PAGE紅十字會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強紅十字會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于紅十字會機(jī)關(guān)及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是紅十字會在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則紅十字會檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映紅十字會各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理紅十字會在不同時期、不同工作領(lǐng)域形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為紅十字會各項工作提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)紅十字會檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善紅十字會檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點、核對，確保檔案的安全和完整。5.對破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案使用壽命。6.按照規(guī)定的期限和程序，做好檔案的鑒定、銷毀工作。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、完整。2.在各項工作中形成的文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.紅十字會機(jī)關(guān)及所屬各部門在履行職責(zé)過程中形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.紅十字會組織開展的各類活動的文件材料，包括活動方案、通知、宣傳資料、照片、錄像等。3.紅十字會與國內(nèi)外相關(guān)組織、機(jī)構(gòu)的往來文件、信函、協(xié)議、合同等。4.紅十字會工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.紅十字會的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)實行同步收集，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格符合檔案管理要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財務(wù)工作類、人事工作類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于記憶和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂對紙張較小、零散的文件材料進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和美觀。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全。2.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括紅十字會的重要文件、歷史資料、法規(guī)性文件等；長期保管的檔案一般為10年至50年，包括一般性文件、重要業(yè)務(wù)檔案等；短期保管的檔案為1年至10年，包括臨時性文件、一般性業(yè)務(wù)資料等。3.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和檔案管理要求進(jìn)行，確保檔案的有效利用和安全保管。(四)檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、存儲環(huán)境、利用情況等，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的合法利用。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞紅十字會的中心工作，為各項業(yè)務(wù)活動提供有力支持。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案查詢、借閱效率，為利用者提供便捷服務(wù)。4.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用范圍1.紅十字會工作人員因工作需要查閱檔案。2.有關(guān)部門和單位因工作需要查閱與紅十字會相關(guān)的檔案。3.社會公眾因合法權(quán)益需要查閱紅十字會公開的檔案信息。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，確保復(fù)制件的真實性和有效性。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、檔案編號等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，結(jié)合紅十字會的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、準(zhǔn)確判斷的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其是否具有保存價值。2.考慮檔案的形成時間、來源、保管期限等因素，綜合評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報紅十字會領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的紅十字會檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為紅十字會各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合紅十字會檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障建立健全檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)