔案移交清單及檔案一并送至綜合管理部門。（三）檔案審核1.綜合管理部門對接收的檔案進行審核，檢查檔案的齊全完整情況、分類編號情況、裝訂質量情況等。2.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應及時與移交部門溝通，要求其補充完善或重新整理。（四）檔案整理1.綜合管理部門按照檔案整理的規(guī)范和要求，對審核合格的檔案進行整理，包括分類、編號、編目、裝訂等。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（五）檔案入庫1.整理好的檔案應及時入庫保管，按照檔案庫房的布局和分類要求，將檔案存放至相應的檔案柜架。2.檔案入庫時，應做好檔案的登記工作，記錄檔案的入庫時間、存放位置等信息。五、檔案保管（一）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。2.檔案庫房應配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防塵等設施設備，確保檔案的安全。3.檔案庫房應實行專人管理，嚴格限制無關人員進入，確保檔案庫房的安全。（二）檔案存儲1.檔案應按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.檔案存儲應采用適當?shù)姆绞?，如紙質檔案應采用檔案盒、檔案柜等進行存放，電子檔案應采用光盤、磁帶等存儲載體進行存儲。3.檔案存儲應做好標識，標明檔案的類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同協(xié)議、財務審計報告等。3.長期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、科研項目資料、人事檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時性文件、一般性報表等，保管期限為[X]年。（四）檔案定期檢查1.綜合管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查檔案的保管情況、利用情況等。2.檔案檢查應做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理。3.檔案檢查應每年至少進行一次，對重要檔案應增加檢查次數(shù)。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的安全。2.檔案利用應按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，不得擅自擴大利用范圍。3.檔案利用應注重保護檔案的原始風貌，不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等。（二）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案的，應持有單位介紹信，經(jīng)公司領導批準后，到綜合管理部門查閱。3.個人因工作需要查閱本人檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應填寫檔案查閱登記表，詳細記錄查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.查閱檔案時，查閱人員應在綜合管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，查閱人員如需復印、拍照等，應經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。（四）利用反饋1.檔案利用結束后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合管理部門，并填寫檔案歸還登記表。2.綜合管理部門應對檔案利用情況進行跟蹤反饋，了解檔案利用效果，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進行改進。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結果的準確性。2.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行綜合評估。3.檔案鑒定應嚴格按照國家有關規(guī)定和公司的檔案管理制度進行，不得擅自擴大或縮小鑒定范圍。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門的檔案管理人員和相關業(yè)務人員。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結果進行審核。（三）鑒定方法與程序1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。2.檔案鑒定工作小組應填寫檔案鑒定意見書，詳細記錄鑒定檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等信息。3.檔案鑒定意見書經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報公司領導審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領導批準銷毀的檔案，應按照規(guī)定的程序進