PAGE會計檔案管理制度、一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司財務部門負責統(tǒng)一管理會計檔案工作，各分支機構應指定專人負責本單位會計檔案的收集、整理、保管等工作，并接受公司財務部門的指導和監(jiān)督。2.依法合規(guī)原則。會計檔案管理應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案的真實性、完整性和合法性。3.安全保密原則。采取有效措施保證會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、損毀、丟失，同時對涉及公司商業(yè)秘密的會計檔案嚴格保密。4.便于利用原則。會計檔案的整理和保管應便于查閱和利用，提高工作效率。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，是編制會計報表的主要依據(jù)。2.明細賬：按照明細分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，詳細反映各項經(jīng)濟業(yè)務的具體情況。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件，主要包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益變動表以及附注。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面余額的基礎上，各自加上對方已收、本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付、本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法的書面文件。2.銀行對賬單：銀行客觀記錄企業(yè)資金流轉(zhuǎn)情況的記錄單，反映企業(yè)在一定時期內(nèi)銀行賬戶的收支明細。3.納稅申報表：企業(yè)向稅務機關申報繳納稅款的書面報告，記錄了企業(yè)應納稅額、已納稅額等情況。4.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案從一個部門或人員移交至另一個部門或人員時詳細情況的清單。5.會計檔案保管清冊：記載會計檔案詳細內(nèi)容、保管地點、保管期限等信息的清冊。6.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀情況，包括銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容的清單。7.其他具有保存價值的會計核算專業(yè)資料，如財務分析報告、經(jīng)濟合同等。三、會計檔案的整理（一）分類標準1.按會計檔案的形成時間進行分類，如年度、季度、月度等。2.按會計檔案的類別進行分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等類別。（二）整理方法1.會計憑證按月度將記賬憑證連同所附的原始憑證進行整理，去除金屬物，按編號順序排列，每25張或50張裝訂一冊，在憑證左上角或左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、壓票。在憑證封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員和會計主管人員在封簽處簽章。2.會計賬簿總賬、明細賬、日記賬應按年度分別整理，一本賬簿為一個保管單位。對于活頁賬，應抽出空白頁，再按順序編定頁碼并加裝封面，注明賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等內(nèi)容，由記賬人員和會計主管人員在封面上簽章。固定資產(chǎn)卡片應在固定資產(chǎn)報廢清理后，按類別或使用部門整理，每類或每個部門裝訂成冊，并在封面上注明固定資產(chǎn)類別、使用部門、年度等信息。3.財務會計報告按年度將月度、季度、半年度、年度財務會計報告分別整理，一份財務會計報告中的各類報表為一個保管單位。在財務會計報告封面上注明單位名稱、年度、報告期、報告種類等內(nèi)容，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。4.其他會計資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等應按年度整理，每類資料為一個保管單位。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應按編制時間整理，一份清冊為一個保管單位。其他具有保存價值的會計核算專業(yè)資料應根據(jù)其性質(zhì)和形成時間進行分類整理，確定保管單位。（三）編號規(guī)則1.會計憑證編號：采用年度月份憑證種類序號的格式，如“20XX01記001”，其中“20XX”表示年度，“01”表示月份，“記”表示記賬憑證，“001”表示憑證序號。2.會計賬簿編號：總賬編號為“Z年度”，如“Z20XX”；明細賬編號為“M年度科目代碼”，如“M20XX1001”，其中“1001”為庫存現(xiàn)金科目代碼；日記賬編號為“J年度日記賬種類”，如“J20XX現(xiàn)金”；固定資產(chǎn)卡片編號為“K年度資產(chǎn)類別資產(chǎn)編號”，如“K20XX房屋建筑物001”。3.財務會計報告編號：采用年度報告期報告種類的格式，如“20XX年度年報”、“20XX半年度半年報”等。4.其他會計資料編號：銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“Y年度月份”，如“Y20XX01”；銀行對賬單編號為“D年度月份”，如“D20XX01”;納稅申報表編號為“N年度申報期”，如“N20XX一季度”；會計檔案移交清冊編號為“T編制時間”，如“T20XX年XX月XX日”；會計檔案保管清冊編號為“B編制時間”，如“B20XX年XX月XX日”；會計檔案銷毀清冊編號為“X編制時間”，如“X20XX年XX月XX日”；其他會計核算專業(yè)資料編號根據(jù)其性質(zhì)和類別自行確定，如“C經(jīng)濟合同合同編號簽訂時間”，如“C銷售合同00120XX年XX月XX日”。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿中總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務會計報告中月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料中銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應設置專門的會計檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施，保持清潔、干燥、通風良好。2.會計檔案保管庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。3.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，按編號順序排列，便于查找和利用。2.對于紙質(zhì)會計檔案，應保持整潔、完好，不得隨意折疊、涂改、挖補、損壞。3.對于電子會計檔案，應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。存儲電子會計檔案的介質(zhì)應定期進行復制，防止數(shù)據(jù)丟失。4.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行清查盤點，核對賬實是否相符，如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并采取措施處理。5.嚴格限制非檔案管理人員進入會計檔案保管庫房，確需查閱檔案的，應經(jīng)相關負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)。五、會計檔案的查閱和借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，需填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審核后，報財務部門負責人批準。2.外單位因工作需要查閱本公司會計檔案的，應持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)本公司財務部門負責人批準，并由財務部門指定專人陪同查閱。3.查閱會計檔案時，查閱人員應在指定地點進行，不得將會計檔案攜帶出保管庫房。如需復印或摘錄會計檔案內(nèi)容的，應經(jīng)財務部門負責人批準，并由檔案管理人員負責辦理復印或摘錄手續(xù)。（二）借閱程序1.本公司內(nèi)部人員借閱會計檔案，需填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審核后，報財務部門負責人批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計檔案上涂改、標記、污損、拆封等，如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞或丟失情況，應及時報告并承擔相應責任。4.外單位借閱本公司會計檔案，除按照上述外單位查閱程序辦理審批手續(xù)外，還應與本公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保會計檔案的安全和保密。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但涉及國家秘密、商業(yè)秘密或其他重要事項的會計檔案，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。（二）銷毀程序1.由財務部門會同檔案管理部門對擬銷毀的會計檔案進行鑒定，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)財務部門負責人、檔案管理部門負責人、單位負責人審核簽字后，報上級主管部門備案。3.銷毀會計檔案時，應由財務部門、檔案管