PAGE集團(tuán)伺檔案管理制度[集團(tuán)名稱]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋集團(tuán)工作的各個(gè)方面，保證檔案的全面、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門集團(tuán)設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度。2.制定和完善集團(tuán)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)集團(tuán)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.指導(dǎo)所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。6.定期對(duì)集團(tuán)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保本部門檔案的安全。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類集團(tuán)檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括集團(tuán)行政事務(wù)、會(huì)議、機(jī)要、保密、信訪、接待等方面的文件材料。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)、共青團(tuán)等方面的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包括集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、投資、財(cái)務(wù)、審計(jì)、人力資源、市場(chǎng)營(yíng)銷、物資采購等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括集團(tuán)生產(chǎn)工藝、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括集團(tuán)新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。6.科研項(xiàng)目類：包括集團(tuán)承擔(dān)的科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等方面的文件材料。7.產(chǎn)品類：包括集團(tuán)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售等方面的文件材料。8.會(huì)計(jì)檔案類：包括集團(tuán)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等方面的文件材料。9.聲像檔案類：包括集團(tuán)各類活動(dòng)的照片、錄音、錄像等文件材料。10.電子檔案類：包括集團(tuán)各類電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”。2.類別：按照上述檔案分類，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年行政管理類的第5份文件，其編號(hào)為“202301005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.集團(tuán)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。3.集團(tuán)各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.集團(tuán)員工的個(gè)人檔案（包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等）。5.集團(tuán)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等。6.集團(tuán)各類活動(dòng)的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.集團(tuán)的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等會(huì)計(jì)檔案。8.集團(tuán)的科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究報(bào)告、成果鑒定書等科研檔案。9.集團(tuán)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等產(chǎn)品檔案。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理方法1.檔案管理人員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料歸入相應(yīng)的類別，并按照形成時(shí)間順序進(jìn)行排列。3.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。4.對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)整理規(guī)范、齊全完整，符合檔案管理的要求。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。3.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映集團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)集團(tuán)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映集團(tuán)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映集團(tuán)一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案信息的安全。2.檔案利用應(yīng)有利于集團(tuán)各項(xiàng)工作的開展，提高工作效率和質(zhì)量。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。2.借閱：對(duì)于需要借出檔案的利用者，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：對(duì)于需要復(fù)制檔案的利用者，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并收取相應(yīng)的費(fèi)用。（三）借閱手續(xù)1.利用者需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后發(fā)放《檔案借閱證》。4.利用者憑《檔案借閱證》到檔案庫房借閱檔案，并在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（四）利用限制1.涉及集團(tuán)機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供利用。2.檔案利用者不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓檔案。3.檔案利用者在利用檔案過程中，應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織集團(tuán)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，并提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作考核和決策的重要依據(jù)。（二）移交工作1.集團(tuán)所屬各子公司、分公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案管理部門的要求，定期將本單位的檔案移交至集團(tuán)檔案管理部門。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和整理，確保檔案的質(zhì)量。九、檔案管理的信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)1.建立完善的集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)：包括檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊的開發(fā)和應(yīng)用。2.電子檔案的管理：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和備份，并實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。3.檔案數(shù)字化工作：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案資源庫，方便檔案的遠(yuǎn)程查詢和利用。（三）信息化