PAGE安全文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全文件檔案的管理，確保安全文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，提高公司安全管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在安全管理活動(dòng)中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司安全文件檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：安全文件檔案應(yīng)如實(shí)反映公司安全管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)安全文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、損毀和丟失，確保涉及公司安全的機(jī)密信息不被非法獲取。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的文件檔案管理體系，便于文件檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、文件檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)文件檔案管理的法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，制定和完善公司安全文件檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司安全文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司安全文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化管理，提高管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)公司安全文件檔案進(jìn)行清查和統(tǒng)計(jì)，確保文件檔案的安全和完整。5.對(duì)各部門(mén)安全文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高文件檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)安全文件檔案的形成、積累和整理工作，并按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期移交歸檔。2.明確一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)安全文件檔案的日常管理工作，確保文件檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.嚴(yán)格遵守公司安全文件檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)借本部門(mén)的安全文件檔案。4.積極配合公司檔案管理部門(mén)的工作，接受檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督，按時(shí)完成檔案管理部門(mén)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。（三）文件檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守職業(yè)道德，保守公司機(jī)密，嚴(yán)格執(zhí)行文件檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)安全文件檔案的具體管理工作，包括文件的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保文件檔案的質(zhì)量和安全。3.熟悉文件檔案管理業(yè)務(wù)，掌握相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，熟練運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。4.定期對(duì)安全文件檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。5.積極為公司各部門(mén)提供文件檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作，確保文件檔案的合理利用。三、文件的收集與整理（一）收集范圍1.國(guó)家及地方有關(guān)安全管理的法律法規(guī)、政策文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。2.公司制定的安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等文件。3.安全檢查、隱患排查、事故調(diào)查處理等工作中形成的文件資料，包括檢查記錄、隱患報(bào)告、事故報(bào)告、調(diào)查報(bào)告等。4.安全培訓(xùn)、教育活動(dòng)中形成的文件，如培訓(xùn)計(jì)劃、教材、學(xué)員名單、考核記錄等。5.安全設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)、安裝、驗(yàn)收、維護(hù)、報(bào)廢等過(guò)程中產(chǎn)生的文件，如合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維護(hù)記錄、報(bào)廢申請(qǐng)等。6.與外部單位簽訂的安全管理協(xié)議、合作文件等。7.其他與公司安全管理相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、完整收集。2.收集的安全文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式正確，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.收集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員核實(shí)、補(bǔ)充或修復(fù)。（三）整理方法1.分類：按照安全管理的業(yè)務(wù)內(nèi)容和文件性質(zhì)，將安全文件分為法律法規(guī)類、制度標(biāo)準(zhǔn)類、安全檢查類、隱患排查類、事故管理類、安全培訓(xùn)類、安全設(shè)施設(shè)備類、外部合作類等類別。2.編號(hào)：為每一份安全文件編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年份、順序號(hào)等信息，便于文件的識(shí)別和管理。3.編目：對(duì)整理好的安全文件進(jìn)行編目，編制文件目錄，包括文件編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，以便快速查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。四、文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)兼職檔案管理員應(yīng)定期將本部門(mén)整理好的安全文件移交公司檔案管理部門(mén)歸檔。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的安全文件進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔文件應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別、年份、起止編號(hào)等信息。（二）保管期限1.安全文件檔案的保管期限根據(jù)文件的重要性和時(shí)效性分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：涉及公司安全管理重大決策、重要事件、關(guān)鍵技術(shù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件檔案。長(zhǎng)期保管：保存期限為[X]年的安全文件檔案，主要包括公司安全管理制度、操作規(guī)程、重要安全檢查記錄、事故調(diào)查報(bào)告等。短期保管：保存期限為[X]年的安全文件檔案，如一般性的安全檢查記錄、培訓(xùn)資料、臨時(shí)文件等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和實(shí)際情況，確定每份文件的保管期限，并在文件目錄中注明。（三）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全和適宜的保管環(huán)境。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其可讀性和可用性。五、文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱安全文件檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《安全文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的文件檔案，并在查閱登記本上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱文件名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)文件檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換文件。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱安全文件檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《安全文件檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱的文件檔案進(jìn)行登記，注明借閱人員姓名、部門(mén)、借閱文件名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的文件檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。如發(fā)生文件檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還文件檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人員核實(shí)解決。六、文件的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的安全文件檔案進(jìn)行鑒定，確定文件檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的專業(yè)人員組成鑒定小組，對(duì)文件檔案進(jìn)行逐份審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷文件檔案是否需要繼續(xù)保存。對(duì)于仍具有保存價(jià)值的文件檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的文件檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的安全文件檔案，由檔案管理部門(mén)編制《安全文件檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出文件檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《安全文件檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件檔案的銷毀工作。銷毀過(guò)程中應(yīng)確保文件檔案的徹底銷毀，防止文件檔案的流失。4.銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)在《安全文件檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔保存。七、電子文件管理（一）電子文件的形成與收集1.公司各部門(mén)在安全管理活動(dòng)中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行制作和保存，并及時(shí)收集整理。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)文件具有同等效力。電子文件應(yīng)采用通用的文件格式，確保其可讀性和可移植性。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子文件的整理與歸檔1.電子文件應(yīng)按照分類編號(hào)的原則進(jìn)行整理，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，便于文件的查找和管理。2.電子文件的歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件的歸檔同步進(jìn)行，并確保電子文件與紙質(zhì)文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無(wú)誤。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件的完整性和可用性。對(duì)于損壞或丟失的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（三）電子文件的存儲(chǔ)與保管1.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專門(mén)的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份周期應(yīng)根據(jù)文件的重要性和時(shí)效性確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。2.電子文件的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備良好的安全性和穩(wěn)定性，防止電子文件受到病毒、黑客攻擊、自然災(zāi)害等因素的影響。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子文件訪問(wèn)權(quán)限管理制度，對(duì)不同級(jí)別的人員設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子文件的安全保密。（四）電子文件的查閱與利用1.公司內(nèi)部員工查閱電子文件的流程與查閱紙質(zhì)文件相同，應(yīng)填寫(xiě)《安全文件檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后在檔案管理部門(mén)指定的計(jì)