PAGE稅務(wù)綜合檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司稅務(wù)綜合檔案的管理，確保稅務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高公司稅務(wù)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)在稅務(wù)管理活動中形成的各類檔案，包括稅務(wù)申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)合同協(xié)議、稅務(wù)政策文件、稅務(wù)工作記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：稅務(wù)綜合檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法合規(guī)原則：檔案管理工作嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施確保稅務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司稅務(wù)管理決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善稅務(wù)綜合檔案管理制度，明確檔案管理流程和規(guī)范。2.負(fù)責(zé)稅務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的齊全、完整。3.建立稅務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對稅務(wù)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全存儲，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。5.按照規(guī)定向公司內(nèi)部相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)，并對檔案查閱情況進(jìn)行登記。6.配合外部審計(jì)、稅務(wù)檢查等工作，提供所需的稅務(wù)檔案資料。（二）稅務(wù)業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門稅務(wù)檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在稅務(wù)管理活動中，嚴(yán)格按照檔案管理要求形成各類稅務(wù)文件資料，確保文件資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱申請，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作，提供相關(guān)信息和資料。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.從財(cái)務(wù)管理角度對稅務(wù)檔案進(jìn)行審核，確保稅務(wù)檔案與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和關(guān)聯(lián)性。2.協(xié)助檔案管理部門對涉及財(cái)務(wù)稅務(wù)的檔案進(jìn)行整理和分類，提供財(cái)務(wù)專業(yè)意見。3.在編制財(cái)務(wù)報(bào)表、進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等工作中，充分利用稅務(wù)檔案資料，為財(cái)務(wù)管理決策提供支持。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.稅務(wù)申報(bào)資料：包括月度、季度、年度納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)附表及相關(guān)說明等。2.稅務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)機(jī)構(gòu)出具的稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.稅務(wù)合同協(xié)議：與稅務(wù)代理機(jī)構(gòu)簽訂的服務(wù)合同、稅務(wù)咨詢合同、稅務(wù)籌劃協(xié)議等；與稅務(wù)機(jī)關(guān)簽訂的各類協(xié)議，如稅款繳納協(xié)議、稅收征管責(zé)任書等。4.稅務(wù)政策文件：國家及地方出臺發(fā)布的稅收法律法規(guī)、規(guī)范性文件、稅收政策解讀等，以及公司內(nèi)部制定的稅務(wù)政策執(zhí)行指引、稅務(wù)管理制度等。5.稅務(wù)工作記錄：稅務(wù)工作會議紀(jì)要、稅務(wù)問題處理記錄、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告、稅務(wù)籌劃方案及實(shí)施記錄等。6.其他稅務(wù)相關(guān)資料：如稅務(wù)培訓(xùn)資料、稅務(wù)檢查通知及反饋資料、稅務(wù)優(yōu)惠備案資料等。（二）收集要求1.稅務(wù)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在稅務(wù)管理活動完成后，及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保資料的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，具有原始性和關(guān)聯(lián)性，能夠清晰反映稅務(wù)管理活動的全過程。3.對于電子文件資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照稅務(wù)檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，可分為申報(bào)類、審計(jì)類、合同類、政策類、工作記錄類等。在每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如申報(bào)類可分為增值稅申報(bào)、所得稅申報(bào)等。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，可采用數(shù)字編碼的方式，如按照年份、類別、順序號進(jìn)行編排。3.編目：編制稅務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的檢索和查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，不得使用回形針、訂書釘?shù)纫咨P或損壞檔案的裝訂方式。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.稅務(wù)業(yè)務(wù)部門整理好的檔案資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對和驗(yàn)收，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通并要求整改。3.驗(yàn)收合格的檔案按照分類編號順序進(jìn)行歸檔，放入專門的檔案柜或存儲設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大稅務(wù)事項(xiàng)、具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的稅務(wù)檔案，如公司整體稅務(wù)籌劃方案、重大稅務(wù)案件處理記錄等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他稅務(wù)檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際利用價(jià)值確定保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年等。具體保管期限如下：稅務(wù)申報(bào)資料：年度納稅申報(bào)表等重要申報(bào)資料保管期限為15年；月度、季度納稅申報(bào)表保管期限為3年。稅務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告保管期限為5年；外部審計(jì)報(bào)告保管期限根據(jù)審計(jì)要求確定，一般為5年或10年。稅務(wù)合同協(xié)議：與稅務(wù)代理機(jī)構(gòu)簽訂的服務(wù)合同等保管期限為5年；與稅務(wù)機(jī)關(guān)簽訂的協(xié)議保管期限為10年。稅務(wù)政策文件：國家及地方稅收法律法規(guī)、規(guī)范性文件永久保管；公司內(nèi)部稅務(wù)政策執(zhí)行指引等保管期限為10年。稅務(wù)工作記錄：稅務(wù)工作會議紀(jì)要、稅務(wù)問題處理記錄等保管期限為5年；稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告、稅務(wù)籌劃方案及實(shí)施記錄等保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為5年或10年。（三）保管要求1.存儲環(huán)境：檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.存儲設(shè)備：采用專用的檔案柜、檔案盒等存儲設(shè)備存放檔案，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.標(biāo)識管理：在檔案柜、檔案盒等存儲設(shè)備上標(biāo)明檔案類別、編號、保管期限等信息，便于查找和管理。4.定期清查：檔案管理部門應(yīng)定期對稅務(wù)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存儲狀態(tài)良好。清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱稅務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《稅務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司重大稅務(wù)事項(xiàng)、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，查閱申請需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位因?qū)徲?jì)、檢查等工作需要查閱公司稅務(wù)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱程序1.查閱人憑審批通過的《稅務(wù)檔案查閱申請表》到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并在專門的查閱登記簿上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人應(yīng)在指定的查閱場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用管理1.鼓勵(lì)公司內(nèi)部人員充分利用稅務(wù)檔案資料，為稅務(wù)管理決策、財(cái)務(wù)分析、業(yè)務(wù)拓展等工作提供支持。利用稅務(wù)檔案形成的分析報(bào)告、工作建議等成果，應(yīng)及時(shí)報(bào)送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對稅務(wù)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用頻率和效果，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的稅務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，避免過度保管或提前銷毀。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義，綜合考慮公司稅務(wù)管理的實(shí)際需求和法律法規(guī)要求。3.嚴(yán)格審批原則：檔案鑒定意見和銷毀決定必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保鑒定和銷毀工作的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立稅務(wù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、稅務(wù)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對保管期滿的稅務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案的內(nèi)容，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。對于涉及公司重要稅務(wù)事項(xiàng)、具有歷史查考價(jià)值或可能存在法律糾紛的檔案，應(yīng)予以保留。2.價(jià)值評估法：根據(jù)檔案的重要性、完整性、稀缺性等因素，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。價(jià)值較高的檔案應(yīng)延長保管期限，價(jià)值較低且無保存必要的檔案可考慮銷毀。（四）銷毀程序1.鑒定小組對保管期滿的稅務(wù)檔案進(jìn)行鑒定后，如果確定檔案已無保存價(jià)值，應(yīng)編制《稅務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限、鑒定意見等信息。2.《稅務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《稅務(wù)檔案銷毀清冊》上記錄銷