PAGE學校檔案室三合一制度一、總則（一）制定目的為加強學校檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門形成的各類檔案的管理，包括但不限于教學檔案、科研檔案、行政管理檔案、學生檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案室對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映學校各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，涵蓋學校工作的各個方面。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為學校各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導各部門檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案安全。5.推進檔案信息化建設，提高檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照學校檔案管理規(guī)定，定期向檔案室移交檔案。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理。三、檔案收集（一）收集范圍1.教學檔案：包括教學計劃、教學大綱、教案、課件、試卷、成績冊、教學總結等。2.科研檔案：科研項目申報書、研究報告、論文、著作、專利、科研成果鑒定材料等。3.行政管理檔案：學校各類會議文件、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。4.學生檔案：學生學籍檔案、獎懲材料、社會實踐記錄、畢業(yè)實習報告等。5.其他檔案：學校舉辦的各類活動檔案、對外交流合作檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時收集本部門的檔案材料。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，載體規(guī)范。3.對具有保存價值的電子文件，應同時收集其元數(shù)據和相關背景信息，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）收集時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成收集整理工作，并移交檔案室。2.重大活動、重要項目結束后，相關部門應及時將檔案材料收集整理并移交檔案室。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，進行科學分類。通?？煞譃辄h群類、行政類、教學類、科研類、學生類、基建類、設備類、出版類、外事類等一級類目。2.一級類目下可根據實際情況設置二級及以下類目。例如，教學類可分為教學綜合、學科與專業(yè)建設、課程建設、實踐教學、教學研究與改革等二級類目。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裝訂，保持文件的整齊。2.分類：按照分類方案，將文件材料歸入相應的類目。3.編號：對每份文件或每組文件進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限、密級等項目，便于查找和統(tǒng)計。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場所。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應按照分類方案進行排列存放，便于查找和管理。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應分別存放，并有明顯標識。3.根據檔案的載體形式，采取相應的保管措施。對紙質檔案，應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；對電子檔案，應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并做好防病毒、防數(shù)據丟失等工作。4.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄。（三）檔案安全1.加強檔案室的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案室。2.嚴格遵守檔案查閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.定期對檔案室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。4.制定檔案應急預案，對自然災害、突發(fā)事件等可能影響檔案安全的情況，制定相應的應對措施，確保檔案安全。六、檔案鑒定（一）鑒定原則根據檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限，對檔案進行科學鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員和相關業(yè)務專家組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，分析其價值。2.綜合分析：結合學校工作實際和檔案利用情況，對檔案的整體價值進行綜合評估。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。對在一定時期內具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（五）鑒定程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.填寫檔案鑒定表，注明檔案的題名、編號、日期、保管期限、鑒定意見等內容。3.經檔案鑒定小組組長審核簽字后，報學校主管領導審批。4.根據審批意見，對檔案進行相應的處理，如繼續(xù)保管、銷毀或移交。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的收進、移出、保管數(shù)量。2.檔案的整理、鑒定、利用情況。3.檔案設備的配備和使用情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關數(shù)據進行記錄。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據進行匯總分析，為檔案管理決策提供依據。八、檔案利用（一）利用范圍1.學校內部各部門因工作需要查閱檔案。2.教職工因教學、科研、個人事務等需要查閱檔案。3.學生因學籍管理、成績查詢、就業(yè)推薦等需要查閱檔案。4.校外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱學校檔案。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復印件供利用者查閱。2.借閱：對確需借出檔案的，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.出具證明：根據利用者的需求，為其出具檔案證明材料。（三）利用程序1.校內利用：利用者填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.校外利用：利用者需提交單位介紹信、查閱申請表等材料，經學校主管領導批準后，方可查閱。查閱檔案應在檔案室進行，如需借出，應嚴格履行借閱手續(xù)。3.利用者查閱檔案時，應遵守檔案室規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據錄入：將檔案目錄信息和圖像數(shù)據錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。4.掛接存儲：將數(shù)字化檔案與對應的目錄信息進行掛接，存儲在服務器或存儲設備上，并做好備份。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理：對檔案借閱情況進行登記和跟蹤管理。4.統(tǒng)計分析：生成各類檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供支持。5.安全管理：設置用戶權限，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據安全1.建立數(shù)據備份制度，定期對檔案數(shù)據進行備份，備份數(shù)據應存儲在不同