PAGE行政出發(fā)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政出發(fā)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因行政事務(wù)出發(fā)所產(chǎn)生的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政出發(fā)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映行政出發(fā)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于員工查閱和利用檔案。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立行政出發(fā)檔案管理室，隸屬于公司行政部，負(fù)責(zé)行政出發(fā)檔案的具體管理工作。（二）職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善行政出發(fā)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)行政出發(fā)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)建立行政出發(fā)檔案的檢索體系，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱服務(wù)，并按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司行政出發(fā)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政出發(fā)審批文件，包括出差申請、請假條、派工單等。2.行程安排文件，如出差行程表、會(huì)議日程安排等。3.交通票據(jù)，包括機(jī)票、火車票、汽車票等。4.住宿發(fā)票及相關(guān)憑證。5.餐飲發(fā)票及相關(guān)憑證。6.業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用發(fā)票及相關(guān)憑證，如招待費(fèi)發(fā)票、禮品發(fā)票等。7.其他與行政出發(fā)相關(guān)的文件、資料和憑證。（二）收集要求1.員工應(yīng)在行政出發(fā)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料提交至檔案管理部門。2.提交的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好。3.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類和順序進(jìn)行整理，便于后續(xù)的歸檔和查閱。（三）整理方法1.分類：按照行政出發(fā)的類別、時(shí)間、地點(diǎn)等因素進(jìn)行分類，如國內(nèi)出差、國外出差、參加會(huì)議等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和檢索。3.裝訂：將相關(guān)的檔案資料按照順序裝訂成冊，確保資料的牢固和整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)整理好的檔案資料，按照規(guī)定的分類和編號(hào)，及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案架上，確保檔案的安全和整齊。3.建立檔案索引和目錄，將檔案的編號(hào)、名稱、存放位置等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于快速查找和利用。（二）保管期限1.行政出發(fā)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括涉及公司重大利益、重要決策、歷史記錄等方面的文件資料。3.長期保管的檔案期限為[X]年，包括一般的行政出發(fā)文件、業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，包括臨時(shí)性的行政出發(fā)文件、一般性的費(fèi)用報(bào)銷憑證等。（三）保管要求1.檔案管理室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保檔案的安全存放。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.采用先進(jìn)的檔案保管技術(shù)和設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保障檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱行政出發(fā)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的行政出發(fā)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司行政出發(fā)檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請表進(jìn)行審核，簽署意見并加蓋部門公章。3.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。4.查閱人員在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、損壞檔案資料。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部各部門的工作需要，積極提供檔案查閱服務(wù)，為公司的決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。2.對(duì)于需要復(fù)制或摘抄檔案資料的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制或摘抄。3.復(fù)制或摘抄的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門的印章。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用需求和效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的借閱與歸還（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱行政出發(fā)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并說明原因。3.涉及公司機(jī)密的行政出發(fā)檔案，原則上不得借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理。（二）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請表進(jìn)行審核，簽署意見并加蓋部門公章。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請表進(jìn)行審批，簽署意見并加蓋檔案管理部門公章。4.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提取相應(yīng)的檔案資料，辦理借閱登記手續(xù)。5.借閱人員在借閱檔案時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員提出。6.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司，如因特殊情況需要帶出公司的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案資料時(shí)，借閱人員應(yīng)確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理人員在接收歸還的檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與借閱人員核實(shí)，并做好記錄。4.檔案管理人員將歸還的檔案資料按照規(guī)定的分類和編號(hào)進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的妥善保管。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)行政出發(fā)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來源、保管期限等因素，綜合考慮檔案的價(jià)值和利用需求，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對(duì)于已過保管期限且確無保存價(jià)值的行政出發(fā)檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.銷毀檔案的方式應(yīng)符合環(huán)保要求，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行處理。4.銷毀檔案后，應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，并將銷毀清單存檔備查。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類行政出發(fā)檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱次數(shù)、借閱次數(shù)、復(fù)制或摘抄數(shù)量等。3.檔案的保管期限統(tǒng)計(jì)，包括永久保管、長期保管和短期保管的檔案數(shù)量及比例。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案數(shù)量的準(zhǔn)確無誤。2.利用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制或摘抄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。3.根據(jù)檔案的歸檔時(shí)間和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，計(jì)算各類檔案的數(shù)量及比例。（三）分析與報(bào)告1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析