PAGE電算化檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電算化檔案管理，確保電算化檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及電算化檔案管理的部門和人員，包括但不限于財(cái)務(wù)部門、信息部門、各業(yè)務(wù)部門等在電算化環(huán)境下產(chǎn)生的各類檔案。（三）定義1.電算化檔案：指公司在電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中形成的，具有保存價(jià)值的電子文件、數(shù)據(jù)、程序等資料，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)、操作日志等。2.歸檔：將電算化系統(tǒng)中已完成處理且具有保存價(jià)值的各類數(shù)據(jù)和文件，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)，以便長期保存和查閱利用的過程。（四）管理原則1.真實(shí)性原則：電算化檔案應(yīng)如實(shí)反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和電算化系統(tǒng)運(yùn)行情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的各類相關(guān)信息，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性，不得遺漏重要數(shù)據(jù)和文件。3.安全性原則：采取有效措施保障電算化檔案的存儲(chǔ)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，確保檔案信息不被非法篡改或破壞。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定的程序和要求進(jìn)行電算化檔案的歸檔管理，保證檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.便于利用原則：對(duì)電算化檔案進(jìn)行科學(xué)分類和整理，建立便捷的檢索和查詢機(jī)制，以便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員在需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。二、電算化檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)電算化檔案各類會(huì)計(jì)憑證的電子數(shù)據(jù)，包括記賬憑證、原始憑證的掃描件或電子影像等。會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等的電子記錄。財(cái)務(wù)報(bào)表，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及其附注等電子文檔。財(cái)務(wù)分析報(bào)告、預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告等相關(guān)財(cái)務(wù)資料的電子版本。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)電算化檔案業(yè)務(wù)部門在其電算化業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如銷售訂單、采購合同、庫存記錄、生產(chǎn)工單等。業(yè)務(wù)流程中涉及的審批文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等電子資料。3.系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)檔案電算化系統(tǒng)的安裝文件、配置文件、升級(jí)記錄等。系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，包括全量備份、增量備份等不同時(shí)間段的備份文件。系統(tǒng)操作日志，記錄系統(tǒng)用戶的登錄、操作、權(quán)限變更等信息。系統(tǒng)維護(hù)記錄，如系統(tǒng)故障處理記錄、性能優(yōu)化記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電算化檔案的收集工作，確保各類檔案數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確地被收集。2.對(duì)于會(huì)計(jì)電算化檔案，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在每月結(jié)賬后，及時(shí)將本月的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并傳輸至指定的存儲(chǔ)位置。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程，定期收集和整理本部門在電算化系統(tǒng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和相關(guān)文件，確保數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。4.信息部門負(fù)責(zé)收集和整理電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中的各類技術(shù)文檔和系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行備份操作，并妥善保存?zhèn)浞菸募?。（三）整理方?.分類按照檔案的性質(zhì)和用途，將電算化檔案分為會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案和系統(tǒng)檔案三大類。在每大類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。例如，會(huì)計(jì)檔案可細(xì)分為憑證類、賬簿類、報(bào)表類等；業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)業(yè)務(wù)模塊分為銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、庫存業(yè)務(wù)檔案等；系統(tǒng)檔案可分為系統(tǒng)安裝配置檔案、備份數(shù)據(jù)檔案、操作日志檔案等。2.編號(hào)為便于電算化檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和邏輯性原則。編號(hào)可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，例如，會(huì)計(jì)憑證編號(hào)可按照年份+月份+憑證序號(hào)的格式進(jìn)行編寫，如202305001表示2023年5月份的第1號(hào)會(huì)計(jì)憑證。3.命名檔案命名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和性質(zhì)。對(duì)于電子文件，文件名可采用“檔案類別+年份+月份+主題+文件格式”的形式命名，如“會(huì)計(jì)憑證_202305_銷售業(yè)務(wù)憑證.pdf”。4.建立索引為了提高電算化檔案的檢索效率，應(yīng)建立相應(yīng)的索引文件。索引文件應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、存儲(chǔ)位置、所屬類別、形成時(shí)間等關(guān)鍵信息?？衫秒娮颖砀褴浖ㄈ鏓xcel）建立索引表，通過對(duì)索引表的查詢和篩選功能，快速定位所需檔案。三、電算化檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式及介質(zhì)選擇1.存儲(chǔ)方式采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行電算化檔案的集中存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。建立異地災(zāi)備存儲(chǔ)中心，定期將重要的電算化檔案備份至異地存儲(chǔ)，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е卤镜貦n案數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)介質(zhì)選擇根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性、保存期限和使用頻率等因素，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)。對(duì)于長期保存且重要的檔案數(shù)據(jù)，優(yōu)先選用磁帶或光盤等耐久性較好的介質(zhì)；對(duì)于短期使用或查詢頻繁的檔案數(shù)據(jù)，可采用磁盤存儲(chǔ)。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.溫度與濕度存儲(chǔ)電算化檔案的環(huán)境溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在40%60%范圍內(nèi)。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測和記錄存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度情況，確保溫濕度符合要求。2.防塵與防磁存儲(chǔ)場所應(yīng)具備良好的防塵措施，防止灰塵對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)造成損害。避免將電算化檔案存儲(chǔ)設(shè)備放置在強(qiáng)磁場源附近，防止磁場干擾導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.防火與防水存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。做好防水措施，防止存儲(chǔ)場所出現(xiàn)漏水現(xiàn)象，對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備造成損壞。（三）保管期限規(guī)定1.會(huì)計(jì)電算化檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿等保管期限按照國家相關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)執(zhí)行，一般為30年。月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等永久保存。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)電算化檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及相關(guān)文件的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和公司規(guī)定確定，一般不少于5年。涉及重要業(yè)務(wù)決策、長期合作項(xiàng)目等相關(guān)檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，視具體情況可保存10年或更長時(shí)間。3.系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)檔案電算化系統(tǒng)的安裝文件、配置文件等保管期限與系統(tǒng)的使用周期相同，直至系統(tǒng)停止使用或升級(jí)換代后仍需保留一定時(shí)間，以確保系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)的需要。系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和恢復(fù)要求確定，一般不少于3年。系統(tǒng)操作日志和維護(hù)記錄等保管期限為5年。（四）保管責(zé)任與監(jiān)督1.公司指定專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)電算化檔案的保管工作，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電算化檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)電算化檔案的保管情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案保管工作符合規(guī)定要求。四、電算化檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與流程1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱電算化檔案的，應(yīng)根據(jù)其工作職能和業(yè)務(wù)需求，授予相應(yīng)的查閱權(quán)限。一般情況下，會(huì)計(jì)人員可查閱本部門的會(huì)計(jì)電算化檔案；業(yè)務(wù)部門人員可查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的電算化檔案；信息部門人員可查閱系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)的電算化檔案。涉及公司機(jī)密或重要財(cái)務(wù)信息的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，僅限公司高層管理人員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等特定人員查閱，并需經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.查閱流程查閱人員應(yīng)填寫《電算化檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，申請表提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)查閱人員的權(quán)限進(jìn)行審批，對(duì)于權(quán)限范圍內(nèi)的查閱申請，予以批準(zhǔn)；對(duì)于超出權(quán)限的申請，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱申請獲批后，并由檔案管理人員陪同查閱人員到指定的存儲(chǔ)地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱過程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自對(duì)檔案進(jìn)行修改、刪除、復(fù)制等操作。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《電算化檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員負(fù)責(zé)將檔案歸還原位。（二）借閱規(guī)定與手續(xù)1.借閱規(guī)定原則上不允許外借電算化檔案。如因特殊情況確需外借的，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制借閱期限和借閱范圍。借閱的檔案必須保持完好無損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于非公司規(guī)定的用途。借閱人員應(yīng)承擔(dān)檔案在借閱期間的安全保管責(zé)任，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.借閱手續(xù)借閱人員填寫《電算化檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審核。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理人員與借閱人員辦理檔案交接手續(xù)，填寫《電算化檔案借閱交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。五、電算化檔案的銷毀（一）銷毀條件與審批1.銷毀條件電算化檔案達(dá)到保管期限，且經(jīng)鑒定確認(rèn)已無保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀處理。因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、系統(tǒng)升級(jí)等原因，導(dǎo)致某些電算化檔案不再適用或已被新的檔案所替代，且原檔案已無利用價(jià)值的，也可予以銷毀。2.審批流程檔案管理部門定期對(duì)到期或已無保存價(jià)值的電算化檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《電算化檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、存儲(chǔ)位置及銷毀原因等信息?！峨娝慊瘷n案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、信息部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽通過后，《電算化檔案銷毀清單》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施檔案銷毀工作。（二）銷毀方式與監(jiān)督1.銷毀方式根據(jù)電算化檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)和數(shù)據(jù)內(nèi)容，選擇合適的銷毀方式。對(duì)于磁盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上的數(shù)據(jù)，可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀；對(duì)于紙質(zhì)檔案的電子影像或掃描件，可通過物理粉碎等方式進(jìn)行銷毀。對(duì)于重要的電算化檔案，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行備份，以防萬一。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存一定期限后，再進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀監(jiān)督檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程符合規(guī)定要求，防止檔案數(shù)據(jù)被非法恢復(fù)或泄露。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并形成《電算化檔案銷毀記錄》?！峨娝慊瘷n案銷毀記錄》應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)督人員及銷毀人員簽字確認(rèn)后，與《電算化檔案銷毀清單》一并歸檔保存。