PAGE保安管理記錄及檔案制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司保安管理記錄及檔案工作，確保保安工作的規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化管理，為公司安全運(yùn)營(yíng)提供有力支持，保障公司及員工的生命財(cái)產(chǎn)安全。（二）適用范圍本制度適用于公司全體保安人員及其相關(guān)工作記錄與檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：保安管理記錄及檔案應(yīng)如實(shí)反映保安工作的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋保安工作的各個(gè)方面，包括人員信息、巡邏記錄、事件處理記錄等，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、員工隱私等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：記錄及檔案的格式、內(nèi)容、存儲(chǔ)等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于查閱和管理。二、管理職責(zé)（一）安保部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善保安管理記錄及檔案制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督保安人員正確填寫各類工作記錄，確保記錄及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.定期收集、整理、歸檔保安工作記錄和檔案，建立健全檔案管理體系。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱管理，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。5.對(duì)檔案的安全性和完整性負(fù)責(zé)，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。（二）保安人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照本制度及相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好各項(xiàng)工作記錄，如實(shí)記錄工作情況。2.及時(shí)將工作記錄提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核，確保記錄的準(zhǔn)確性。3.妥善保管個(gè)人工作記錄及相關(guān)資料，不得擅自銷毀或丟失。4.配合安保部門做好檔案的整理、歸檔等工作。三、記錄管理（一）巡邏記錄1.巡邏路線與時(shí)間保安人員應(yīng)按照規(guī)定的巡邏路線和時(shí)間進(jìn)行巡邏，巡邏路線應(yīng)覆蓋公司所有區(qū)域，包括辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)、停車場(chǎng)等。巡邏時(shí)間應(yīng)明確規(guī)定，確保公司各區(qū)域在規(guī)定時(shí)間內(nèi)得到巡查。2.巡邏內(nèi)容記錄詳細(xì)記錄巡邏過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的情況，如門窗是否關(guān)閉、設(shè)備運(yùn)行是否正常、有無(wú)異常聲響或氣味、是否發(fā)現(xiàn)可疑人員或物品等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)記錄問(wèn)題的具體位置、情況描述、處理措施及處理結(jié)果。3.巡邏記錄格式采用統(tǒng)一的巡邏記錄表格，表格應(yīng)包含巡邏日期、巡邏人員、巡邏時(shí)間段、巡邏路線、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等欄目。巡邏人員應(yīng)在每完成一次巡邏后及時(shí)填寫記錄，做到字跡清晰、內(nèi)容完整。（二）出入登記記錄1.人員出入登記對(duì)進(jìn)入公司的外來(lái)人員進(jìn)行詳細(xì)登記，包括姓名、單位、來(lái)訪事由、聯(lián)系電話、進(jìn)入時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間等信息。對(duì)于公司員工，應(yīng)核實(shí)其身份后進(jìn)行正常登記，記錄其出入時(shí)間。2.車輛出入登記對(duì)進(jìn)出公司的車輛進(jìn)行登記，包括車牌號(hào)、車輛類型、進(jìn)出時(shí)間、駕駛員信息、來(lái)訪事由等。對(duì)于送貨車輛，應(yīng)記錄貨物名稱、數(shù)量等信息。3.出入登記方式可采用紙質(zhì)登記本或電子登記系統(tǒng)進(jìn)行出入登記。紙質(zhì)登記本應(yīng)放置在公司出入口顯著位置，便于保安人員及時(shí)登記。電子登記系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，方便管理和使用。（三）事件處理記錄1.突發(fā)事件記錄當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，如火災(zāi)、盜竊、打架斗毆等，保安人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并詳細(xì)記錄事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、事件經(jīng)過(guò)、采取的措施及處理結(jié)果等信息。2.日常事件記錄對(duì)于日常發(fā)生的一般性事件，如員工糾紛調(diào)解、物品遺失尋找等，也應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括事件發(fā)生情況、處理過(guò)程及結(jié)果等。3.事件處理報(bào)告事件處理完畢后，保安人員應(yīng)及時(shí)撰寫事件處理報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括事件概述、處理過(guò)程、處理結(jié)果及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等內(nèi)容。事件處理報(bào)告應(yīng)提交給安保部門審核并存檔。（四）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)計(jì)劃制定安保部門應(yīng)根據(jù)公司保安工作實(shí)際需求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋安全知識(shí)、技能培訓(xùn)、職業(yè)道德等方面。2.培訓(xùn)記錄內(nèi)容記錄每次培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員、培訓(xùn)效果評(píng)估等信息。培訓(xùn)效果評(píng)估可采用考試、實(shí)際操作、學(xué)員反饋等方式進(jìn)行，確保培訓(xùn)質(zhì)量。3.培訓(xùn)檔案建立：將每次培訓(xùn)的相關(guān)資料整理歸檔，建立培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)檔案應(yīng)包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績(jī)等，為保安人員的培訓(xùn)管理提供依據(jù)。（五）請(qǐng)假記錄1.請(qǐng)假申請(qǐng)與審批保安人員因事、因病需要請(qǐng)假時(shí)，應(yīng)提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，注明請(qǐng)假事由、請(qǐng)假時(shí)間，按照公司請(qǐng)假審批流程進(jìn)行審批。請(qǐng)假申請(qǐng)表應(yīng)提交給安保部門備案。2.請(qǐng)假記錄內(nèi)容記錄保安人員的請(qǐng)假時(shí)間、請(qǐng)假事由、審批情況等信息。對(duì)于請(qǐng)假未批準(zhǔn)或逾期未歸的情況，應(yīng)詳細(xì)記錄并采取相應(yīng)措施。3.請(qǐng)假跟蹤與管理安保部門應(yīng)及時(shí)跟蹤保安人員的請(qǐng)假情況，確保請(qǐng)假期間工作安排合理，不影響公司安全保衛(wèi)工作正常開(kāi)展。四、檔案管理（一）檔案分類1.人員檔案包括保安人員的個(gè)人基本信息、入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。2.巡邏檔案按照巡邏日期順序整理歸檔巡邏記錄，形成巡邏檔案。巡邏檔案應(yīng)便于查閱不同時(shí)間段的巡邏情況。3.出入登記檔案將人員和車輛出入登記記錄按照時(shí)間順序整理歸檔，形成出入登記檔案。出入登記檔案可用于查詢?nèi)藛T和車輛的進(jìn)出情況。4.事件處理檔案將各類事件處理記錄、報(bào)告等資料整理歸檔，形成事件處理檔案。事件處理檔案可作為分析事件原因、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要依據(jù)。5.培訓(xùn)檔案按照培訓(xùn)類別和時(shí)間順序整理培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材等資料，形成培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)檔案有助于評(píng)估培訓(xùn)效果，為后續(xù)培訓(xùn)改進(jìn)提供參考。（二）檔案整理1.定期整理安保部門應(yīng)定期對(duì)保安管理記錄及檔案進(jìn)行整理，一般每月或每季度進(jìn)行一次全面整理。整理過(guò)程中，對(duì)各類記錄和檔案進(jìn)行分類、排序、編號(hào)，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.資料核對(duì)在整理檔案時(shí)，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)人員溝通核實(shí)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.裝訂與編目對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊美觀。同時(shí)，為檔案編制目錄，注明檔案名稱、日期、編號(hào)等信息，方便查閱。（三）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式檔案可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，按照檔案分類建立文件夾，進(jìn)行清晰命名和管理。2.存儲(chǔ)環(huán)境檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。檔案柜應(yīng)定期檢查，確保檔案安全。對(duì)于電子檔案，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保安管理記錄及檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱事由、查閱檔案名稱等信息，經(jīng)安保部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱規(guī)定因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.查閱與借閱記錄安保部門應(yīng)對(duì)檔案查閱與借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱人姓名、查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱檔案名稱、查閱或借閱事由、批準(zhǔn)人及歸還時(shí)間等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)存檔備查。（五）檔案銷毀1.銷毀條件對(duì)于超過(guò)保管期限、已無(wú)保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的檔案，由安保部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀記錄對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案名稱、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。銷毀記錄應(yīng)存檔保存，以備查考。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.安保部門定期對(duì)保安管理記錄及檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄填寫是否規(guī)范、檔案整理是否及時(shí)、存儲(chǔ)是否安全等。2.建立監(jiān)督檢查臺(tái)賬，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)記錄，并責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)保安管理記錄及檔案工作進(jìn)行審計(jì)，確保制度執(zhí)行的有效性和合規(guī)性。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定保安管理記錄及檔案工作考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)保安人員和安保部門相關(guān)工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括記錄準(zhǔn)確性、檔案完整性、工作及時(shí)性等方面。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與績(jī)效掛鉤，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的保安人員和部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、違反制度的人員和部門進(jìn)行批評(píng)教育，并按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)