PAGE檔案管理案件移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案管理案件的移交工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)在檔案管理過(guò)程中涉及案件移交的相關(guān)工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理案件移交工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則移交的檔案應(yīng)準(zhǔn)確反映案件事實(shí)，內(nèi)容完整無(wú)缺漏，保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性。3.及時(shí)高效原則案件發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)移交程序，確保檔案管理工作的高效銜接，避免延誤導(dǎo)致的信息丟失或風(fēng)險(xiǎn)增加。4.保密安全原則對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止信息泄露，確保檔案的安全存儲(chǔ)與流轉(zhuǎn)。二、檔案管理案件移交的范圍（一）涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案1.公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等制定過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告等。2.重大投資項(xiàng)目、合作項(xiàng)目的洽談、簽約、執(zhí)行等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的合同協(xié)議、往來(lái)函件、財(cái)務(wù)報(bào)表等相關(guān)檔案。（二）涉及法律糾紛、行政處罰等案件的檔案1.公司作為原告或被告參與的各類(lèi)訴訟案件，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄等。2.因違反法律法規(guī)受到行政處罰的相關(guān)文件，如處罰決定書(shū)、整改報(bào)告、行政復(fù)議材料等。（三）涉及員工違規(guī)違紀(jì)、勞動(dòng)糾紛等案件的檔案1.員工違反公司規(guī)章制度的調(diào)查處理文件，包括舉報(bào)材料、調(diào)查筆錄、處分決定等。2.勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的仲裁申請(qǐng)書(shū)、答辯書(shū)、仲裁裁決書(shū)、法院判決書(shū)等相關(guān)檔案。（四）其他需要移交的檔案管理案件1.公司內(nèi)部審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況的檔案。2.公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、商業(yè)秘密管理等方面涉及的案件檔案。三、檔案管理案件移交的流程（一）案件發(fā)起與識(shí)別1.各部門(mén)在工作中發(fā)現(xiàn)涉及上述移交范圍的案件后，應(yīng)及時(shí)向本部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)案件進(jìn)行初步評(píng)估，判斷是否屬于檔案管理案件移交范疇，并確定案件的重要程度和緊急程度。（二）檔案整理與準(zhǔn)備1.案件涉及部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的整理工作。按照檔案管理的要求，對(duì)相關(guān)文件、資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.整理過(guò)程中，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案材料的完整性，補(bǔ)充缺失的文件，對(duì)模糊不清或存在疑問(wèn)的信息進(jìn)行核實(shí)和標(biāo)注。3.編制檔案清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，一式兩份，一份隨檔案移交，一份由部門(mén)留存?zhèn)洳?。（三）移交申?qǐng)與審批1.案件涉及部門(mén)填寫(xiě)《檔案管理案件移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明案件基本情況、檔案整理情況、移交原因及接收部門(mén)建議等內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容及公司檔案管理的整體情況進(jìn)行審批，如審批通過(guò)，則確定具體的移交時(shí)間、方式及接收人員。（四）檔案移交與接收1.移交部門(mén)按照審批確定的時(shí)間和方式，將整理好的檔案移交給接收部門(mén)。移交時(shí)，雙方應(yīng)在《檔案管理案件移交清單》上簽字確認(rèn)，明確檔案的交接情況。2.接收部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等是否與移交清單一致。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。3.接收部門(mén)接收檔案后，應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，將檔案妥善保管，并做好后續(xù)的查閱、利用等工作。（五）特殊情況處理1.對(duì)于涉及保密、緊急等特殊情況的檔案管理案件移交，應(yīng)采取特殊的移交方式和保密措施。例如，通過(guò)加密傳輸、專(zhuān)人護(hù)送等方式確保檔案安全移交，并嚴(yán)格限制知悉范圍。2.在移交過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在丟失、損壞等情況，移交部門(mén)應(yīng)及時(shí)查找原因并采取補(bǔ)救措施。如因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案無(wú)法完整移交，應(yīng)詳細(xì)記錄情況，并與接收部門(mén)協(xié)商解決方案。四、檔案管理案件移交過(guò)程中的職責(zé)分工（一）案件涉及部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告涉及檔案管理案件移交的情況。2.組織專(zhuān)人對(duì)案件相關(guān)檔案進(jìn)行整理、準(zhǔn)備，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.填寫(xiě)《檔案管理案件移交申請(qǐng)表》，并按照規(guī)定程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。4.按照審批確定的時(shí)間和方式，將檔案移交給接收部門(mén)，并配合接收部門(mén)做好檔案交接工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理案件移交制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)各部門(mén)提交的《檔案管理案件移交申請(qǐng)表》進(jìn)行審批，確定移交事宜。3.協(xié)調(diào)檔案移交過(guò)程中的相關(guān)工作，解答疑問(wèn)，處理糾紛。4.對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理臺(tái)賬，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。（三）公司其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.在檔案管理案件移交過(guò)程中，根據(jù)需要提供協(xié)助和支持，如提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息、配合調(diào)查等。2.對(duì)涉及本部門(mén)的檔案管理案件移交工作進(jìn)行監(jiān)督，確保移交工作符合公司規(guī)定和要求。五、檔案管理案件移交后的管理與利用（一）檔案保管1.接收部門(mén)應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管。根據(jù)檔案的性質(zhì)、保管期限等因素，選擇合適的存儲(chǔ)方式和地點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。（二）檔案查閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案管理案件移交后的檔案，應(yīng)按照公司檔案查閱制度的規(guī)定，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私等級(jí)別的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍和知悉人員，確保檔案信息不被泄露。（三）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理案件移交后的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案管理案件移交工作監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理案件移交工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括案件移交的及時(shí)性、檔案整理的準(zhǔn)確性、移交手續(xù)的完整性、檔案保管的規(guī)范性等方面。3.定期對(duì)監(jiān)督檢查情況進(jìn)行總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.將檔案管理案件移交工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)及相關(guān)人員在檔案管理案件移交工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括案件移交及時(shí)率、檔案整理準(zhǔn)確率、移交手續(xù)完備率、檔案保管規(guī)范率等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)在檔案管理案件移交工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未履行職責(zé)、導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤或問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人，按照公司績(jī)效考核制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門(mén)制定年度檔案管理案件移交制度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)對(duì)象包括公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及其他可能涉及檔案管理案件移交工作的人員。3.培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案管理案件移交制度的解讀、移交流程、職責(zé)分工、檔案整理規(guī)范、保密要求等方面。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)講師或公司內(nèi)部檔案管理專(zhuān)家進(jìn)行授課，通過(guò)講解、案例分析、互動(dòng)交流等方式，使培訓(xùn)人員深入理解檔案管理案件移交制度的要求和操作方法。2.開(kāi)展線上培訓(xùn)，利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，發(fā)布檔案管理案件移交制度的相關(guān)資料、視頻教程等，供培訓(xùn)人員自主學(xué)習(xí)。3.進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，針對(duì)各部門(mén)在檔案管理案件移交工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題，檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，確保工作順利開(kāi)展。（三）宣傳工作同步進(jìn)行1.制作檔案管理案件移交制度宣傳手冊(cè)，發(fā)放至公司各部門(mén)，方便員工查閱和了解制度內(nèi)容。2.在公司內(nèi)部宣傳欄、辦公系統(tǒng)等平臺(tái)發(fā)布檔案管理案件移交制度的相關(guān)信息，加強(qiáng)宣傳力度，提高員工對(duì)制度的認(rèn)知度和重視程度。3.定期組織