PAGE水利工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司水利工作檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水利工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司水利工作中形成的各類檔案，包括但不限于工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行管理、科研項(xiàng)目、水質(zhì)監(jiān)測、水資源管理等方面的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司水利工作檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映水利工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理水利工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司員工和相關(guān)部門查閱利用檔案。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)水利工作檔案的日常管理工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司水利工作檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)水利工作檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全水利工作檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開展檔案利用工作，為公司水利工作提供檔案信息支持，積極主動(dòng)地為各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。6.參與公司水利項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并出具檔案驗(yàn)收意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水利工程項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、水土保持方案、水資源論證報(bào)告等。2.工程設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙、文件和計(jì)算書。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進(jìn)度報(bào)表等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖等。6.工程運(yùn)行管理文件：運(yùn)行管理制度、操作規(guī)程、維護(hù)記錄、設(shè)備臺(tái)賬、水質(zhì)監(jiān)測報(bào)告、水量統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。7.水利科研項(xiàng)目文件：項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、成果鑒定文件等。8.其他與水利工作相關(guān)的文件、資料，如會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、來往信函、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將本部門或項(xiàng)目工作中形成的檔案材料收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理。2.對于重要的檔案材料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，一套紙質(zhì)檔案，一套電子檔案。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、編目規(guī)范，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（四）整理方法1.按照水利工作的業(yè)務(wù)分類，將檔案分為工程建設(shè)、運(yùn)行管理、科研項(xiàng)目等類別。2.在每個(gè)類別下，再根據(jù)文件的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行細(xì)分，形成二級、三級類目。3.對每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，編制案卷封面、卷內(nèi)備考表等。4.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.在水利工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目檔案整理歸檔完畢，并移交公司檔案管理部門。2.對于日常工作中形成的檔案，應(yīng)在次年上半年集中歸檔一次。（二）歸檔程序1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將自查合格的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案，檔案管理部門進(jìn)行編號(hào)、裝訂、上架，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（三）保管期限1.水利工作檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括水利工程項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收報(bào)告、重大科研項(xiàng)目成果等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括工程建設(shè)過程中的重要文件、運(yùn)行管理中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、一般性科研項(xiàng)目成果等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括工程建設(shè)中的一般性文件、日常運(yùn)行管理中的一般性記錄等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司水利工作檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：員工可直接到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上登記。3.復(fù)制：對于確需復(fù)制的檔案，員工應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。4.利用檔案過程中形成的摘抄、復(fù)制件等，應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。2.對仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，并形成鑒定意見。3.對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)確保銷毀檔案的徹底性，防止檔案流失。（四）銷毀記錄檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司水利工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案同步管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司水利工作檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)