PAGE供熱企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)供熱企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本供熱企業(yè)及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指供熱企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門(mén)歸口管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。5.保密性原則：對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本企業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門(mén)的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理企業(yè)各類(lèi)檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置、維護(hù)和管理，確保檔案保管條件符合要求。5.組織開(kāi)展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交綜合管理部門(mén)集中保管，并確保移交檔案的完整、準(zhǔn)確。3.積極配合綜合管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，保證檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，并根據(jù)企業(yè)需求提供檔案利用服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.企業(yè)各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成工作，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和符合檔案保管要求的紙張，字跡清晰、工整。（二）文件材料的收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，會(huì)議文件、決議、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，規(guī)章制度，人事任免、獎(jiǎng)懲文件，合同協(xié)議，信訪、投訴處理文件等。2.生產(chǎn)運(yùn)行類(lèi)：包括供熱規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件，供熱設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試文件，運(yùn)行記錄、報(bào)表，設(shè)備維護(hù)、檢修文件，安全管理文件，節(jié)能降耗文件等。3.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)成果鑒定文件，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件，技術(shù)創(chuàng)新文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)方案，客戶信息、合同，廣告宣傳資料，招投標(biāo)文件等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。6.其他類(lèi)：包括企業(yè)榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)，對(duì)外宣傳資料，聲像、電子文件等。（三）文件材料的收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的文件材料，做到隨辦隨收，確保文件材料的齊全完整。2.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保不遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、抽取或銷(xiāo)毀。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素，將檔案分為行政管理類(lèi)、生產(chǎn)運(yùn)行類(lèi)、技術(shù)研發(fā)類(lèi)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)、財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目。2.在一級(jí)類(lèi)目下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類(lèi)目和三級(jí)類(lèi)目。例如，行政管理類(lèi)可分為綜合管理、人力資源管理、行政管理等二級(jí)類(lèi)目；生產(chǎn)運(yùn)行類(lèi)可分為供熱運(yùn)行、設(shè)備管理、安全管理等二級(jí)類(lèi)目。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：將本企業(yè)形成的檔案與其他單位形成的檔案區(qū)分開(kāi)來(lái)，單獨(dú)構(gòu)成一個(gè)全宗。2.分類(lèi)：按照分類(lèi)方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，確定每一份檔案所屬的類(lèi)目。3.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別和順序，便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速檢索檔案。5.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證的分析方法，從企業(yè)的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值。2.分析檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷其價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）保管期限的調(diào)整檔案保管期限確定后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展和檔案實(shí)際情況，定期進(jìn)行復(fù)查和調(diào)整。確需延長(zhǎng)或縮短保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案架、密集架等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案架或密集架上，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保電子檔案的安全和可讀取。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，可向綜合管理部門(mén)提出申請(qǐng)。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：對(duì)確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并規(guī)定借閱期限，按時(shí)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，提供檔案復(fù)印件或電子副本。（四）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，交綜合管理部門(mén)審批。2.外單位查閱檔案，須持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。3.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）利用監(jiān)督綜合管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用規(guī)定，保護(hù)檔案的安全和完整。對(duì)違反規(guī)定的利用行為，應(yīng)及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人，并及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）檔案移交1.企業(yè)所屬各部門(mén)應(yīng)在每年[X]月底前，將上一年度形成的檔案移交綜合管理部門(mén)集中保管。2.檔案移交時(shí)，移交部門(mén)應(yīng)編制《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的齊全完整。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回移交部門(mén)重新整理。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理要求1.對(duì)企業(yè)各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，方便檔案管理人員操作和利用者查詢。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。