PAGE殘聯(lián)建立檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殘聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在殘聯(lián)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機(jī)關(guān)各部門、直屬事業(yè)單位以及下屬各分支機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則殘聯(lián)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映殘聯(lián)各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理殘聯(lián)在工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則對涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立殘聯(lián)檔案管理室，作為殘聯(lián)檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)殘聯(lián)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善殘聯(lián)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的齊全、完整和系統(tǒng)。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)備，對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，確保檔案的安全。4.開展檔案鑒定工作，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，并向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。6.編制檔案檢索工具，如目錄、索引、指南等，方便檔案的查閱和利用。7.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。9.負(fù)責(zé)向社會提供檔案查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，確保檔案查閱的合法性和規(guī)范性。10.做好檔案的編研工作，圍繞殘聯(lián)工作重點(diǎn)，編輯檔案資料匯編、專題概要等，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作研究提供參考依據(jù)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保本部門檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與殘聯(lián)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.殘聯(lián)制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.殘聯(lián)召開的各種會議的文件材料、會議記錄、紀(jì)要等。4.殘聯(lián)開展業(yè)務(wù)工作形成的各類文件、報告、調(diào)查研究材料、項目申報書、驗收報告等。5.殘聯(lián)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目材料等。6.殘聯(lián)干部職工的人事檔案材料，包括任免文件、考核材料、工資變動材料、獎懲材料等。7.殘聯(lián)組織開展活動的照片、錄像、錄音等聲像資料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保材料的真實性和準(zhǔn)確性。3.對于重要的文件材料，應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。（三）整理原則1.根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，按照文件的時間先后順序進(jìn)行排列。3.分類科學(xué)合理，便于查找和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。首先將檔案按年度分開，然后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類，再按照機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列。2.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立個人檔案目錄，將檔案材料分類裝訂成冊。3.聲像檔案按照內(nèi)容、時間等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息，并將聲像資料存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上，同時制作備份。4.實物檔案對殘聯(lián)獲得的各類獎牌、獎杯、證書等實物檔案，進(jìn)行詳細(xì)登記，注明頒發(fā)單位、時間、事由等信息，并妥善保管。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.對不同載體的檔案，應(yīng)采用相應(yīng)的保管裝具，如紙質(zhì)檔案存放在檔案柜中，聲像檔案存儲在專用的磁性載體或光盤盒中。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。（2）本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。（3）本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等。（5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。（6）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。（7）上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。（8）同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。2.定期保管的檔案定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。（1）保管期限為30年的檔案本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（2）保管期限為10年的檔案本機(jī)關(guān)職能活動中形成的短期文件材料；本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的短期文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的短期文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。5.對已到保管期限的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進(jìn)行全面、客觀、公正的鑒定。2.嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和潛在利用價值，確保有保存價值的檔案得到妥善保管。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷檔案的保存價值和保管期限。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成時間、形成單位、重要程度、利用頻率等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報殘聯(lián)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息的泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的種類統(tǒng)計，如文書檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案等的數(shù)量。3.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括查閱檔案的人次、利用檔案的內(nèi)容等。4.檔案管理工作情況統(tǒng)計，如檔案整理、保管、鑒定等工作的開展情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進(jìn)行自動化統(tǒng)計，提高統(tǒng)計工作的效率和準(zhǔn)確性。3.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確和完整。七、檔案的利用（一）利用范圍1.殘聯(lián)內(nèi)部各部門在開展工作過程中，因工作需要查閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、有關(guān)部門及其他單位因工作需要查閱殘聯(lián)檔案。3.因涉及個人權(quán)益等問題，個人查閱與其相關(guān)的檔案。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理室查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱檔案因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用。（三）利用手續(xù)1.利用者查閱、借閱檔案時，應(yīng)出示有效證件，填寫《檔案查閱登記表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，及時提供檔案，并做好相關(guān)記錄。3.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。