PAGE衛(wèi)生人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強衛(wèi)生人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高衛(wèi)生系統人事管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生系統內所有在職員工、離退休人員以及其他與本單位存在人事關系的人員的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映員工的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集員工在各個方面的相關材料，確保檔案內容完整。3.保密性原則：嚴格保護檔案信息安全，防止檔案內容泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，做到管理規(guī)范、流程清晰。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善衛(wèi)生人事檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理本單位各類衛(wèi)生人事檔案，確保檔案的安全與完整。3.負責檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、轉遞等工作。4.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現問題及時處理，并向上級主管部門報告。5.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為單位人事決策提供依據。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務，具備良好職業(yè)道德和保密意識。2.負責檔案的日常管理工作，嚴格按照檔案管理流程操作，確保檔案質量。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失、霉變等。4.為查閱檔案人員提供服務，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，做好查閱登記。5.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平。（三）各部門職責（涉及人員所在部門）1.負責本部門員工檔案材料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.協助檔案管理部門做好檔案的清查核對工作，提供相關信息和資料。3.督促本部門員工遵守檔案管理制度，確保檔案信息安全。三、檔案內容（一）履歷材料1.個人經歷（包括學歷、工作經歷等）的詳細記錄。2.參加工作以來的任職文件、任免審批表等。（二）自傳材料員工撰寫的反映個人成長經歷、思想變化等的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、考核評語及結果。2.各類專項考察材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書復印件、學歷認證報告。2.參加各類培訓的結業(yè)證書、培訓記錄。3.專業(yè)技術職務任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團志愿書及相關審批材料。2.政治歷史情況審查材料。（六）黨團材料1.黨員、團員的組織關系介紹信、轉正申請書等。2.黨團組織的表彰獎勵材料。（七）獎勵材料1.各級政府、部門及本單位頒發(fā)的獎勵證書、表彰決定等。2.榮譽稱號授予文件。（八）處分材料1.受到黨紀、政紀處分的決定、通報等。2.解除處分的相關材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調整記錄。2.職務任免通知、崗位變動材料。3.出國（境）審批表、護照使用記錄等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工的健康體檢報告。2.反映員工業(yè)務能力、科研成果等方面的材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.檔案管理部門定期向各部門發(fā)出檔案材料收集通知，明確收集范圍、時間要求等。2.各部門應指定專人負責收集本部門員工的檔案材料，并按照要求進行初步整理，及時移交檔案管理部門。3.對于新入職員工，檔案管理部門應在其入職一個月內，指導其填寫檔案材料相關表格，并收集齊全所需材料。4.員工個人應主動配合檔案管理部門，及時提供本人檔案所需補充材料。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案內容分類標準，對收集到的檔案材料進行分類。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫目錄清單，確保材料排列有序、目錄清晰。3.剔除重復、無效的檔案材料，對破損、褪色的材料進行修復或復制。4.按照檔案裝訂要求，將每份檔案材料裝訂成冊，確保牢固、整齊。五、檔案鑒別與歸檔（一）鑒別1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進行認真鑒別，確保材料真實、完整、有效。2.重點審查材料的內容是否符合規(guī)定，手續(xù)是否齊全，字跡是否清晰，有無涂改、偽造等情況。3.對于不符合要求的檔案材料，及時與相關部門或人員溝通，要求補充、更正或重新提供。（二）歸檔1.經鑒別合格的檔案材料，按照檔案整理順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、姓名、部門等信息。2.將檔案盒存放在檔案柜中，按照類別、年度、編號順序排列，便于查找和管理。3.建立檔案歸檔臺賬，詳細記錄檔案歸檔時間、檔案編號、檔案內容等信息，以便查詢和統計。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，定期進行清掃和消毒。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、丟失等情況，發(fā)現問題及時處理。2.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并定期進行數據維護和更新。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.檔案庫房應設置門禁系統，無關人員不得擅自進入。檔案管理人員離開庫房時，應確保門窗關閉、設備斷電。（三）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.查閱檔案必須履行審批手續(xù)，查閱人員不得擅自摘抄、復制、傳播檔案信息。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取特殊的保密措施。4.檔案管理人員在工作中形成的各種文件、資料等，應妥善保管，不得隨意丟棄。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.本單位內部人員因工作需要查閱檔案的，須填寫《衛(wèi)生人事檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據審批意見，確定是否提供查閱，并指定專人陪同查閱。查閱人員只能在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。如需摘抄、復制檔案內容，須經檔案管理部門同意，并注明出處。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，并在《衛(wèi)生人事檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱檔案的，須持單位介紹信，填寫《衛(wèi)生人事檔案借閱申請表》，經本單位主管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、拍照、傳播檔案內容。借閱期滿后，應按時歸還檔案。4.檔案管理部門應對借閱檔案的歸還情況進行跟蹤檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。八、檔案轉遞（一）轉遞條件1.員工因工作調動、辭職、退休等原因離開本單位的，檔案管理部門應及時辦理檔案轉遞手續(xù)。2.轉遞檔案必須有正式的調令、辭職批復、退休通知等相關文件依據。（二）轉遞程序1.檔案管理部門根據轉遞依據，填寫《衛(wèi)生人事檔案轉遞通知單》，詳細注明檔案轉遞原因、接收單位名稱、地址、聯系人等信息。2.將檔案材料進行密封，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。3.通過機要交通或專人送取的方式將檔案轉遞給接收單位，并要求接收單位在《衛(wèi)生人事檔案轉遞回執(zhí)》上簽字確認。4.檔案管理部門及時更新檔案管理系統中的人員檔案狀態(tài)，并做好檔案轉遞記錄。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立衛(wèi)生人事檔案信息化管理系統，實現檔案信息的電子化存儲、檢索、統計和分析。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務質量。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案管理系統的要求，及時將檔案內容錄入系統，確保信息準確、完整。2.定期對檔案信息進行更新和維護，及時錄入新產生的檔案材料，刪除已失效的信息。3.加強對檔案信息化系統的安全管理，設置不同的用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。（三）信息化應用1.利用檔案信息化管理系統，實現檔案的快速檢索和查詢，為單位人事決策提供及時準確的信息支持。2.通過系統生成各類檔案統計報表，如人員結構分析、檔案材料歸檔情況統計等，為檔案管理工作提供數據參考。3.探索開展檔案信息化服務，如在線查閱檔案申請、檔案信息推送等，方便員工和相關部門使用檔案信息。十、檔案統計與分析（一）統計內容1.檔案數量統計，包括在職人員檔案、離退休人員檔案數量等。2.檔案材料類別統計，如履歷材料、考核材料、專業(yè)技術職務材料等的數量。3.檔案變動情況統計，如新增檔案、轉遞檔案、銷毀檔案等情況。（二）統計方法1.檔案管理人員定期對檔案進行清查盤點，按照統計內容進行分類統計。2.利用檔案信息化管理系統，自動生成相關統計報表，提高統計工作效率。3.對統計數據進行審核和分析，確保數據的準確性和可靠性。（三）分析應用1.通過檔案統計分析，了解單位人員隊伍結構、檔案管理工作現狀等情況，為制定人事政策提供依據。2.根據檔案統計結果，發(fā)現檔案管理工作中存在的問題和不足，及時采取措施加以改進。3.利用檔案統計數據，預測人員檔案管理需求，合理安排檔案管理工作資源。十一、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案材料已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.檔案材料存在嚴重損壞、霉變，無法修復且無參考價值的。3.經鑒定屬于重復、無效的檔案材料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀意見，填寫《衛(wèi)生人事檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等。2.組織