PAGE會計檔案保管工作制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，充分發(fā)揮會計檔案在公司經濟管理中的作用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責1.公司財務部門負責會計檔案的整理、裝訂、保管等工作，并指定專人負責會計檔案管理。2.公司檔案管理部門負責對會計檔案進行統(tǒng)一歸檔、保管和提供查閱服務，并對會計檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。3.各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案的收集、整理和移交工作，確保會計檔案的完整和安全。二、會計檔案的內容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為記賬依據的憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據總分類賬戶開設的，用來分類登記全部經濟業(yè)務，提供總括核算資料的賬簿；明細賬是根據明細分類賬戶開設的，用來分類登記某一類經濟業(yè)務，提供明細核算資料的賬簿；日記賬是按照經濟業(yè)務發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產卡片是記錄固定資產詳細情況的卡片式賬簿。（三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量等會計信息的文件。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計人員應將本月的記賬憑證按照編號順序整理，檢查附件是否齊全，編號是否連續(xù)，內容是否完整。2.將記賬憑證及其附件按順序排列，摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整。3.按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數。4.每本憑證的厚度一般以1.52厘米為宜，過厚不利于翻閱核查，過薄則易散失。5.裝訂時，在左上角打孔，用棉線或尼龍線穿繞，在憑證左上角正面和背面各打一個結，將線打結后在憑證背面將線頭壓平，防止線頭松散。6.在裝訂線上加貼封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。7.在憑證封面上填寫憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽名或蓋章，注明會計年度、月份、冊數和記賬憑證編號。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。2.將活頁賬按頁碼順序編號，撤去賬夾，加具封面、封底，裝訂成冊。3.多欄式、三欄式、數量金額式等各種賬頁，應根據同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。4.在賬簿封面上填寫單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、賬簿頁數、會計主管人員和裝訂人員簽名或蓋章。（三）財務會計報告的整理與裝訂1.月度、季度財務會計報告應按月、季分別整理裝訂成冊。年度財務會計報告應單獨裝訂成冊，并加蓋單位公章。2.財務會計報告應依次編寫頁碼，加具封面，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、季度、報告種類、編號等內容，由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。（四）其他會計資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單應按月或按季整理，單獨裝訂成冊。2.納稅申報表應按月份、季度或年度分別整理，單獨裝訂成冊。3.會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等應按類別整理，單獨裝訂成冊。4.其他具有保存價值的會計資料應根據其性質和類別進行整理，分別裝訂成冊，并在封面上注明資料名稱、日期、編號等內容。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.會計憑證，保管期限為30年。2.會計賬簿，總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告，月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年；年度財務會計報告保管期限為永久。4.其他會計資料，銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書保管期限為永久。（二）保管要求1.會計檔案應存放在專用的檔案柜中，實行分類存放，便于查找和管理。2.檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能，確保會計檔案的安全。3.會計檔案應保持整潔、整齊，不得隨意堆放，防止損壞和丟失。4.財務部門應定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現問題及時處理。5.檔案管理部門應定期對會計檔案進行盤點，確保會計檔案的賬實相符。（三）電子會計檔案的保管1.公司應配備專門的電子會計檔案管理系統(tǒng)，對電子會計檔案進行集中存儲和管理。2.電子會計檔案應定期進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。3.電子會計檔案的存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。4.公司應建立電子會計檔案的索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查找和調用電子會計檔案。5.查閱電子會計檔案時，應使用專門的軟件進行操作，不得對電子會計檔案進行修改、刪除等操作。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內容、查閱理由等，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門負責人根據申請內容進行審核，批準后方可查閱。3.查閱人員應在財務部門指定的地點查閱會計檔案，查閱時不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，也不得抽換會計憑證。4.查閱人員如需復印會計檔案，應經財務部門負責人批準，并在復印件上加蓋財務部門公章。（二）借閱程序1.外單位人員因工作需要借閱本公司會計檔案時，應持有單位介紹信，經本公司財務部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會計檔案時，應填寫《會計檔案借閱登記表》，注明借閱日期、借閱單位、借閱內容、歸還日期等，經財務部門負責人簽字同意后，由檔案管理部門提供借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管會計檔案，不得轉借他人，不得擅自將會計檔案帶出公司。5.借閱人員歸還會計檔案時，應經檔案管理部門核對無誤后，在《會計檔案借閱登記表》上簽字確認。（三）查閱與借閱登記財務部門和檔案管理部門應分別建立會計檔案查閱和借閱登記簿，詳細記錄查閱和借閱的日期、內容、查閱和借閱人員、批準人等信息，以備查考。六、會計檔案的移交（一）內部移交1.公司內部各部門之間因工作需要轉移會計檔案時，應填寫《會計檔案內部移交清單》，注明移交日期、移交檔案名稱、數量、移交部門、接收部門等內容，經雙方部門負責人簽字確認后，辦理移交手續(xù)。2.移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為會計檔案移交的憑證。（二）外部移交1.公司因合并、分立、撤銷、解散或破產等原因終止時，應將會計檔案移交至其業(yè)務主管部門或財產所有者代管或移交當地檔案管理部門保管。2.移交時，應編制《會計檔案移交清冊》，詳細列出會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限已保管期限等內容，經雙方單位負責人簽字確認后，辦理移交手續(xù)。3.移交清冊一式三份，雙方單位各執(zhí)一份，存檔一份。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本公司檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。（二）銷毀程序1.會計檔案銷毀清冊應包括會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀日期等內容。2.公司負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應當由檔案管理部門和財務部門共同派員監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本公司負責人。（三）不得銷毀的會計檔案