PAGEt投融資檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司T投融資檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司決策、運營和風險防控等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及T投融資活動的部門及相關(guān)人員，包括但不限于投資部、財務(wù)部、法務(wù)部等。（三）基本原則1.集中管理原則：T投融資檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，避免分散保存導致的管理混亂和信息丟失。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映T投融資活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，資料完整無缺。3.安全保密原則：嚴格保護檔案信息的安全，防止檔案泄露、篡改或丟失，對涉及公司機密的檔案采取嚴格的保密措施。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，制定和修訂T投融資檔案管理制度，確保制度的科學性和有效性。2.檔案收集與整理：負責收集、整理、歸檔T投融資活動中產(chǎn)生的各類文件、資料、合同等，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管與維護：妥善保管檔案，采取必要的安全防護措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的質(zhì)量不受影響。4.檔案借閱與利用：建立檔案借閱登記制度，嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對借閱檔案的人員進行監(jiān)督，確保檔案的安全使用。同時，積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，滿足工作需要。5.檔案信息化管理：推進T投融資檔案的信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理的效率和水平。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案銷毀意見，報經(jīng)公司批準后進行銷毀處理。銷毀過程要嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，確保檔案信息的安全。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.檔案形成與移交：在T投融資活動過程中，各業(yè)務(wù)部門負責及時形成各類檔案文件，并按照規(guī)定的時間和要求移交至檔案管理部門。移交時要確保檔案資料的齊全、完整和準確，并辦理交接手續(xù)。2.檔案自查與整改：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門形成的T投融資檔案進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案質(zhì)量符合要求。同時，配合檔案管理部門做好檔案管理的相關(guān)工作。（三）其他部門職責1.協(xié)助檔案管理：公司其他部門在工作中涉及T投融資檔案的，應(yīng)積極協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、保管等工作。2.遵守檔案制度：嚴格遵守公司的T投融資檔案管理制度規(guī)定，不得擅自查閱、借閱、復制、銷毀檔案，不得泄露檔案信息。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.項目立項文件：包括項目可行性研究報告、項目立項批復、項目備案文件等。2.盡職調(diào)查資料：如盡職調(diào)查報告、財務(wù)審計報告、法律意見書、資產(chǎn)評估報告等。3.投資決策文件：投資決策會議紀要、投資決議、投資合同等。4.融資文件：融資計劃書、融資合同、借款協(xié)議、擔保合同等。5.資金往來文件：資金撥付憑證、收款收據(jù)、銀行對賬單等。6.項目運營文件：項目進展報告、項目財務(wù)報表、項目風險管理報告等。7.項目退出文件：項目清算報告、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、資產(chǎn)處置文件等。8.其他文件：與T投融資活動相關(guān)的其他文件資料，如政府部門文件、行業(yè)研究報告等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式，以便于識別和管理。例如，2023TZ001表示2023年的投資類檔案，順序號為001。其中，類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，如“TZ”代表投資，“RZ”代表融資等。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.從項目啟動到結(jié)束全過程產(chǎn)生的文件資料：包括項目前期調(diào)研、立項、盡職調(diào)查、投資決策、融資、項目實施、項目退出等各個階段的相關(guān)文件。2.與外部機構(gòu)往來的文件：如與律師事務(wù)所、會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)、銀行等合作過程中產(chǎn)生的文件。3.公司內(nèi)部審批文件：涉及T投融資活動的公司內(nèi)部請示、報告、審批意見等。（二）收集要求1.及時收集：各業(yè)務(wù)部門在T投融資活動開展過程中，應(yīng)指定專人負責檔案資料的收集工作，確保文件資料及時、完整地收集。2.真實準確：收集的檔案資料必須真實反映T投融資活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.分類清晰：收集的檔案資料應(yīng)按照檔案分類標準進行初步分類，便于后續(xù)整理工作。（三）整理方法1.分類排序：檔案管理部門對收集到的檔案資料進行進一步分類整理，按照編號規(guī)則進行排序，確保同一類檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性。2.編目裝訂：為每份檔案編制目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息，并進行裝訂。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用A4紙張，左側(cè)裝訂；對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一格式進行存儲。3.建立索引：建立檔案索引，方便快速查找和利用檔案。索引應(yīng)包括檔案編號、名稱、類別、存放位置等信息。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、具有長期歷史價值或?qū)疚磥戆l(fā)展有重要影響的檔案，如公司核心投資項目的相關(guān)文件、重要融資合同等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和實際需要，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計算。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，對紙質(zhì)檔案進行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）庫房管理1.專人負責：檔案庫房由專人負責管理，管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案保管要求和庫房安全規(guī)定。2.出入庫登記：建立檔案出入庫登記制度，詳細記錄檔案的出入庫時間、檔案名稱、編號、數(shù)量、借閱人等信息。檔案出入庫時，管理人員應(yīng)認真核對，確保檔案的安全。3.安全檢查：定期對檔案庫房進行安全檢查，包括防火、防潮、防蟲、防盜等方面的檢查。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。同時，做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。六、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱T投融資檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、編號、預計歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部借閱：因特殊情況需要向外部機構(gòu)或人員提供檔案借閱的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并簽訂保密協(xié)議。外部借閱人員應(yīng)嚴格按照協(xié)議要求使用檔案，不得擅自復制、傳播或泄露檔案信息。（二）借閱期限1.一般檔案借閱期限：內(nèi)部借閱一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限：對于涉及公司重大機密或重要投資項目的檔案，借閱期限應(yīng)嚴格控制，一般不超過[X]個工作日，確需較長時間使用的，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準。（三）借閱歸還1.按時歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因并辦理延期手續(xù)。2.檢查驗收：檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（四）檔案利用1.提供利用服務(wù)：檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。2.限制使用范圍：檔案利用應(yīng)嚴格限制在公司內(nèi)部工作需要的范圍內(nèi)，未經(jīng)公司批準，不得將檔案用于其他用途。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.功能需求：電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，滿足公司T投融資檔案管理的實際需求。2.數(shù)據(jù)安全：加強電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采用加密技術(shù)、身份認證技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入1.及時準確錄入：檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，及時將紙質(zhì)檔案和電子檔案數(shù)據(jù)錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.數(shù)據(jù)審核：對錄入的數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)與原始檔案一致。審核通過后的數(shù)據(jù)方可正式存儲在系統(tǒng)中。（三）系統(tǒng)維護1.定期維護：安排專人負責電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護工作，定期對系統(tǒng)進行檢查、更新和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運行。2.故障處理：及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的故障和問題，記錄故障情況和處理過程，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和可恢復性。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、財務(wù)人員、法務(wù)人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.保管期限已滿：根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，對保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的檔案進行鑒定。2.失去利用價值：檔案內(nèi)容已過時、失效，對公司當前和未來工作無參考價值的，可進行鑒定銷毀。3.重復或冗余：存在重復記錄或冗余信息的檔案，經(jīng)鑒定后可進行適當清理。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。2.審批銷毀：《檔案銷毀清單》報經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀處理。3.實施銷毀：銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行