PAGE車管所檔案科管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)車管所檔案科管理，規(guī)范檔案工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于車管所檔案科全體工作人員，涵蓋各類機(jī)動(dòng)車及駕駛?cè)藱n案的管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理法律法規(guī)以及車管所相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映機(jī)動(dòng)車及駕駛?cè)藰I(yè)務(wù)辦理的實(shí)際情況，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢、調(diào)閱等服務(wù)效率，滿足業(yè)務(wù)辦理和社會(huì)公眾需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案科科長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案科的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.協(xié)調(diào)檔案科與車管所其他科室及外部相關(guān)單位的工作關(guān)系，保障檔案管理工作順利開展。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。5.負(fù)責(zé)檔案科人員的培訓(xùn)、考核和管理，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整和有序。2.按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作，便于查詢和利用。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度，做好檔案的存儲(chǔ)、防護(hù)等工作，防止檔案信息泄露和損壞。4.負(fù)責(zé)檔案的查詢、調(diào)閱和借閱工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)跟蹤檔案使用情況。5.協(xié)助檔案科科長(zhǎng)開展其他檔案管理相關(guān)工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)動(dòng)車注冊(cè)登記檔案，包括申請(qǐng)表、身份證明、購(gòu)車發(fā)票、合格證等相關(guān)材料。2.機(jī)動(dòng)車轉(zhuǎn)移登記檔案，涵蓋轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表、身份證明、行駛證、登記證書等資料。3.機(jī)動(dòng)車變更登記檔案，涉及變更事項(xiàng)申請(qǐng)表、相關(guān)證明材料等。4.機(jī)動(dòng)車注銷登記檔案，包含注銷申請(qǐng)表、相關(guān)證明文件等。5.駕駛?cè)顺醮紊觐I(lǐng)駕駛證檔案，有申請(qǐng)表、身份證明、體檢證明、考試成績(jī)等材料。6.駕駛?cè)嗽鲴{檔案，包括增駕申請(qǐng)表、相關(guān)證明文件等。7.駕駛?cè)藫Q證檔案，涉及換證申請(qǐng)表、身份證明、體檢證明等。8.駕駛?cè)俗N檔案，包含注銷申請(qǐng)表、相關(guān)證明等。9.其他與機(jī)動(dòng)車及駕駛?cè)藰I(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)科室在辦理機(jī)動(dòng)車及駕駛?cè)藰I(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案材料移交檔案科，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.移交的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全，符合檔案管理要求。3.檔案科收到移交材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)退回業(yè)務(wù)科室補(bǔ)充完善。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，同一類檔案應(yīng)集中存放。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、業(yè)務(wù)類型、辦理日期、檔案內(nèi)容清單等，便于查找和核對(duì)。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行排序，一般按照申請(qǐng)表在前，證明材料在后的順序排列，確保檔案邏輯清晰。4.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案袋進(jìn)行裝盒、裝袋，在盒、袋上標(biāo)注檔案編號(hào)、類別、年度等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。2.根據(jù)檔案類別和編號(hào)，將檔案存入相應(yīng)的檔案柜或庫(kù)房，并做好存放位置記錄。3.建立檔案歸檔臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、類別、數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管期限1.機(jī)動(dòng)車注冊(cè)登記檔案、轉(zhuǎn)移登記檔案、變更登記檔案、注銷登記檔案等長(zhǎng)期保存。2.駕駛?cè)顺醮紊觐I(lǐng)駕駛證檔案、增駕檔案、換證檔案、注銷檔案等根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為一定年限。3.對(duì)涉及重要?dú)v史事件或具有特殊意義的檔案，應(yīng)永久保存。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找，檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案查詢與調(diào)閱（一）查詢規(guī)定1.車管所內(nèi)部工作人員因業(yè)務(wù)需要查詢檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢?cè)颉n案編號(hào)、業(yè)務(wù)類型等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案科辦理查詢手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因司法機(jī)關(guān)辦案、行政復(fù)議、公證等合法事由需要查詢檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)車管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案科方可提供查詢服務(wù)。3.查詢檔案時(shí)，應(yīng)在檔案科指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查詢?nèi)藛T不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（二）調(diào)閱流程1.因工作需要調(diào)閱檔案的，應(yīng)填寫檔案調(diào)閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)閱目的、調(diào)閱檔案范圍、調(diào)閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案科科長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的調(diào)閱申請(qǐng)表，辦理檔案調(diào)閱手續(xù)，填寫檔案調(diào)閱登記表，注明調(diào)閱日期、調(diào)閱人、檔案編號(hào)、調(diào)閱期限等信息。3.調(diào)閱人員應(yīng)妥善保管調(diào)閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。調(diào)閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案科，并辦理歸還手續(xù)。（三）查詢與調(diào)閱記錄1.檔案科應(yīng)建立檔案查詢與調(diào)閱記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次查詢和調(diào)閱的時(shí)間、調(diào)閱人、檔案編號(hào)、查詢或調(diào)閱原因、調(diào)閱期限等信息。2.查詢與調(diào)閱記錄應(yīng)保存一定期限，以便日后查閱和審計(jì)。六、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案科應(yīng)定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、調(diào)閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量、類別、業(yè)務(wù)類型、辦理時(shí)間、查詢調(diào)閱次數(shù)等內(nèi)容，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和趨勢(shì)，提出改進(jìn)措施和建議。（二）信息化管理1.建立機(jī)動(dòng)車及駕駛?cè)藱n案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化查詢、調(diào)閱等功能。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。3.加強(qiáng)對(duì)管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和安全檢查，防止系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)泄露。4.利用信息化手段優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，如實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約查詢、在線辦理檔案業(yè)務(wù)等功能。七、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥等。2.對(duì)檔案庫(kù)房的門窗、通風(fēng)口等進(jìn)行防護(hù)，確保庫(kù)房安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。4.檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識(shí)和技能，如火災(zāi)撲救、防盜報(bào)警等，確保在緊急情況下能夠妥善處理。（二）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容和信息。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、限制查閱范圍等。3.在檔案查詢、調(diào)閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查詢調(diào)閱人員進(jìn)行保密提醒，防止信息泄露。4.嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共平臺(tái)傳播檔案信息。5.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案科科長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員。2.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的存毀。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表，經(jīng)車管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）銷毀流程1.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案編號(hào)、類別、數(shù)量等信息。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同實(shí)施，確保銷毀徹底。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄