PAGE扶貧檔案管理制度鎮(zhèn)級(jí)一、總則（一）目的為加強(qiáng)鎮(zhèn)級(jí)扶貧檔案管理，確保扶貧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮扶貧檔案在脫貧攻堅(jiān)工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我鎮(zhèn)在扶貧工作中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。扶貧檔案由鎮(zhèn)扶貧工作機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁弄虛作假。3.分類科學(xué)原則。按照扶貧工作的不同類別和階段，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保障檔案的安全性。二、檔案管理職責(zé)（一）鎮(zhèn)扶貧工作機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本鎮(zhèn)扶貧檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督全鎮(zhèn)扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)扶貧檔案的保管、利用工作，建立健全檔案借閱、查閱登記制度，保障檔案的安全和合理利用。4.定期對(duì)扶貧檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)扶貧檔案的日常收集、整理、分類、裝訂、編目等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案，確保檔案的安全和正常流轉(zhuǎn)。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好扶貧檔案的數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)和管理工作。（三）各扶貧業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在扶貧工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交鎮(zhèn)扶貧工作機(jī)構(gòu)統(tǒng)一歸檔。2.配合鎮(zhèn)扶貧工作機(jī)構(gòu)做好扶貧檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和資料信息。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件材料的形成和積累，確保文件材料的質(zhì)量。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的涉及扶貧工作的文件、政策法規(guī)、規(guī)劃計(jì)劃、通知通報(bào)等。2.鎮(zhèn)黨委、政府制定的扶貧工作方案、措施、制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告等。3.扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、資金撥付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.貧困對(duì)象識(shí)別、幫扶、退出等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，如貧困戶申請(qǐng)書、家庭情況調(diào)查表、幫扶手冊(cè)、脫貧認(rèn)定表等。5.扶貧資金管理方面的文件材料，包括資金預(yù)算、分配方案、使用情況報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。6.社會(huì)扶貧工作資料，如企業(yè)幫扶協(xié)議、捐贈(zèng)物資清單、志愿者服務(wù)記錄等。7.扶貧工作中的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)臺(tái)賬等。8.其他與扶貧工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門和相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的扶貧文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類。按照扶貧工作的不同類別，將檔案分為綜合類、項(xiàng)目類、貧困對(duì)象類、資金類、社會(huì)扶貧類等。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限1.當(dāng)年形成的扶貧檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于重大扶貧項(xiàng)目或重要文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將檔案按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年度、起止編號(hào)等信息。3.將檔案盒存入檔案柜，建立檔案存放位置索引，便于查找。（三）保管期限1.扶貧檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.具有重要憑證和查考利用價(jià)值的檔案，如扶貧工作規(guī)劃、總結(jié)、重要文件、項(xiàng)目審批文件、資金審計(jì)報(bào)告等，列為永久保管。3.在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如項(xiàng)目實(shí)施過程中的一般性文件、貧困對(duì)象幫扶記錄等，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為30年。4.只在較短時(shí)間內(nèi)有參考價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性通知等，列為短期保管，保管期限為10年。（四）保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.為鎮(zhèn)黨委、政府決策提供參考依據(jù)。2.用于扶貧工作的總結(jié)、匯報(bào)、宣傳等。3.滿足上級(jí)部門檢查、審計(jì)、考核等工作需要。4.為社會(huì)各界了解我鎮(zhèn)扶貧工作情況提供信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱。檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在查閱登記薄上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱。因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)鎮(zhèn)扶貧工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。定期對(duì)利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)扶貧檔案的數(shù)字化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查詢利用和共享。（二）數(shù)字化錄入1.按照檔案整理的分類和編號(hào)順序，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.錄入的電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，采用符合國(guó)家規(guī)定的電子文件格式，如PDF、TIFF等，確保其可讀性和可利用性。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。（三）數(shù)據(jù)庫管理1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等管理操作。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的扶貧檔案進(jìn)行鑒定，由鎮(zhèn)扶貧工作機(jī)構(gòu)組織檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)鎮(zhèn)扶貧工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同有關(guān)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和電子檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)注，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鎮(zhèn)扶貧工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)全鎮(zhèn)扶貧檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門的檔案管理情況進(jìn)行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案保管條件，查看檔案庫房設(shè)施設(shè)備是否完好，溫濕度是否符合要求。4.檔案信息化建設(shè)情況，檢查電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立、管理和維護(hù)情況。