PAGE檔案館文件收發(fā)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館文件收發(fā)管理，確保文件傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門與檔案館之間文件的收進(jìn)和發(fā)出工作。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則文件收發(fā)要做到及時傳遞，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免延誤和差錯。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保文件在收發(fā)過程中的安全，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。3.規(guī)范有序原則文件收發(fā)工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有序化。二、文件收進(jìn)管理（一）收文渠道1.機(jī)要通信通過機(jī)要通信渠道傳遞的文件，由專人負(fù)責(zé)接收，并在機(jī)要通信交接單上簽字確認(rèn)。2.郵政快遞郵政快遞送達(dá)的文件，由收發(fā)人員按照快遞單上的收件信息進(jìn)行核對簽收，同時記錄快遞單號等相關(guān)信息。3.電子傳輸通過電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等電子方式傳輸?shù)奈募?，收發(fā)人員應(yīng)及時接收，并做好文件的下載、存儲和登記工作。（二）收文登記1.登記內(nèi)容收文登記應(yīng)詳細(xì)記錄文件的編號、來文單位、發(fā)文日期、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、附件等信息。2.登記方式收文登記可采用紙質(zhì)登記本或電子表格進(jìn)行，確保登記信息清晰、準(zhǔn)確、完整。（三）文件初審1.初審人員收文后，由專人對文件進(jìn)行初審，初審人員應(yīng)具備一定的業(yè)務(wù)知識和工作經(jīng)驗，熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定。2.初審內(nèi)容初審內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等，重點審查文件是否符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)政策要求，文件內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，有無錯別字、漏頁等情況。3.初審處理對于初審合格的文件，初審人員應(yīng)在文件上加蓋“收文初審章”，并注明初審日期和初審人員姓名；對于初審不合格的文件，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系，說明原因，要求其補充或修改文件。（四）文件分發(fā)1.分發(fā)原則根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.分發(fā)方式文件分發(fā)可采用直接送達(dá)、內(nèi)部郵件、電子共享等方式進(jìn)行，確保文件能夠及時、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。3.分發(fā)記錄文件分發(fā)后，應(yīng)做好分發(fā)記錄，記錄文件的分發(fā)日期、收件部門或人員、分發(fā)方式等信息，以便跟蹤和查詢。三、文件發(fā)出管理（一）發(fā)文擬稿1.擬稿人員文件擬稿由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，擬稿人員應(yīng)根據(jù)工作需要和實際情況，認(rèn)真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.擬稿要求擬稿人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)政策要求，文件內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得出現(xiàn)違法違規(guī)、虛假不實等情況。同時，擬稿人員應(yīng)注意文件的格式規(guī)范，包括字體、字號、行距、頁邊距等，確保文件排版整齊、美觀。（二）核稿1.核稿人員文件擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人或指定的核稿人員對文件進(jìn)行核稿，核稿人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件質(zhì)量。2.核稿內(nèi)容核稿內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性、格式規(guī)范等，重點審查文件是否符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)政策要求，文件表述是否清晰、邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)、格式是否規(guī)范，有無錯別字、漏頁等情況。3.核稿處理對于核稿合格的文件，核稿人員應(yīng)在文件上簽署核稿意見，并注明核稿日期和核稿人員姓名；對于核稿不合格的文件，應(yīng)及時反饋給擬稿人員，要求其修改完善。（三）會簽1.會簽范圍對于涉及多個部門或需要相關(guān)部門協(xié)同辦理的文件，應(yīng)進(jìn)行會簽。2.會簽流程會簽文件由主辦部門負(fù)責(zé)組織，將文件發(fā)送給相關(guān)部門進(jìn)行會簽。各會簽部門應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出會簽意見，并在規(guī)定的時間內(nèi)反饋給主辦部門。主辦部門應(yīng)綜合各會簽部門的意見，對文件進(jìn)行修改完善。（四）簽發(fā)1.簽發(fā)人員文件經(jīng)核稿、會簽后，由公司/組織負(fù)責(zé)人或授權(quán)的簽發(fā)人員進(jìn)行簽發(fā)。2.簽發(fā)要求簽發(fā)人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件質(zhì)量，對文件的真實性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。簽發(fā)人員應(yīng)在文件上簽署簽發(fā)意見，并注明簽發(fā)日期和簽發(fā)人員姓名。（五）編號1.編號規(guī)則文件簽發(fā)后，由檔案館按照規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于文件的管理和查詢。2.編號方式文件編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母組合編號等方式進(jìn)行，具體編號規(guī)則由檔案館制定并公布。（六）打印1.打印要求文件編號后，由檔案館按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行打印，確保文件打印清晰、格式規(guī)范。2.打印份數(shù)根據(jù)文件的使用范圍和存檔要求，確定文件的打印份數(shù)，確保文件數(shù)量滿足工作需要。（七）蓋章1.蓋章人員文件打印完成后，由專人負(fù)責(zé)蓋章，蓋章人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的蓋章范圍和蓋章程序進(jìn)行操作，確保印章使用規(guī)范、安全。2.蓋章要求蓋章人員應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容和蓋章范圍，確保蓋章準(zhǔn)確無誤。蓋章后，應(yīng)在文件上注明蓋章日期和蓋章人員姓名。（八）分發(fā)1.分發(fā)原則根據(jù)文件的使用范圍和存檔要求，按照“誰需要、誰領(lǐng)取”的原則，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.分發(fā)方式文件分發(fā)可采用直接送達(dá)、內(nèi)部郵件、電子共享等方式進(jìn)行，確保文件能夠及時、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。3.分發(fā)記錄文件分發(fā)后，應(yīng)做好分發(fā)記錄，記錄文件的分發(fā)日期、收件部門或人員、分發(fā)方式等信息，以便跟蹤和查詢。四、文件歸檔管理（一）歸檔范圍1.重要文件包括公司/組織的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、重要合同、協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)文件包括各類業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程文件、技術(shù)資料等。3.人事文件包括員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價等。4.財務(wù)文件包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)文件等。5.其他文件包括上級文件、下級文件、對外往來文件、宣傳資料等。（二）歸檔時間1.定期歸檔對于具有一定時效性的文件，應(yīng)按照規(guī)定的時間進(jìn)行定期歸檔，如每月、每季度、每年等。2.及時歸檔對于重要文件、緊急文件等，應(yīng)在文件辦理完畢后及時歸檔，確保文件的完整性和安全性。（三）歸檔要求1.分類整理歸檔文件應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保文件排列有序、便于查找。2.編目編號歸檔文件應(yīng)編制目錄和編號，目錄應(yīng)包括文件的編號、標(biāo)題、日期、保管期限等信息，編號應(yīng)與文件的編號一致，便于文件的管理和查詢。3.裝訂成冊對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，確保文件的整齊美觀和牢固耐用。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪、折疊文件。4.裝盒上架歸檔文件應(yīng)裝入檔案盒，并按照檔案盒的編號順序上架存放，確保檔案存放有序、便于管理。五、文件借閱管理（一）借閱范圍1.內(nèi)部人員借閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可借閱檔案館的相關(guān)文件。2.外部人員借閱因特殊情況需要借閱檔案館文件的外部人員，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。（二）借閱申請1.申請方式借閱文件應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.申請審批《文件借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到檔案館辦理借閱手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.借閱登記借閱人員到檔案館辦理借閱手續(xù)時，檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真核對借閱申請表和借閱人員的身份信息，進(jìn)行借閱登記，記錄借閱文件的名稱、編號、借閱日期、借閱期限、借閱人員姓名等信息。2.文件交付借閱登記完成后，檔案館工作人員應(yīng)將借閱文件交付給借閱人員，并要求借閱人員在文件借閱清單上簽字確認(rèn)。（四）借閱期限1.內(nèi)部人員借閱期限內(nèi)部人員借閱文件一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.外部人員借閱期限外部人員借閱文件一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）借閱歸還1.按時歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱文件，不得逾期歸還。2.歸還檢查借閱人員歸還文件時，檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.歸還登記借閱文件歸還后，檔案館工作人員應(yīng)進(jìn)行歸還登記，記錄文件的歸還日期、歸還人員姓名等信息。六、文件保密管理（一）保密制度1.保密責(zé)任公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、工作秘密等文件負(fù)有保密責(zé)任。2.保密措施檔案館應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的檔案庫房、配備保密設(shè)備、加強(qiáng)人員管理等，確保文件的安全保密。（二）保密范圍1.商業(yè)秘密包括公司/組織的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、財務(wù)秘密等，如產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.工作秘密包括公司/組織在工作過程中形成的不宜公開的文件、資料、信息等，如會議紀(jì)要、工作計劃、業(yè)務(wù)報表等。（三）保密要求1.文件保管檔案館應(yīng)將涉及保密的文件存放在專門的保密庫房或保密設(shè)備中，確保文件的安全保密。2.人員管理接觸保密文件的人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審查和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.文件傳遞涉及保密的文件應(yīng)通過機(jī)要通信、加密傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行傳遞，確保文件在傳遞過程中的安全保密。4.文件使用使用保密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和使用程序進(jìn)行操作，不得擅自擴(kuò)大使用范圍、泄露文件內(nèi)容。