PAGE象棋協(xié)會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)象棋協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于象棋協(xié)會各部門及全體會員在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映協(xié)會工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理協(xié)會工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及協(xié)會機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便協(xié)會工作人員和相關(guān)人員查閱使用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門協(xié)會設(shè)立檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)協(xié)會檔案的日常管理工作。檔案管理辦公室設(shè)在[具體地點(diǎn)]。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理辦公室移交。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好本部門檔案的日常管理，確保檔案的真實(shí)、完整。3.積極配合檔案管理辦公室開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括協(xié)會章程、理事會會議記錄、會員代表大會文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.賽事活動類：各類象棋比賽的策劃方案、競賽規(guī)程、報(bào)名信息、賽程安排、成績記錄、獲獎名單、賽事照片及視頻等。3.會員管理類：會員登記表、會員資格審查材料、會員活動記錄、會員獎勵與處罰記錄等。4.培訓(xùn)資料類：象棋培訓(xùn)教材、教案、培訓(xùn)記錄、學(xué)員成績等。5.對外交流類：與其他象棋組織的合作協(xié)議、交流活動資料、來訪接待記錄等。6.宣傳推廣類：協(xié)會宣傳資料、新聞報(bào)道、媒體合作協(xié)議、活動海報(bào)等。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的方式。例如：2023XM001，其中“2023”表示檔案形成年度，“XM”表示行政管理類，“001”為該類別檔案的流水號。其他類別依次類推，如賽事活動類為“SS”，會員管理類為“HY”等。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會在各項(xiàng)工作活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、照片、音像等材料。2.上級主管部門下發(fā)的與協(xié)會工作相關(guān)的文件、通知等。3.協(xié)會參加各類會議帶回的會議文件、資料等。4.協(xié)會與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。5.會員提交的與協(xié)會活動相關(guān)的作品、建議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理辦公室。2.對于重要活動和事件，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后[X]個工作日內(nèi)將檔案材料整理好并移交。3.檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)。4.按照檔案裝訂要求，將檔案材料裝訂成冊，對于不宜裝訂的檔案，如照片、圖紙等，應(yīng)進(jìn)行妥善保管。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將檔案按照編號順序放入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度等信息。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、類別、數(shù)量等信息。（二）保管期限1.永久保管：協(xié)會章程、理事會會議記錄、會員代表大會文件、重要的工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案。2.定期保管：30年：一般的工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。10年：賽事活動的一般性資料、會員管理的部分記錄等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。3.對檔案要定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。4.采用防火、防潮、防蟲、防盜等措施，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。5.對電子檔案要進(jìn)行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍協(xié)會工作人員因工作需要可查閱、利用檔案；會員在符合規(guī)定的情況下可查閱與其相關(guān)的檔案；因工作需要，外單位人員經(jīng)協(xié)會批準(zhǔn)也可查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱檔案時，如需復(fù)印部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。3.借閱的檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱者的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存與銷毀合理、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其是否仍有保存價(jià)值。2.對于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請表。（四）銷毀程序1.檔案銷毀申請表經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案流失。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的象棋協(xié)會檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，保證圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和相關(guān)元數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確的索引。4.掛接存儲：將數(shù)字化檔案圖像與對應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，存儲在檔案服務(wù)器或存儲設(shè)備上。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、類別、年度等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、歸還等環(huán)節(jié)。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為協(xié)會決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.定期對檔案服務(wù)