PAGE涉稅機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本涉稅機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在涉稅業(yè)務(wù)及管理工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本涉稅機(jī)構(gòu)各部門(mén)在涉稅業(yè)務(wù)辦理、行政管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映涉稅業(yè)務(wù)及管理活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與涉稅業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便捷利用原則：建立高效的檔案檢索和利用機(jī)制，方便業(yè)務(wù)人員及相關(guān)部門(mén)查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本涉稅機(jī)構(gòu)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中管理本涉稅機(jī)構(gòu)各類檔案，建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施。4.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。7.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。4.對(duì)本部門(mén)檔案的安全保管負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、上架、保管、查閱、借閱等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.積極參與檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.涉稅業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的各類文件資料，如稅務(wù)登記資料、納稅申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)資料等。2.行政管理活動(dòng)中形成的文件，包括會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。3.與客戶簽訂的涉稅服務(wù)合同、協(xié)議等。4.各類涉稅培訓(xùn)資料、宣傳資料等。5.其他與涉稅機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)于業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的檔案，應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后及時(shí)收集整理，不得拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合歸檔要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、客戶檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。例如，稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案可分為稅務(wù)登記類、納稅申報(bào)類、稅務(wù)審計(jì)類等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。例如，可采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙張較多、較厚的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員將整理好的檔案按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的時(shí)間和要求，移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核和整理，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔后的檔案按照分類和編號(hào)順序上架存放，建立檔案存放位置索引，便于查找。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。一般分為永久、定期（如30年、10年等）。具體保管期限如下：1.永久保管：本涉稅機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等重要文件。涉及重大稅務(wù)案件的檔案。與國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密相關(guān)的檔案。其他具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案。2.定期保管30年：一般性稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案，如常規(guī)納稅申報(bào)資料等。行政管理活動(dòng)中形成的重要文件，如年度工作計(jì)劃和總結(jié)等。與客戶簽訂的長(zhǎng)期涉稅服務(wù)合同等。3.定期保管10年：短期涉稅業(yè)務(wù)檔案，如臨時(shí)性稅務(wù)咨詢記錄等。一般性行政管理文件，如一般性會(huì)議紀(jì)要等。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)措施。4.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限變更等情況，做到賬物相符。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可用性。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：業(yè)務(wù)人員及相關(guān)部門(mén)因工作需要，可到檔案管理部門(mén)查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.復(fù)制：根據(jù)查閱人的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批，確保復(fù)制行為符合規(guī)定。3.出具證明：檔案管理部門(mén)可根據(jù)檔案內(nèi)容，為相關(guān)部門(mén)或人員出具檔案證明。出具證明應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明用途和有效期限。（二）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。3.借閱人憑借閱證到檔案庫(kù)房領(lǐng)取檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需帶出，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。4.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用與借閱要求1.利用和借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。2.檔案利用和借閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用和借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以改進(jìn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門(mén)代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，如超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)利用必要的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)涉及未了事項(xiàng)或仍有查考價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見(jiàn)，并編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。3.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)本涉稅機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷毀檔案過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀完畢后，將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）電子檔案的采集與錄入1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.將掃描后的電子文件按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和錄入，包括文件題名、日期、作者、來(lái)源等信息，以便于電子檔案的檢索和利用。（三）電子檔案的存儲(chǔ)與管理1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。2.在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保電子檔案的安全。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。如發(fā)現(xiàn)電子檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和恢復(fù)。（四）電子檔案的檢索與利用1.在電子檔案管理系統(tǒng)中建立高效的檢索