PAGE體制內(nèi)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)體制內(nèi)檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本體制內(nèi)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：體制內(nèi)檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機(jī)密、敏感的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本體制內(nèi)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本體制內(nèi)各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本體制內(nèi)各部門及所屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.定期向上級主管部門報(bào)送檔案工作情況，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照歸檔要求及時(shí)移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，配合檔案室做好檔案的收集、整理、鑒定等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)讓檔案。4.積極支持和配合檔案室開展檔案利用工作，根據(jù)工作需要及時(shí)查閱和利用檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本體制內(nèi)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本體制內(nèi)形成的各類文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本體制內(nèi)開展的重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的文件材料，包括立項(xiàng)審批、實(shí)施方案、工作記錄、成果報(bào)告等。4.本體制內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、職稱評定、工資調(diào)整等方面的文件材料。5.本體制內(nèi)簽訂的合同、協(xié)議、章程、證書等文件材料。6.本體制內(nèi)的財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。7.本體制內(nèi)的聲像、電子等特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。4.聲像、電子等特殊載體檔案應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說明材料，確保檔案內(nèi)容的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同類別、保管期限和密級，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、編號、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全和整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本體制內(nèi)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對本體制內(nèi)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映本體制內(nèi)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本體制內(nèi)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本體制內(nèi)一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對本體制內(nèi)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和利用。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價(jià)值的原則。2.嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對本體制內(nèi)工作的查考利用價(jià)值、歷史研究價(jià)值等。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本體制內(nèi)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本體制內(nèi)各部門及所屬單位因工作需要查閱和利用檔案。2.上級機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱本體制內(nèi)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱本體制內(nèi)檔案。4.其他經(jīng)批準(zhǔn)查閱本體制內(nèi)檔案的單位和個(gè)人。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要短期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)印件或電子副本。（三）利用手續(xù)1.利用者應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、查閱范圍等信息。2.《檔案利用申請表》經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室對利用申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理利用手續(xù)。4.利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需借閱或復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱或復(fù)制手續(xù)，并按時(shí)歸還。5.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等全過程的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對本體制內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、存儲(chǔ)安全。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，便于檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用符合檔案管理業(yè)務(wù)需求和安全要求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。3.加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）電子檔案管理1.對電子文件的形成、積累、整理和歸檔等過程進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方法進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.檔案室負(fù)責(zé)對本體制內(nèi)各部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.上級主管部門對本體制內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行督促整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，如檔案庫房、檔案裝具、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材等。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化、信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案管理等。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任心。（三）檢查結(jié)果處理