PAGE高標(biāo)準(zhǔn)建立檔案室制度一、總則（一）目的本檔案室制度旨在確保公司/組織檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。2.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織相關(guān)的各類檔案，確保檔案的齊全。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類方法和邏輯順序?qū)n案進(jìn)行整理，使其具有系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。7.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司/組織員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，及時(shí)形成和積累檔案資料，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案室移交。4.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的操作規(guī)程，確保檔案的安全和保密。4.不斷提高業(yè)務(wù)水平，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得違規(guī)提供檔案利用。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。5.其他檔案：如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件損壞或丟失。4.收集的檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的集中整理。（三）檔案整理1.檔案室按照統(tǒng)一的分類方案對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理。分類方案應(yīng)科學(xué)合理，便于檔案的管理和利用。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類；科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類；會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類；人事檔案按照員工類別個(gè)人進(jìn)行分類。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和識(shí)別。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。5.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對(duì)于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用袋裝等方式妥善保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，上架應(yīng)按照分類順序進(jìn)行，便于查找和管理。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)于珍貴檔案或特殊檔案，應(yīng)采取專柜存放、專人保管等特殊措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案是指對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年；短期保管的檔案保管期限為10年。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，提出檔案保管期限的初步意見(jiàn)，報(bào)檔案室審核確定。3.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)于保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案檢查與維護(hù)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境、信息安全等。2.每月應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行一次全面檢查，查看檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，溫濕度是否符合要求，消防器材是否完好有效等。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、編號(hào)、目錄等準(zhǔn)確無(wú)誤。4.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、調(diào)整保管環(huán)境等。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱公司/組織檔案，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍，確保檔案信息安全。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱的目的、范圍、時(shí)間等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案室印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。3.對(duì)于重要檔案的利用，應(yīng)進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案的安全和合理利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、重要程度等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.對(duì)于反映公司/組織重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。3.對(duì)于一般性的業(yè)務(wù)檔案、工作記錄等，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，鑒定工作小組應(yīng)提出鑒定意見(jiàn)，確定是否需要繼續(xù)保存、銷毀或延長(zhǎng)保管期限。3.鑒定意見(jiàn)應(yīng)形成書面報(bào)告，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（四）銷毀程序1.對(duì)于經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，作為檔案銷毀的依據(jù)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀的檔案是否與《檔案銷毀清冊(cè)》一致，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集和整理本部門形成的電子檔案，確保電子檔案的完整和準(zhǔn)確。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方案進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的可讀性和可用性。3.建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)范圍，防止電子檔案信息泄露。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的利用手續(xù)和規(guī)定，確保電子檔案的安全和合理利用。2.在利用電子檔案時(shí)，應(yīng)使用合法的軟件和設(shè)備，確保電子檔案能夠正常