PAGE_項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮項目檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目的檔案管理，包括但不限于工程項目、科研項目、營銷項目、管理項目等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司項目檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程參與原則：項目檔案管理工作應(yīng)貫穿項目從策劃、實施到驗收的全過程，確保檔案與項目進程同步。3.真實準確原則：項目檔案應(yīng)如實反映項目實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，嚴禁弄虛作假。4.便于利用原則：項目檔案的整理、分類和保管應(yīng)便于查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善項目檔案管理細則。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計公司項目檔案，建立項目檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.對項目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保項目檔案的質(zhì)量。4.負責項目檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Τ^保管期限的檔案進行鑒定和銷毀。5.提供項目檔案的查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)公司規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。6.組織開展項目檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供支持。（二）項目部門職責1.負責本部門項目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，明確項目檔案管理人員，確保項目檔案工作的順利開展。2.按照項目檔案管理要求，制定本部門項目文件材料的收集、整理計劃，指導(dǎo)項目團隊成員做好文件材料的積累和整理工作。3.對項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔情況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保項目檔案的質(zhì)量。4.在項目驗收前，組織對項目檔案進行自查，確保項目檔案齊全、完整、準確，符合歸檔要求，并向綜合檔案室提交項目檔案歸檔申請。5.配合綜合檔案室做好項目檔案的查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）項目負責人職責1.負責領(lǐng)導(dǎo)和組織本項目的檔案管理工作，將檔案管理工作納入項目管理計劃，明確檔案管理的目標和任務(wù)。2.協(xié)調(diào)項目各參與方之間檔案管理工作的關(guān)系，確保項目文件材料的及時收集、整理和歸檔。督促項目團隊成員按照檔案管理要求做好文件材料的積累和整理工作，對項目檔案的完整性和準確性負責。3.審核項目檔案歸檔清單，對項目檔案的質(zhì)量進行把關(guān)，確保項目檔案符合歸檔要求。4.配合綜合檔案室做好項目檔案的查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作，在項目結(jié)束后，及時向綜合檔案室移交項目檔案。三、項目文件材料的形成與積累（一）形成要求1.項目文件材料應(yīng)真實反映項目的實際情況，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、字跡清晰、簽署完備。2.項目文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水、檔案級紙張等，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。3.項目文件材料應(yīng)按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行編制，如工程圖紙應(yīng)符合工程制圖標準，科技文件應(yīng)符合科技文件編制要求等。（二）積累范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設(shè)計文件等。2.項目實施過程文件：包括項目進度計劃、項目合同、項目會議紀要、項目變更文件、項目質(zhì)量檢驗報告、項目安全管理文件等。3.項目驗收文件：包括項目驗收申請、項目驗收報告、項目審計報告、項目成果鑒定文件等。`4.項目技術(shù)文件：包括項目技術(shù)方案、項目技術(shù)總結(jié)、項目技術(shù)圖紙、項目技術(shù)標準等。5.項目財務(wù)文件：包括項目預(yù)算報告、項目決算報告、項目資金使用計劃、項目財務(wù)審計報告等。6.項目知識產(chǎn)權(quán)文件：包括項目專利申請文件、項目軟件著作權(quán)登記文件、項目商標注冊文件等。（三）積累方式1.項目團隊成員應(yīng)按照各自的職責，及時收集和整理項目文件材料，并定期向項目檔案管理人員移交。2.項目檔案管理人員應(yīng)定期對項目文件材料的積累情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對于重要的項目文件材料，應(yīng)采取備份、數(shù)字化等方式進行保存，確保文件材料的安全和可利用性。四、項目檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循項目文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.按照項目文件材料的類別、來源、時間等因素進行分類整理，便于查找和利用。3.項目檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行管理，確保兩種載體檔案的一致性和完整性。（二）整理方法1.分類：按照項目檔案的類別進行分類，如工程項目可分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件等；科研項目可分為科研立項文件、科研實驗文件、科研成果文件等。2.組卷：將同一類別的項目文件材料按照一定的原則和方法進行組卷，如工程圖紙可按照專業(yè)、圖號等進行組卷；科技文件可按照項目階段、文件類型等進行組卷。3.編目：對組卷后的項目檔案進行編目，包括編制卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)項目檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）歸檔要求1.項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后[具體時間]內(nèi)完成歸檔工作，由項目部門向綜合檔案室提交項目檔案歸檔清單。2.歸檔的項目檔案應(yīng)齊全、完整、準確，符合整理要求，紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)同時歸檔。3.綜合檔案室應(yīng)對歸檔的項目檔案進行審核，對不符合要求的檔案應(yīng)退回項目部門重新整理。4.審核通過的項目檔案應(yīng)進行上架保管，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記，建立項目檔案數(shù)據(jù)庫。五、項目檔案的保管與保護（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備符合國家檔案保管要求的庫房，保持庫房內(nèi)溫度、濕度適宜，通風良好，防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施齊全。2.項目檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的項目檔案包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、項目驗收報告、項目審計報告、項目成果鑒定文件等重要文件材料。3.長期保管的項目檔案包括項目合同、項目技術(shù)方案、項目技術(shù)總結(jié)、項目技術(shù)圖紙等與項目長期運行有關(guān)的文件材料，保管期限為[具體年限]。4.短期保管的項目檔案包括項目進度計劃、項目會議紀要、項目變更文件等在項目實施過程中形成的一般性文件材料，保管期限為[具體年限]。（三）保護措施1.定期對項目檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的項目檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.加強對電子檔案的安全管理，采取加密、防火墻、防病毒等措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞。六、項目檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱項目檔案，包括項目管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員等。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱、借閱項目檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密的項目檔案，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進行管理，限制查閱、借閱范圍。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱項目檔案，應(yīng)填寫《項目檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合檔案室查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：公司內(nèi)部人員借閱項目檔案，應(yīng)填寫《項目檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制項目檔案，應(yīng)填寫《項目檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人批準后，到綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋綜合檔案室印章，并注明復(fù)制日期。（三）服務(wù)要求1.綜合檔案室應(yīng)建立項目檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄，定期統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。2.檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者，及時提供所需檔案，解答利用者的疑問，提高服務(wù)質(zhì)量。3.對于涉及重要項目或敏感信息的檔案利用，應(yīng)加強審核和監(jiān)管，確保檔案的安全和保密。七、項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.項目檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實際情況進行，結(jié)合項目檔案的重要性、完整性、實用性等因素，綜合判定檔案的保管價值。（二）鑒定組織1.公司成立項目檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、項目部門負責人、檔案管理人員等組成，負責對項目檔案進行鑒定。2.鑒定工作小組應(yīng)定期召開會議，對到期的項目檔案進行集中鑒定，形成鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員應(yīng)逐卷逐件地對項目檔案進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.綜合評估法：結(jié)合項目檔案的形成背景、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案的保管價值進行綜合評估，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的項目檔案，應(yīng)編制