PAGE檔案室保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的保密行為。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理，明確不同級別檔案的保密要求和管理措施。4.方便利用原則：在確保保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.對檔案進行分類、編號、整理、編目、裝訂等工作，建立健全檔案檢索體系。4.負責檔案的存儲、保管，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案質量。5.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和記錄。6.對檔案信息進行保密審查，防止敏感信息泄露。7.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序辦理相關手續(xù)。8.開展檔案管理業(yè)務培訓和指導，提高公司員工的檔案管理意識和技能。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的真實、完整和準確。2.按照檔案管理規(guī)定，定期向檔案室移交應歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.對本部門形成的檔案進行分類管理，明確專人負責檔案保管，確保檔案安全。4.在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自擴大檔案利用范圍。5.協(xié)助檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案利用人員職責1.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，妥善保管檔案，不得涂改、污損、丟失檔案。3.按照規(guī)定的用途使用檔案，不得將檔案用于非工作目的。4.歸還檔案時，應確保檔案的完整和整潔，如有損壞或丟失，應及時報告并承擔相應責任。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。按照年度保管期限機構（問題）分類法進行分類。2.科技檔案：涵蓋公司科研項目、工程建設、設備儀器等方面的檔案。根據(jù)項目類別進行分類，如科研項目檔案按照項目名稱分類，工程建設檔案按照工程項目分類。3.財務檔案：包含公司財務報表、賬簿、憑證、審計報告等檔案。按照會計年度類別分類，如會計憑證、會計賬簿、財務報告等。4.人事檔案：涉及員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案。按照員工類別和檔案內容分類，如在職員工檔案、離職員工檔案等。5.業(yè)務檔案：根據(jù)公司業(yè)務特點，分為市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案等。按照業(yè)務類型和時間順序分類。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.文書檔案編號格式為：年度+保管期限代碼+流水號。保管期限代碼按照“永久”“長期（30年）”“短期（10年）”分別用“Y”“C”“D”表示。3.科技檔案編號格式為：項目代碼+分類號+流水號。項目代碼根據(jù)公司科研項目或工程建設項目編號確定，分類號按照項目檔案分類細則編制。4.財務檔案編號格式為：年度+類別代碼+流水號。類別代碼按照財務檔案分類確定，如“KZ”表示會計憑證，“ZB”表示會計賬簿等。5.人事檔案編號格式為：員工編號+檔案類別代碼+流水號。檔案類別代碼根據(jù)人事檔案內容確定，如“JR”表示基本信息，“XL”表示學歷檔案等。6.業(yè)務檔案編號格式為：業(yè)務類型代碼+時間+流水號。業(yè)務類型代碼根據(jù)公司業(yè)務分類確定，如“SC”表示市場營銷檔案，“HT”表示合同檔案等。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均應收集歸檔。2.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工個人形成的與工作相關的重要資料，如科研成果、業(yè)務報告等。4.上級機關、其他單位發(fā)來的與公司有關的文件、函件等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應保持原始材料的真實性和完整性，不得隨意涂改、偽造。3.對重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。（三）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應在項目結束后三個月內完成歸檔。3.財務檔案應在會計年度終了后，由財務部門整理成冊，次年上半年移交檔案室歸檔。4.人事檔案應在員工入職、離職、調動等手續(xù)辦理完畢后及時歸檔。5.業(yè)務檔案應根據(jù)業(yè)務特點和實際情況，定期進行歸檔，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。（四）歸檔程序1.檔案形成部門對收集的檔案進行初步整理，按照檔案分類標準進行分類、編號、編目。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、編號等信息。3.將整理好的檔案連同檔案移交清單一并移交檔案室，檔案室進行核對、簽收。五、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案室溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.檔案室應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）檔案裝具1.應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時更換或修復。（三）檔案保管1.檔案室應建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管情況等信息。2.對檔案進行定期檢查和清點，每年至少進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，定期進行檢查和更新。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及敏感信息的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準。3.外部單位查閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)公司相關部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員持申請表到檔案室查閱檔案。3.檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘抄檔案內容，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱權限1.公司內部人員借閱檔案，一般檔案經(jīng)所在部門負責人批準，重要檔案需經(jīng)公司分管領導批準。2.外部單位借閱檔案，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、期限、用途等信息。2.申請表經(jīng)批準后，借閱人員到檔案室辦理借閱手續(xù)，領取檔案。3.檔案室工作人員對借閱檔案進行登記，注明借閱時間、歸還時間、借閱人等信息。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還檔案時，借閱人員應確保檔案完整無損，如有損壞或丟失，應按照規(guī)定進行賠償。七、檔案保密審查（一）審查范圍1.對擬公開的檔案信息進行保密審查，確保不涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私。2.對檔案利用過程中產(chǎn)生的衍生信息，如研究報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，也應進行保密審查。（二）審查程序1.檔案形成部門或檔案利用部門在提供檔案信息前，應對檔案內容進行保密審查，填寫保密審查申請表。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交檔案室進行復審。3.檔案室根據(jù)檔案保密規(guī)定和相關法律法規(guī)，對檔案信息進行審查，提出審查意見。4.審查通過的檔案信息，按照規(guī)定程序進行公開或利用；審查不通過的，應及時反饋相關部門，說明原因，并提出整改建議。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結果的準確性和客觀性。2.根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實利用價值等。3.檔案的完整性和準確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，填寫檔案銷毀申請表。2.申請表經(jīng)公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔。九、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.檔案室負責對公司各部門檔案保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.公司內部審計部門負責對檔案管理工作進行定期審計，檢查檔案保密制度的落實情況。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案收集、整理、歸檔是否符合規(guī)定。2.檔案存儲、保管是否安全，是否符合保密要求。3.檔案查閱、借閱是否履行審批手續(xù)，是否存在違規(guī)操作。4.檔案保密審查是否嚴格執(zhí)行，是否存在信息泄露風險。5.檔案鑒定、銷毀是否按照程序辦理，是否存在檔案丟失或銷毀不當?shù)那闆r。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要