PAGE建筑公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、工程建設等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目部、分公司等部門的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案管理工作實行集中統(tǒng)一領導，由公司綜合管理部門負責檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.完整性原則檔案管理應涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，全面收集、整理和保存各類文件資料，保證檔案的完整性。3.準確性原則檔案內(nèi)容應真實、準確、客觀地反映公司的實際情況，確保檔案信息的可靠性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項工作提供及時有效的支持。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負責組織檔案的查閱、借閱工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務，確保檔案的安全和合理使用。5.定期對公司檔案管理工作進行檢查、評估和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷提高檔案管理質(zhì)量。6.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。7.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門等相關單位的溝通協(xié)調(diào)，及時報送檔案管理工作情況。（二）各部門職責1.負責本部門文件資料的收集、整理、歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的完整、準確和安全。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供所需的檔案資料。4.在項目建設、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中，及時形成和積累各類文件資料，并按照檔案管理要求進行整理和歸檔，確保項目檔案的齊全、完整。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的存儲、保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案。5.積極參與檔案信息化建設，錄入和維護檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。6.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序進行銷毀。7.不斷學習檔案管理業(yè)務知識，提高自身業(yè)務素質(zhì)和工作能力，積極探索檔案管理工作的新思路、新方法。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司設立、變更、注銷等相關文件；公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等；公司人事檔案、勞動合同、薪酬福利等文件；公司行政事務管理文件，如公文處理、印章管理、辦公用品管理等。2.工程管理類檔案包括工程項目前期文件，如項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等；工程勘察、設計文件；工程招投標文件、合同協(xié)議；工程施工過程中的各類技術文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、安全管理文件等；工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工圖等。3.經(jīng)營管理類檔案包括市場營銷文件，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等；財務管理文件，如財務報表、會計憑證、審計報告等；物資采購與管理文件，如采購合同、物資出入庫記錄等；合同管理文件，如合同臺賬、合同評審記錄等。4.技術資料類檔案包括公司自主研發(fā)的技術成果文件，如專利證書、技術鑒定報告、科研項目資料等；引進技術的相關文件，如技術轉(zhuǎn)讓合同、技術資料等；施工技術規(guī)范、標準圖集、技術交底等資料。5.聲像檔案包括公司重大活動、工程建設等方面的照片、錄像、錄音等資料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：由公司綜合管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設置，每個一級類目對應一個目錄號，用兩位數(shù)字表示。4.案卷號：在每個目錄內(nèi)，按照檔案形成的時間順序或項目順序，對案卷進行編號，并采用三位數(shù)字表示。5.件號：在每本案卷內(nèi)，對每份文件進行編號，采用四位數(shù)字表示。例如：行政管理類檔案的編號為01010010001，表示全宗號為01，行政管理類檔案的目錄號為01，該目錄下的第一本案卷編號為001，卷內(nèi)第一份文件編號為0001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級主管部門下發(fā)的與公司相關的文件、通知、指示等。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、信函等。4.公司內(nèi)部各部門之間的往來文件、報告、報表等。5.公司員工個人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對收集到的文件資料應進行初步整理，剔除重復、無效的文件，并按照檔案分類要求進行分類。（三）整理方法1.分類按照檔案分類方案，將收集到的文件資料進行分類，形成不同類別的檔案。2.組卷將同一類別的文件資料按照一定的原則進行組卷，如按時間順序、項目階段、問題等進行組卷。卷內(nèi)文件應保持內(nèi)在聯(lián)系，便于查找和利用。3.編目對每本案卷進行編目，包括填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。案卷封面應注明全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級等信息；卷內(nèi)目錄應依次填寫文件編號、責任者、題名、日期、頁號等；備考表應注明本案卷的情況說明、整理人、檢查人、日期等。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專用的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應設置密集架、檔案柜等存儲設備，按照檔案分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對檔案庫房的溫濕度進行控制，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.采取有效的防蟲、防霉措施，定期對檔案進行消毒、驅(qū)蟲處理，防止檔案受到蟲害和霉變的侵害。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和可利用性。5.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，對借出的檔案應及時催還，確保檔案按時歸還入庫。6.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄并報告，采取有效措施進行處理，防止問題擴大。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應根據(jù)工作需要，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.查閱涉及公司機密、重要技術資料等檔案，需經(jīng)公司分管領導批準。3.外部單位查閱公司檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司綜合管理部門審核，報公司分管領導批準后，方可查閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應及時報告綜合管理部門，并承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案時，應認真檢查檔案的完整性和準確性，經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，辦理歸還手續(xù)。（三）查閱利用規(guī)定1.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。復印的檔案資料應與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。4.檔案管理人員應根據(jù)查閱利用情況，及時做好記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則公司應定期對檔案進行鑒定，一般每年進行一次全面鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.價值鑒定原則根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案的保存價值進行評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員等。鑒定小組負責對檔案進行鑒定工作，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.綜合評估法結(jié)合檔案的形成背景、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理人員組織實施銷毀。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.提高檔案管理工作的效率和水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件編號、責任者、題名、日期、內(nèi)容等信息，支持批量錄入和導入功能。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按關鍵詞、日期、分類等進行檢索，快速準確地查找所需檔案信息。3.檔案借閱管理功能記錄檔案借閱情況，包括借閱人員、借閱時間、歸還時間等信息，實現(xiàn)對檔案借閱的全程跟蹤和管理。4.檔案統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全管理功能設置用戶權限管理，確保不同人員只能訪問其權限范圍內(nèi)的檔案信息；對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份和恢復，防止數(shù)據(jù)丟失；采取安全防護