PAGE鐵路檔案室八防制度一、總則（一）目的鐵路檔案室作為鐵路系統(tǒng)各類重要文件、資料、檔案的存儲與管理核心，其安全與完整對于鐵路運營、歷史研究、決策支持等方面具有不可估量的價值。為確保鐵路檔案室檔案資源的安全與質(zhì)量，特制定本八防制度，以有效防范各類可能對檔案造成損害的因素。（二）適用范圍本制度適用于鐵路系統(tǒng)內(nèi)各級檔案室，包括鐵路管理部門檔案室、各基層站段檔案室等，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等不同載體形式的檔案管理。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》以及鐵路行業(yè)相關(guān)檔案管理標準和規(guī)范制定，確保制度符合法律法規(guī)要求，保障檔案管理工作的合法性、規(guī)范性和科學(xué)性。二、防火（一）檔案室布局與設(shè)施要求1.檔案室應(yīng)選址在遠離易燃、易爆物品倉庫及生產(chǎn)車間等火災(zāi)風(fēng)險較高區(qū)域。建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)采用防火性能良好的材料，墻體、屋頂?shù)葢?yīng)具備一定的耐火極限。2.檔案室內(nèi)部應(yīng)合理劃分功能區(qū)域，設(shè)置防火分隔設(shè)施，如防火墻、防火門等，防止火災(zāi)蔓延。檔案存儲區(qū)與辦公區(qū)、設(shè)備區(qū)等應(yīng)有效分隔。3.配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)，探測器應(yīng)安裝在檔案室的各個區(qū)域，包括檔案架上方、墻角等位置，確保能夠及時探測到火災(zāi)隱患。報警系統(tǒng)應(yīng)定期進行維護和檢測，保證其正常運行。4.安裝自動噴水滅火系統(tǒng)，噴頭應(yīng)根據(jù)檔案室的空間布局和檔案存儲方式合理布置，確保能夠覆蓋整個檔案室。定期檢查噴水滅火系統(tǒng)的水源、管網(wǎng)、噴頭等部件，保證其處于良好的備用狀態(tài)。（二）火源管理1.嚴禁在檔案室吸煙和使用明火。檔案室入口處應(yīng)設(shè)置明顯的禁止吸煙標識，并加強對進入檔案室人員的宣傳教育。2.嚴格控制檔案室電氣設(shè)備的使用，所有電氣線路應(yīng)符合安全標準，采用阻燃電纜和電線。定期檢查電氣設(shè)備，防止因電線老化、短路等引發(fā)火災(zāi)。3.如需在檔案室進行電氣設(shè)備維修、動火作業(yè)等特殊工作，必須提前辦理審批手續(xù)，采取相應(yīng)的防火措施，如配備滅火器材、清理作業(yè)現(xiàn)場周圍易燃物等，并由專業(yè)人員進行操作。作業(yè)完成后，要對現(xiàn)場進行仔細檢查，確保無火災(zāi)隱患。（三）消防器材配備與管理1.在檔案室配備足夠數(shù)量、種類合適的滅火器材，如滅火器、滅火器具等。滅火器應(yīng)放置在易于取用的位置，且定期檢查其壓力、有效期等，確保其性能良好。2.設(shè)立消防器材臺賬，詳細記錄消防器材的型號、數(shù)量、購置時間、維護保養(yǎng)情況等信息。對消防器材的維護保養(yǎng)工作應(yīng)明確責(zé)任人員，定期進行檢查、維修、換藥等操作，并做好記錄。3.組織檔案室工作人員參加消防安全培訓(xùn)，使其熟悉火災(zāi)報警程序、滅火器材的使用方法以及初期火災(zāi)的撲救技能等。定期開展消防演練，提高工作人員的應(yīng)急處置能力。三、防潮（一）檔案室環(huán)境濕度控制1.安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)測檔案室的溫度和濕度情況。將溫濕度控制在適宜范圍內(nèi)，溫度一般保持在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.根據(jù)溫濕度監(jiān)測數(shù)據(jù)，采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。當濕度偏高時，可采用除濕機進行除濕；當濕度偏低時，可通過放置水盆、使用加濕器等方式增加濕度。（二）檔案存儲防潮措施1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案架上，檔案架應(yīng)與墻壁保持一定距離，便于空氣流通。檔案架底部可放置防潮墊板，防止地面濕氣侵入檔案。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密封包裝或裝入防潮檔案盒內(nèi)保存。防潮檔案盒應(yīng)具備良好的防潮性能，材質(zhì)應(yīng)符合相關(guān)標準要求。3.電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)放置在干燥通風(fēng)的環(huán)境中，定期檢查設(shè)備的運行狀態(tài)，防止因受潮導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞。對于重要電子檔案，應(yīng)進行定期備份，并異地存儲。（三）防潮檢查與維護1.定期對檔案室進行防潮檢查，重點檢查檔案架、檔案盒、存儲設(shè)備等是否受潮。如發(fā)現(xiàn)受潮跡象，應(yīng)及時采取措施進行處理，如更換受潮的檔案盒、對設(shè)備進行干燥處理等。2.對檔案室的門窗、通風(fēng)口等進行檢查，確保其密封良好，防止外界濕氣進入。如有損壞，應(yīng)及時修復(fù)。3.定期清理檔案室地面、墻面等，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生，減少灰塵和濕氣的積聚。四、防蟲（一）檔案室防蟲環(huán)境營造1.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，清除檔案室內(nèi)外的雜物、灰塵等，減少害蟲滋生的環(huán)境。2.對檔案室的門窗、通風(fēng)口等進行防蟲處理，安裝防蟲網(wǎng)，防止害蟲進入檔案室。防蟲網(wǎng)的網(wǎng)孔應(yīng)足夠細密，能夠有效阻擋害蟲。（二）檔案防蟲措施1.在檔案存儲區(qū)域放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等。防蟲藥品應(yīng)放置在通風(fēng)良好的位置，避免與檔案直接接觸，防止對檔案造成損害。2.對檔案進行定期檢查，查看是否有害蟲活動跡象。如發(fā)現(xiàn)害蟲，應(yīng)及時采取措施進行殺滅，可采用物理方法（如紫外線燈照射、粘蟲板捕殺等）或化學(xué)方法（在專業(yè)人員指導(dǎo)下使用安全環(huán)保的殺蟲劑）進行處理。3.對于珍貴檔案，可采用密封包裝、真空包裝等方式進行防蟲保護，減少害蟲接觸檔案的機會。（三）防蟲檢查與監(jiān)測1.定期組織防蟲檢查，由專人負責(zé)對檔案室的各個區(qū)域進行仔細檢查，重點檢查檔案架、檔案盒、存儲設(shè)備等部位是否有害蟲活動跡象。2.建立防蟲監(jiān)測記錄，詳細記錄每次檢查的時間、地點、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。通過監(jiān)測記錄，分析害蟲活動規(guī)律，及時調(diào)整防蟲措施。3.加強與專業(yè)防蟲機構(gòu)的合作，定期邀請專業(yè)人員對檔案室進行全面的防蟲檢測和評估，根據(jù)檢測結(jié)果制定針對性的防蟲方案。五、防盜（一）檔案室安全防護設(shè)施建設(shè)1.檔案室應(yīng)安裝堅固的門窗，門窗應(yīng)具備良好的防盜性能，采用防盜門鎖、防盜窗等設(shè)備。門鎖應(yīng)選用質(zhì)量可靠的產(chǎn)品，并定期更換門鎖鑰匙。2.安裝監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控攝像頭應(yīng)覆蓋檔案室的出入口、內(nèi)部通道、檔案存儲區(qū)域等關(guān)鍵部位。監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備實時錄像、存儲功能，錄像資料應(yīng)保存一定期限，以便在需要時進行查閱。3.配備防盜報警裝置，如紅外探測器、震動探測器等。報警裝置應(yīng)與公安機關(guān)報警系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，確保在發(fā)生盜竊事件時能夠及時報警。（二）人員出入管理1.嚴格控制檔案室人員出入，設(shè)立專門的檔案室入口，安排專人負責(zé)門禁管理。進入檔案室的人員必須經(jīng)過授權(quán)，并進行身份登記，登記內(nèi)容包括姓名、部門、進入時間、事由等。2.檔案室工作人員離開檔案室時，應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電，并將重要檔案妥善保管。嚴禁無關(guān)人員擅自進入檔案室。3.對檔案室工作人員進行安全教育，提高其防盜意識，使其了解防盜措施和應(yīng)急處置方法。（三）檔案安全管理1.建立檔案借閱制度，嚴格規(guī)范檔案借閱流程。借閱檔案必須經(jīng)過審批，填寫借閱申請表，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，應(yīng)及時催還。2.對檔案的出入庫進行詳細登記管理，記錄檔案的名稱、數(shù)量、出入庫時間、經(jīng)手人等信息。定期對檔案進行盤點，確保檔案數(shù)量準確、安全。3.加強對檔案室周邊環(huán)境的巡查，特別是在夜間和節(jié)假日等重點時段。巡查人員應(yīng)認真檢查門窗、報警裝置等是否正常，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告并處理。六防光（一）檔案室采光與照明控制1.合理設(shè)計檔案室的采光方式，盡量減少自然光線直接照射檔案?？刹捎谜诠獯昂?、百葉窗等設(shè)施對窗戶進行遮擋，避免陽光直射檔案。2.安裝人工照明系統(tǒng)，照明燈具應(yīng)選擇無紫外線、紅外線輻射的產(chǎn)品，以減少光線對檔案的損害。燈具的布置應(yīng)均勻合理，避免出現(xiàn)照明死角。3.根據(jù)檔案存儲區(qū)域的不同需求，合理控制照明亮度。對于珍貴檔案存儲區(qū)域，應(yīng)采用較低亮度的照明，以降低光線對檔案的老化影響。（二）檔案防光保護措施1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)避免長時間暴露在光線下。在檔案整理、查閱等過程中，盡量縮短檔案暴露在光線下的時間。如需要在光線充足的環(huán)境下操作，可使用遮光罩等工具對檔案進行局部遮擋。2.電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)避免陽光直射，防止設(shè)備外殼溫度過高影響其性能。同時，應(yīng)定期檢查存儲設(shè)備的存儲環(huán)境，確保其處于適宜的溫度和濕度條件下。3.對于聲像檔案，應(yīng)采取特殊的防光保護措施。如對錄像帶、錄音帶等，應(yīng)存放在避光的檔案盒內(nèi)，并在盒外標注相關(guān)信息；對于照片檔案，應(yīng)使用防光相冊或密封袋進行保存。（三）防光檢查與維護1.定期對檔案室的采光和照明設(shè)施進行檢查，查看遮光窗簾、百葉窗等是否完好，照明燈具是否正常工作。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時進行修復(fù)或更換。2.檢查檔案存儲環(huán)境的光線情況，評估光線對檔案的影響程度。根據(jù)檢查結(jié)果，調(diào)整采光和照明控制措施，確保檔案始終處于適宜的光照環(huán)境中。3.對檔案進行定期檢查時，注意觀察檔案是否有因光線照射而出現(xiàn)的褪色、老化等現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如對褪色檔案進行修復(fù)、對老化檔案采取特殊保存措施等。七、防塵（一）檔案室防塵環(huán)境打造1.檔案室應(yīng)保持良好的密封性，減少外界灰塵進入。對檔案室的門窗、通風(fēng)口等進行密封處理，可采用密封膠條、密封墊等材料。2.安裝空氣過濾設(shè)備，如空氣凈化器、新風(fēng)系統(tǒng)等。空氣過濾設(shè)備應(yīng)具備高效的過濾功能，能夠有效過濾空氣中的灰塵、顆粒物等雜質(zhì)。定期對空氣過濾設(shè)備進行清潔和維護，確保其過濾效果。（二）檔案防塵保護措施1.檔案應(yīng)存放在密封的檔案盒或檔案袋內(nèi)，防止灰塵附著在檔案表面。檔案盒和檔案袋應(yīng)選用質(zhì)量較好、密封性強的產(chǎn)品。2.在檔案存儲區(qū)域放置防塵墊，如地毯、橡膠墊等，減少人員走動時灰塵揚起。同時，定期對防塵墊進行清潔，保持其清潔衛(wèi)生。3.對于電子檔案存儲設(shè)備，應(yīng)定期進行清潔，使用專用的清潔工具清除設(shè)備表面的灰塵。同時保持設(shè)備周圍環(huán)境清潔，防止灰塵積聚在設(shè)備散熱口等部位影響設(shè)備散熱。（三）防塵檢查與清理1.定期對檔案室進行防塵檢查，重點檢查門窗密封情況、空氣過濾設(shè)備運行情況、檔案存儲區(qū)域防塵措施落實情況等。如發(fā)現(xiàn)密封不嚴、空氣過濾設(shè)備堵塞等問題，應(yīng)及時進行處理。2.定期清理檔案室地面、墻面、檔案架等部位的灰塵，可采用吸塵器、濕布擦拭等方式進行清理。清理過程中要注意避免對檔案造成損害。3.對檔案進行定期檢查時，仔細查看檔案表面是否有灰塵附著。如發(fā)現(xiàn)檔案有灰塵，應(yīng)使用干凈的軟毛刷或微濕的布輕輕擦拭，確保檔案清潔。八、防有害氣體（一）檔案室有害氣體來源與監(jiān)測1.了解檔案室有害氣體的主要來源，如檔案室周邊的工業(yè)廢氣排放、裝修材料釋放的有害氣體、檔案存儲材料散發(fā)的氣味等。2.安裝有害氣體監(jiān)測設(shè)備，如甲醛檢測儀、苯檢測儀等，實時監(jiān)測檔案室空氣中有害氣體的濃度。監(jiān)測設(shè)備應(yīng)定期進行校準和維護，確保監(jiān)測數(shù)據(jù)的準確性。（二）有害氣體防控措施1.選擇環(huán)保的檔案存儲材料，如檔案盒、檔案袋、裝訂材料等，避免使用含有有害化學(xué)物質(zhì)的材料。對新購置的檔案存儲材料，應(yīng)進行有害物質(zhì)檢測，合格后方可使用。2.加強檔案室通風(fēng)換氣，定期打開門窗通風(fēng)，保持室內(nèi)空氣流通。在通風(fēng)條件不佳的情況下，可使用通風(fēng)設(shè)備進行強制通風(fēng)。3.對于檔案室裝修材料，應(yīng)選用符合環(huán)保標準的產(chǎn)品。裝修后應(yīng)進行室內(nèi)空氣質(zhì)量檢測，確保有害氣體濃度符合國家標準后，方可投入使用。（三）有害氣體應(yīng)急處理1.制定有害氣體應(yīng)急預(yù)案，明確在有害氣體濃度超標時的應(yīng)急處置措施。如立即組織人員撤離檔案室，關(guān)閉門窗，啟動通風(fēng)設(shè)備和空氣凈化設(shè)備等。2.配備有害氣體防護用品，如防毒面具、空氣呼吸器等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。在應(yīng)急情況下，工作人員應(yīng)正確佩戴防護用品進行操作。3.定期組織有害氣體應(yīng)急演練，提高工作人員的應(yīng)急處置能力。演練內(nèi)容包括有害氣體監(jiān)測報警、人員疏散、應(yīng)急處理措施實施等環(huán)節(jié)，通過演練不斷完善應(yīng)急預(yù)案。九、附則（一）制度執(zhí)行與監(jiān)督1.本八防制度由鐵路檔案室負責(zé)組織實施，檔案室工作人員應(yīng)嚴格遵守制度規(guī)定，認真履行各自職責(zé)。2.設(shè)立制度執(zhí)行監(jiān)督小組，定期對檔案室八防制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估。監(jiān)督小組應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行過程中存在的問題，并督促相關(guān)人員進行整改。3.對違反八防制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括批評教育、警告、罰款等，情節(jié)嚴重的應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）制度修訂與完善1.隨著鐵路檔案管理工作的發(fā)展和實際情況的變化，本八防制度應(yīng)適時進行修訂和完善。修訂工作由檔案室負責(zé)組織，相關(guān)部門和人員參與。2.在修