PAGE檔案三合一審批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，規(guī)范檔案三合一審批流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案形成、整理、歸檔及保管過(guò)程中的三合一審批工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，審批過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案泄露、損毀和丟失。4.高效便捷原則：在確保檔案質(zhì)量的前提下，優(yōu)化審批流程，提高工作效率，方便檔案管理工作的開(kāi)展。二、檔案三合一審批的定義與內(nèi)容（一）定義檔案三合一審批是指對(duì)檔案的內(nèi)容真實(shí)性、整理規(guī)范性和保管安全性進(jìn)行全面審核批準(zhǔn)的過(guò)程。（二）具體內(nèi)容1.內(nèi)容真實(shí)性審批審核檔案所記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)是否真實(shí)發(fā)生，相關(guān)文件資料、數(shù)據(jù)等是否可靠。檢查檔案中涉及的簽字、蓋章等手續(xù)是否完備，是否符合公司內(nèi)部規(guī)定和業(yè)務(wù)流程要求。2.整理規(guī)范性審批依據(jù)檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)，審查檔案的分類是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否規(guī)范。檢查檔案的裝訂、編目等整理工作是否符合要求，確保檔案便于查閱和利用。3.保管安全性審批評(píng)估檔案保管場(chǎng)所的環(huán)境條件是否適宜，是否具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。審查檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇是否合理，備份策略是否完善，以保障檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和可恢復(fù)性。三、審批流程（一）檔案形成部門初審1.檔案形成部門在檔案形成后，由經(jīng)辦人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保檔案記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.經(jīng)辦人員按照檔案整理規(guī)范要求進(jìn)行初步整理，包括分類、編號(hào)、裝訂等工作。3.經(jīng)辦人員填寫《檔案三合一初審表》，詳細(xì)記錄檔案的基本信息、形成過(guò)程、初審情況等，并簽字確認(rèn)。（二）部門負(fù)責(zé)人審核1.部門負(fù)責(zé)人收到經(jīng)辦人員提交的《檔案三合一初審表》及檔案資料后，對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、業(yè)務(wù)合規(guī)性進(jìn)行審核。2.檢查檔案整理是否符合規(guī)范要求，對(duì)初審結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，并在《檔案三合一初審表》上簽署審核意見(jiàn)。（三）檔案管理部門復(fù)審1.檔案管理部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的檔案資料后，對(duì)檔案的整理規(guī)范性和保管安全性進(jìn)行復(fù)審。2.依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的分類、編號(hào)、編目等進(jìn)行細(xì)致檢查，確保整理工作符合要求。3.檢查檔案保管場(chǎng)所的環(huán)境條件及安全設(shè)施是否滿足檔案保管需求，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)和備份策略進(jìn)行評(píng)估。4.檔案管理部門在《檔案三合一初審表》上填寫復(fù)審意見(jiàn)，并簽字確認(rèn)。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)終審1.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)過(guò)初審、審核和復(fù)審的檔案進(jìn)行最終審批。2.重點(diǎn)審查檔案內(nèi)容與公司整體業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、重要性，以及審批流程的合規(guī)性。3.分管領(lǐng)導(dǎo)在《檔案三合一初審表》上簽署終審意見(jiàn)，決定檔案是否可以正式歸檔。（五）特殊情況處理對(duì)于重要、緊急或涉及敏感信息的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)簡(jiǎn)化或調(diào)整審批流程，但必須確保審批環(huán)節(jié)的完整性和有效性。簡(jiǎn)化或調(diào)整后的流程需報(bào)檔案管理部門備案。四、審批責(zé)任（一）經(jīng)辦人員責(zé)任1.對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)，確保檔案記錄準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際情況。2.按照檔案整理規(guī)范要求進(jìn)行初步整理，保證檔案整理工作的質(zhì)量。3.如實(shí)填寫《檔案三合一初審表》，提供準(zhǔn)確的檔案信息和初審意見(jiàn)。（二）部門負(fù)責(zé)人責(zé)任1.對(duì)本部門形成檔案內(nèi)容的真實(shí)性和業(yè)務(wù)合規(guī)性負(fù)責(zé)，認(rèn)真審核檔案資料。2.監(jiān)督經(jīng)辦人員的檔案整理工作，對(duì)初審結(jié)果進(jìn)行把關(guān)，簽署準(zhǔn)確的審核意見(jiàn)。（三）檔案管理部門人員責(zé)任1.嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案的整理規(guī)范性和保管安全性進(jìn)行復(fù)審，確保復(fù)審工作的準(zhǔn)確性和專業(yè)性。2.對(duì)復(fù)審過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任1.對(duì)檔案的最終審批結(jié)果負(fù)責(zé)，全面審查檔案的整體情況，做出正確的終審決策。2.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合公司整體利益和發(fā)展需求。五、檔案整理規(guī)范（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.公司檔案分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、黨群工作類等類別。2.每大類下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容細(xì)分若干二級(jí)類目，如行政管理類可分為文件、會(huì)議、機(jī)要、信訪等二級(jí)類目。3.各部門應(yīng)根據(jù)公司統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：公司檔案全宗號(hào)統(tǒng)一設(shè)定為[具體全宗號(hào)]。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類類別，分別設(shè)定不同的目錄號(hào)，如行政管理類目錄號(hào)為1，經(jīng)營(yíng)管理類目錄號(hào)為2等。4.案卷號(hào)：按照檔案整理順序，每一案卷賦予一個(gè)唯一的案卷號(hào)。5.件號(hào)：在每一案卷內(nèi)，每份文件按照排列順序賦予件號(hào)。6.編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，便于檔案的查找和管理。（三）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其符合A4紙張要求。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，日期填寫文件形成日期，保管期限按照國(guó)家規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，密級(jí)根據(jù)文件保密程度標(biāo)注。3.在檔案盒脊背上應(yīng)填寫檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息，便于檔案上架排列和查找。六、檔案保管與安全（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。（二）存儲(chǔ)介質(zhì)1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在符合檔案保管要求的檔案盒、檔案柜中，并按照分類編號(hào)順序上架排列。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.電子檔案應(yīng)建立規(guī)范的命名和存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。（三）安全管理制度1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.建立檔案安全檢查制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房、存儲(chǔ)介質(zhì)等進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，掌握安全防范技能。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在緊急情況下能夠迅速有效地保護(hù)檔案安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案三合一審批制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)檔案審批流程、整理規(guī)范、保管安全等方面進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.建立檔案管理工作內(nèi)部考核機(jī)制，將檔案三合一審批制度執(zhí)行情況納入部門績(jī)效考核內(nèi)容。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家檔案行政管理部門及上級(jí)主管單位的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案資料和相關(guān)情況。2.根據(jù)外部檢查意見(jiàn)，及時(shí)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和完善，確保公司檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.檔案管理部門定期制定檔案三合一審批制度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)對(duì)象、內(nèi)容、方式和時(shí)間安排。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案整理規(guī)范、審批流程、安全保密知識(shí)等。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.針對(duì)不同崗位人員，采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)。2.對(duì)新入職員工進(jìn)行檔案三合一審批制度基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，使其盡快熟悉檔案管理工作要求。3.對(duì)檔案管理相關(guān)崗位人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升其專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。（三）宣傳推廣1.通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作簡(jiǎn)報(bào)等渠道，宣傳檔案三合一審批制度的重要性和具體內(nèi)容。2.及時(shí)發(fā)布檔案管理工作動(dòng)態(tài)和相關(guān)知識(shí)，提高全體員工對(duì)