PAGE檔案工作人員保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，規(guī)范檔案工作人員的保管行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案工作人員，涵蓋公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中的相關(guān)行為。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案工作人員應(yīng)確保所保管檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)活動(dòng)與業(yè)務(wù)情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實(shí)體與信息的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，限制查閱與使用范圍。5.便利性原則：檔案保管應(yīng)便于檢索、查詢與利用，提高工作效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案工作計(jì)劃與目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.建立健全檔案管理制度體系，確保檔案管理工作有章可循、規(guī)范有序。3.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門檔案工作，指導(dǎo)、監(jiān)督檔案工作人員履行職責(zé)，定期檢查檔案管理工作情況。4.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用與升級(jí)，提高檔案管理信息化水平。6.參與公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔工作，確保檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性。7.審核檔案的鑒定、銷毀等重要事項(xiàng)，確保檔案管理符合法律法規(guī)與公司規(guī)定。8.與外部檔案管理機(jī)構(gòu)、相關(guān)部門保持溝通與協(xié)作，促進(jìn)公司檔案管理工作的順利開展。（二）檔案收集與整理人員職責(zé)1.按照檔案收集范圍與要求，及時(shí)、全面地收集公司各部門形成的各類檔案資料，確保檔案不遺漏。2.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，分類、編號(hào)、編目等，保證檔案資料的有序性。3.檢查檔案的完整性與準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)與相關(guān)部門溝通，補(bǔ)充完善。4.協(xié)助檔案管理負(fù)責(zé)人做好檔案信息化錄入工作，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整地錄入系統(tǒng)。5.定期對(duì)收集與整理的檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量與質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的保管工作，按照檔案保管要求，提供適宜的保管環(huán)境，確保檔案安全。2.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行日常管理，定期檢查庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，如溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等，確保正常運(yùn)行。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、存放位置等信息，做到賬物相符。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，對(duì)借閱檔案的人員、時(shí)間、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案借閱過(guò)程可追溯。5.對(duì)檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)與核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。6.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔，防止檔案受到污染。（四）檔案利用與查詢?nèi)藛T職責(zé)1.根據(jù)公司規(guī)定與工作需要，為內(nèi)部人員提供檔案查詢與利用服務(wù)，確保檔案信息的合理使用。2.按照檔案利用審批流程，對(duì)利用檔案的申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保利用目的正當(dāng)、合法。3.協(xié)助利用人員查閱檔案，提供必要的指導(dǎo)與幫助，提高檔案利用效率。4.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容等，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容給無(wú)關(guān)人員，確保檔案信息安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司各類合同協(xié)議，如采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。3.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。4.公司各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。5.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)檔案。6.公司人力資源檔案，如員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。7.公司項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。8.公司產(chǎn)品研發(fā)檔案，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)資料、測(cè)試報(bào)告等。9.公司市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料、客戶資料等。10.公司行政事務(wù)檔案，如辦公用品采購(gòu)記錄、車輛使用記錄、辦公場(chǎng)地租賃資料等。11.公司對(duì)外宣傳資料，如公司簡(jiǎn)介、宣傳冊(cè)、新聞報(bào)道等。12.其他與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉檔案收集范圍與要求，主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)獲取檔案資料。3.對(duì)于重要文件、緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并確保其完整性與準(zhǔn)確性。4.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。5.對(duì)電子檔案應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，確保兩者內(nèi)容一致。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，各部門應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理后移交檔案管理部門。2.對(duì)于定期形成的檔案，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、年度工作總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)收集歸檔。3.公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案資料收集整理后移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，便于按年度檢索與統(tǒng)計(jì)檔案。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，將檔案分為各部門檔案，明確檔案的來(lái)源與歸屬。3.按問(wèn)題分類：按照檔案所反映的問(wèn)題或事項(xiàng)進(jìn)行分類，如將合同檔案分為采購(gòu)合同、銷售合同等類別。4.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度與保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期保管三類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保每個(gè)檔案有唯一的編號(hào)標(biāo)識(shí)。2.編號(hào)采用[編號(hào)格式]，其中[具體說(shuō)明編號(hào)各部分的含義]。3.編號(hào)應(yīng)在檔案整理過(guò)程中同步進(jìn)行，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、來(lái)源等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，便于查詢與管理。3.對(duì)檔案目錄應(yīng)定期進(jìn)行更新與維護(hù)，并確保電子目錄與紙質(zhì)目錄信息一致。（四）裝訂規(guī)范1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管與查閱。2.裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。3.裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞文件。五、檔案保管（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。3.庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，確保環(huán)境條件符合要求。4.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查與維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。5.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置防蟲、防霉設(shè)施，如防蟲藥、防霉劑等，防止檔案受到蟲害與霉菌侵害。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找與管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如使用專門的檔案盒、封裝材料等。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷文件，重要合同協(xié)議，年度財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為[X]年。如一般性合同協(xié)議、年度工作總結(jié)等。3.短期保管：凡是反映公司臨時(shí)性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為[X]年。如臨時(shí)性會(huì)議文件、一般性行政事務(wù)檔案等。（四）檔案定期盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行[X]次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保賬物相符。3.對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充檔案、修復(fù)損壞檔案等。4.盤點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、結(jié)果、問(wèn)題及處理情況等，并報(bào)檔案管理負(fù)責(zé)人審核。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案，如進(jìn)行項(xiàng)目研究、合同審查、工作決策等。2.外部單位因法定事由需要查閱公司檔案，如司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部利用利用人員填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)利用目的與工作需要進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案保管規(guī)定與利用審批情況，確定是否提供檔案利用，并安排專人協(xié)助查閱。利用人員在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取檔案。查閱完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量與質(zhì)量，確保檔案完整無(wú)損。2.外部利用外部單位因法定事由需要查閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，如司法機(jī)關(guān)的協(xié)助調(diào)查通知書、行政機(jī)關(guān)的查詢函等。將證明文件提交公司檔案管理部門，檔案管理部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門按照審批意見(jiàn)提供檔案查閱服務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱，查閱過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程記錄。查閱完畢后，外部單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案情況，并將查閱記錄整理歸檔。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密與商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外提供查閱與利用。2.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門指定地點(diǎn)。3.檔案利用人員不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制、摘抄，應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理。2.鑒定工作應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值與保存價(jià)值，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案專業(yè)人員等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否反映公司主要職能活動(dòng)與歷史面貌。2.評(píng)估檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，判斷其對(duì)公司當(dāng)前工作與未來(lái)發(fā)展的參考作用。3.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，審查檔案是否已達(dá)到保管期限。4.檢查檔案的保存狀況，是否存在損壞、變質(zhì)等情況，影響檔案的繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》