PAGE檔案館檔案登記備份制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效防范檔案風(fēng)險(xiǎn)，特制定本檔案登記備份制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)形成的各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案的形成、收集、整理、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)保證檔案內(nèi)容真實(shí)、全面，不遺漏重要信息。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，維護(hù)檔案的保密性。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案登記（一）登記范圍1.檔案形成登記：各部門(mén)在檔案形成后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)檔案形成登記表，記錄檔案的名稱、類別、形成時(shí)間、形成部門(mén)、責(zé)任人等基本信息。2.檔案移交登記：檔案在不同部門(mén)或保管地點(diǎn)之間移交時(shí)，應(yīng)辦理檔案移交登記手續(xù)，明確移交檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交部門(mén)、接收部門(mén)等內(nèi)容。3.檔案借閱登記：凡因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、借閱時(shí)間、借閱人、借閱用途等信息。（二）登記要求1.及時(shí)準(zhǔn)確：檔案登記應(yīng)在檔案形成、移交、借閱等事項(xiàng)發(fā)生后及時(shí)進(jìn)行，確保登記信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.內(nèi)容完整：登記表格應(yīng)包含足夠的信息，能夠全面反映檔案的相關(guān)情況，不得遺漏關(guān)鍵信息。3.簽字確認(rèn)：檔案登記涉及的相關(guān)人員應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)，明確責(zé)任。（三）登記流程1.檔案形成登記流程檔案形成部門(mén)的檔案管理人員在檔案形成后，按照檔案形成登記表的格式要求，填寫(xiě)相關(guān)信息。填寫(xiě)完畢后，由檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。將檔案形成登記表交至公司/組織檔案管理部門(mén)備案。2.檔案移交登記流程移交部門(mén)：填寫(xiě)檔案移交登記表，詳細(xì)記錄移交檔案的相關(guān)信息。移交部門(mén)負(fù)責(zé)人：對(duì)移交登記表進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字。接收部門(mén)：核對(duì)移交檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，在移交登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理部門(mén)：留存移交登記表，作為檔案管理的重要依據(jù)。3.檔案借閱登記流程借閱人：填寫(xiě)檔案借閱登記表，說(shuō)明借閱檔案用途等。所在部門(mén)負(fù)責(zé)人：對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽字同意。檔案管理部門(mén)：根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并在借閱登記表上記錄借閱情況。三、檔案?jìng)浞荩ㄒ唬﹤浞莘秶?.重要檔案：涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、關(guān)鍵決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、財(cái)務(wù)狀況等重要信息的檔案。2.易損檔案：如紙質(zhì)檔案中的珍貴文件、年代久遠(yuǎn)的檔案等，以及電子檔案中容易受到病毒、硬件故障等影響的文件。3.法律法規(guī)要求備份的檔案：按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定必須進(jìn)行備份的檔案。（二）備份方式1.紙質(zhì)檔案?jìng)浞輳?fù)?。簩?duì)重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印，一式多份，分別存放于不同地點(diǎn)。掃描：將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件，存儲(chǔ)于電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢。2.電子檔案?jìng)浞荻ㄆ趥浞荩喊凑找欢ǖ臅r(shí)間周期（如每周、每月等），對(duì)電子檔案進(jìn)行全量備份或增量備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)可選用磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。異地備份：將重要電子檔案?jìng)浞葜廉惖卮鎯?chǔ)設(shè)備，以防止本地發(fā)生自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等意外情況導(dǎo)致檔案丟失。云備份：利用云存儲(chǔ)服務(wù)提供商提供的云備份服務(wù)，將電子檔案?jìng)浞葜猎贫?，?shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程存儲(chǔ)和管理。（三）備份要求1.備份數(shù)據(jù)完整性：確保備份數(shù)據(jù)與原始檔案內(nèi)容一致，無(wú)遺漏、無(wú)錯(cuò)誤。2.備份存儲(chǔ)安全性：選擇安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)，防止備份數(shù)據(jù)受到損壞、丟失或泄露。3.備份數(shù)據(jù)可恢復(fù)性：定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保在需要時(shí)能夠順利恢復(fù)到備份時(shí)的狀態(tài)。（四）備份流程1.紙質(zhì)檔案?jìng)浞萘鞒虖?fù)印備份：檔案管理人員根據(jù)需要確定復(fù)印的檔案清單，安排專人進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印完成后，對(duì)復(fù)印件進(jìn)行整理、編號(hào)，并與原件核對(duì)一致。掃描備份：使用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案保存要求。掃描后的電子文件按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立索引目錄。將掃描后的電子文件存儲(chǔ)于電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)介質(zhì)的標(biāo)識(shí)和管理。2.電子檔案?jìng)浞萘鞒潭ㄆ趥浞荩簷n案管理系統(tǒng)按照設(shè)定的備份周期，自動(dòng)對(duì)電子檔案進(jìn)行全量備份或增量備份。備份文件存儲(chǔ)于指定的本地存儲(chǔ)設(shè)備或磁帶庫(kù)中。異地備份：定期將本地備份的電子檔案通過(guò)快遞、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞桨l(fā)送至異地備份存儲(chǔ)地點(diǎn)。異地備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收和管理備份數(shù)據(jù)，并定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)。云備份：與云存儲(chǔ)服務(wù)提供商簽訂云備份服務(wù)協(xié)議，按照協(xié)議要求將電子檔案上傳至云端進(jìn)行備份。云備份服務(wù)提供商應(yīng)提供數(shù)據(jù)加密、存儲(chǔ)安全等保障措施，確保備份數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理部門(mén)定期對(duì)云備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)性。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房：設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.存儲(chǔ)設(shè)備：配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、檔案柜、光盤(pán)柜、磁帶庫(kù)等，確保檔案存放有序、便于查找。（二）保管要求1.分類存放：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案存放索引。2.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案存儲(chǔ)設(shè)備上標(biāo)明檔案的類別、名稱、年度、保管期限等信息，便于快速查找和管理。3.定期檢查：檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。4.溫濕度控制：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。（三）保管期限1.文書(shū)檔案：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定文書(shū)檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.科技檔案：科技檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的重要性、生命周期等因素確定，一般與項(xiàng)目的使用周期相適應(yīng)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。（四）檔案銷毀1.銷毀范圍：對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序鑒定：由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否已無(wú)保存價(jià)值。審批：經(jīng)鑒定后的擬銷毀檔案清單報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀：審批通過(guò)后，由檔案管理部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。五、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，如查閱業(yè)務(wù)資料、參考?xì)v史文件、進(jìn)行項(xiàng)目論證等。2.外部查閱：因法律法規(guī)要求、司法訴訟、合作項(xiàng)目等原因，允許外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱流程查閱申請(qǐng)：內(nèi)部人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、查閱用途、查閱時(shí)間等信息。所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽字同意。檔案管理部門(mén)辦理：檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，查找并提供相關(guān)檔案，查閱人員在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)查閱情況。2.外部查閱流程查閱申請(qǐng)：外部單位或個(gè)人提交檔案查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱檔案的原因、查閱范圍、查閱時(shí)間等。公司/組織審批：由公司/組織相關(guān)部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。簽訂保密協(xié)議：經(jīng)審批同意后，與外部查閱單位或個(gè)人簽訂保密協(xié)議，明確查閱人員的保密義務(wù)。檔案管理部門(mén)辦理：檔案管理部門(mén)按照審批意見(jiàn)和保密協(xié)議要求，提供相關(guān)檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱結(jié)束后，收回檔案，并檢查檔案是否有損壞、丟失等情況。（三）利用要求1.遵守規(guī)定：檔案利用人員應(yīng)遵守本制度及相關(guān)法律法規(guī)，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。2.保護(hù)檔案：在查閱檔案過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.履行保密義務(wù)：檔案利用人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程中知悉的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案登記備份制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案登記情況：檢查檔案形成登記、移交登記、借閱登記等是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案?jìng)浞萸闆r：檢查檔案?jìng)浞莘绞绞欠穹弦螅瑐浞輸?shù)據(jù)是否完整、安全，備份存儲(chǔ)介質(zhì)是否妥善保管。檔案保管情況：檢查檔案保管場(chǎng)所是否符合條件，檔案存放是否規(guī)范，保管期限是否正確，檔案是否有損壞、丟失等情況。檔案利用情況：檢查檔案利用流程是否合規(guī)，利用人員是否遵守規(guī)定，檔案是否有被違規(guī)使用的情況。（三）檢查頻率檔案管理監(jiān)督小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)題處理對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理監(jiān)督