PAGE文件與檔案控制制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件與檔案的管理，確保文件的有效流轉(zhuǎn)和檔案的完整保存，提高公司運營效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作過程中所涉及的各類文件與檔案的管理。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定、修訂和完善文件與檔案控制制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)公司各類文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、裝訂、存儲和查閱服務(wù)等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、簽發(fā)、使用和保管工作。負(fù)責(zé)將本部門形成的具有保存價值的文件材料定期移交行政部門歸檔。配合行政部門做好文件與檔案的管理工作，按照制度要求提供相關(guān)資料。3.員工個人嚴(yán)格遵守公司文件與檔案控制制度，妥善保管個人使用的文件資料。及時將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料移交所在部門，不得擅自留存或銷毀。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項業(yè)務(wù)活動的合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報表、技術(shù)文檔等。3.財務(wù)文件：財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。（二）文件起草與審核1.文件起草應(yīng)遵循準(zhǔn)確、清晰、簡潔的原則，內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司政策要求。2.涉及重要事項、重大決策或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的文件，起草部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論和論證，并征求相關(guān)部門意見。3.文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括文件格式、內(nèi)容完整性、邏輯合理性等。初審?fù)ㄟ^后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)審批人進(jìn)行終審。（三）文件簽發(fā)1.行政文件、涉及公司全局的業(yè)務(wù)文件等，由公司總經(jīng)理或其授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.部門內(nèi)部文件、一般性業(yè)務(wù)文件等，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.重要文件在簽發(fā)前，應(yīng)確保已經(jīng)過充分的審核和會簽程序。（四）文件編號1.行政部門負(fù)責(zé)對公司各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][流水號]。2.例如：2023年行政部門發(fā)布的第5號通知，編號為：2023XZ0105。（五）文件印發(fā)1.文件經(jīng)簽發(fā)后，由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)時應(yīng)確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷。2.行政部門應(yīng)建立文件印發(fā)登記臺賬，記錄文件名稱、編號、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放部門等信息。（六）文件傳閱與使用1.文件印發(fā)后，行政部門應(yīng)按照文件規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括文件名稱、傳閱日期、傳閱人簽名等信息。2.員工收到文件后，應(yīng)及時閱讀并按照要求辦理相關(guān)事項，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。如需長期保存或經(jīng)常查閱的文件，員工可向行政部門申請復(fù)印留存。3.文件使用過程中，應(yīng)注意保持文件的整潔和完好，不得隨意涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向行政部門報告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（七）文件廢止與修訂1.因法律法規(guī)、政策調(diào)整或公司業(yè)務(wù)變化等原因，需要廢止或修訂的文件，由原起草部門或相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行廢止或修訂。2.文件廢止后，行政部門應(yīng)及時在文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注，并將廢止文件整理歸檔。3.文件修訂后，行政部門應(yīng)重新印發(fā)修訂后的文件，并收回原文件進(jìn)行銷毀或存檔。同時，應(yīng)在文件管理系統(tǒng)中更新文件版本信息。三、檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案：公司在行政管理活動中形成的各類文件材料，如行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.合同檔案：公司簽訂的各類合同、協(xié)議等文件材料。3.財務(wù)檔案：公司財務(wù)活動中形成的各類憑證、賬簿、報表、審計報告等文件材料。4.人事檔案：員工個人的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績效考核等文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料，如市場調(diào)研報告、項目策劃書、技術(shù)方案等。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期將本部門形成的具有保存價值的文件材料收集整理，并移交行政部門歸檔。移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明文件材料的名稱、數(shù)量、形成日期等信息。2.行政部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括文件材料的分類、編號、編目、裝訂等。3.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（三）檔案編目與裝訂1.檔案編目應(yīng)包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等項目。檔號應(yīng)按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，簡潔明了，便于查找和利用。3.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的完整性和耐久性。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（四）檔案存儲1.行政部門應(yīng)建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全存儲。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索和利用。（五）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、檔號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門檔案查閱室進(jìn)行查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱申請表》應(yīng)留存行政部門備案，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。3.公司外部人員因特殊原因需要查閱公司檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。4.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。行政部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。（六）檔案鑒定與銷毀1.行政部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。鑒定工作應(yīng)由行政部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義等因素，對檔案進(jìn)行全面評估，確定檔案的保管期限。對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、檔號、銷毀日期、銷毀方式等信息，留存行政部門備案。四、信息化管理（一）文件與檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立文件與檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳閱、歸檔以及檔案的收集、整理、編目、存儲、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。2.文件與檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、在線編輯、流程審批、權(quán)限管理、查詢統(tǒng)計、數(shù)據(jù)備份等功能，確保文件與檔案管理工作的高效、便捷和安全。3.行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)文件與檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。同時，應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，及時對系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化。（二）電子文件與檔案管理1.公司各部門應(yīng)按照文件與檔案管理要求，及時將電子文件上傳至文件與檔案信息化管理系統(tǒng)。上傳的電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并確保與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。2.行政部門應(yīng)定期對電子文件進(jìn)行整理和歸檔，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，并建立電子檔案目錄索引，便于查找和利用。3.電子文件與檔案的管理應(yīng)遵循國家有關(guān)電子文件管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。同時，應(yīng)采取有效的技術(shù)手段，防止電子文件被篡改、丟失或損壞。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.公司應(yīng)高度重視文件與檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全與保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止數(shù)據(jù)泄露、被篡改或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對涉及公司機(jī)密的文件與檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理相關(guān)信息。3.定期對文件與檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。同時，加強(qiáng)對系統(tǒng)操作人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對公司各部門文件與檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳閱、歸檔以及檔案收集、整理、編目、存儲、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。檢查過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檢查情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.各部門應(yīng)積極配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)文件資料和信息，不得隱瞞或拒絕檢查。（二）考核評價1.公司將文件與檔案管理工作納入部門績效考核體系，對各部門文件與檔案管理工作進(jìn)行考核評價。考核內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、文件與檔案管理質(zhì)量、信息化建設(shè)水平、服務(wù)滿意度等方面。2.