PAGE汽車集團檔案管理制度一、總則（一）目的為加強汽車集團檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于汽車集團總部及所屬各子公司、分公司、控股公司等各級機構(gòu)（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團檔案管理實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由集團檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)各單位的檔案管理工作，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映集團各項活動的真實情況，歸檔的文件材料必須內(nèi)容真實、手續(xù)完備，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集和保存集團在生產(chǎn)經(jīng)營、管理、科研、建設(shè)等活動中形成的各類檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.系統(tǒng)性原則按照檔案形成的規(guī)律和特點，對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。（四）檔案管理職責(zé)1.集團檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定集團檔案管理制度并組織實施。負責(zé)集團檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對各單位檔案管理工作進行考核評價。集中統(tǒng)一管理集團重要檔案，包括集團總部形成的各類檔案以及各單位上報的具有長期和永久保存價值的檔案。組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，推進檔案信息化建設(shè)。負責(zé)與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。2.各單位檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行集團檔案管理制度，制定本單位檔案管理實施細則，并組織實施。負責(zé)本單位檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，確保檔案的完整、準確和安全。定期向集團檔案管理部門報送檔案工作情況，按要求移交應(yīng)歸檔的檔案。指導(dǎo)和監(jiān)督本單位內(nèi)部各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，對兼職檔案員進行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.各部門兼職檔案員職責(zé)負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作，確保文件材料的齊全、完整。按照檔案管理要求，及時將整理好的文件材料移交本單位檔案管理部門歸檔。協(xié)助本單位檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.各單位在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像、實物等各種載體形式，均應(yīng)納入檔案管理范圍。2.文件材料的形成應(yīng)遵循真實、準確、完整、及時的原則，確保其能夠全面反映活動的過程和結(jié)果。（二）文件材料的收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括但不限于：上級機關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本部門制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。各類會議文件、記錄、紀要等。業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、項目文件、技術(shù)資料、產(chǎn)品圖紙等。人事檔案材料、財務(wù)檔案材料、審計檔案材料等專項檔案材料。對外交往中形成的信函、傳真、電子郵件等文件材料。其他具有保存價值的文件材料。2.對于重要活動或項目，應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。3.在文件材料收集過程中，應(yīng)注意檢查文件材料的質(zhì)量，確保其字跡清晰可辨、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全等。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案等大類。各大類下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目，如行政管理類可分為公文管理、會議管理、機要保密、信訪工作等二級類目。2.編號為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“11001”表示行政管理類公文管理中的第一份文件。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細記錄案卷號、題名、年度、保管期限、密級等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊、牢固。對于幅面過大的文件，應(yīng)進行折疊處理，使其大小與檔案盒相適應(yīng)。四、檔案的鑒定（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)堅持全面的歷史觀點，從集團的整體利益出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由集團檔案管理部門負責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案價值鑒定根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案對集團生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的價值。重點鑒定檔案是否反映了集團重要活動、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、核心技術(shù)等方面的情況，以及是否具有長期保存和利用的價值。2.保管期限鑒定根據(jù)檔案的價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。對于反映集團重大歷史事件、重要決策、核心技術(shù)等具有重要憑證和參考價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可列為長期或短期保管。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。3.根據(jù)鑒定意見，確定檔案的存毀或調(diào)整保管期限。4.對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)集團分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。五、檔案的保管（一）保管場所1.集團應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準要求。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限、密級等進行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行妥善保管，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等情況發(fā)生；對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。3.對聲像檔案、實物檔案等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點采取相應(yīng)的保管措施，確保其質(zhì)量不受影響。4.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況等進行詳細記錄，做到賬物相符。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。2.嚴格遵守檔案庫房管理制度，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案保管環(huán)境的安全穩(wěn)定。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如整理的案卷數(shù)量、文件數(shù)量等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計，如查閱檔案的人次、利用檔案的文件數(shù)量等。4.檔案保管期限統(tǒng)計，分析各類檔案保管期限的分布情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動化采集和分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。（三）統(tǒng)計報表1.定期編制檔案統(tǒng)計報表，如年度檔案統(tǒng)計報表、季度檔案利用情況報表等，向上級主管部門和集團領(lǐng)導(dǎo)報送。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、分析合理，為集團檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)集團發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革、專題匯編等。2.對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查閱和利用。（二）編研方法1.組織檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成編研小組，共同開展編研工作。2.深入挖掘檔案資源，對檔案進行系統(tǒng)整理和分析，確保編研成果的準確性和實用性。3.采用多種形式進行編研，如文字敘述、圖表展示、數(shù)據(jù)分析等，提高編研成果的可讀性和直觀性。（三）編研成果應(yīng)用1.將編研成果提供給集團領(lǐng)導(dǎo)、各部門及相關(guān)人員，為集團的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等提供參考依據(jù)。2.利用編研成果開展宣傳教育活動，展示集團的發(fā)展歷程和輝煌成就，增強員工的歸屬感和自豪感。八、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。2.堅持方便利用原則，簡化利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，為集團各項工作提供及時、有效的檔案支持。（二）利用范圍1.集團內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱集團檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)集團檔案管理部門負責(zé)人批準，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查閱，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，履行相關(guān)審批手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱人員可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。2.對于重要檔案或不宜外借的檔案，檔案管理部門可提供復(fù)制件或摘錄件供查閱人員使用。3.檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)做好利用記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。九、檔案的保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)和要求，加強對檔案管理人員和查閱人員的保密教育。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施，確保檔案信息安全。（二）保密措施1.對檔案庫房、檔案查閱場所等實行專人管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，防止檔案被盜、被竊。2.對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)