PAGE機(jī)構(gòu)學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)構(gòu)學(xué)生檔案的科學(xué)管理，確保學(xué)生檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、管理及學(xué)生成長過程中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)構(gòu)內(nèi)所有學(xué)生檔案的管理，包括全日制學(xué)生、非全日制學(xué)生以及各類培訓(xùn)學(xué)員的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的各類相關(guān)資料，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息的安全，防止信息泄露。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱、復(fù)制或傳播學(xué)生檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一的規(guī)范和流程進(jìn)行操作。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證明：包括身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等。2.學(xué)籍信息：如入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、學(xué)生證等，記錄學(xué)生的基本學(xué)習(xí)信息，如姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、專業(yè)、學(xué)歷層次等。3.照片：近期免冠一寸照片若干，用于檔案標(biāo)識(shí)及相關(guān)證件制作。（二）學(xué)習(xí)成績記錄1.課程成績單：詳細(xì)記錄學(xué)生每學(xué)期所學(xué)課程的名稱、學(xué)分、成績、考核方式等信息。2.考試違紀(jì)記錄：如學(xué)生在考試過程中出現(xiàn)的違紀(jì)情況及相應(yīng)處理結(jié)果。（三）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：包括獲得的各類獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)、競賽獲獎(jiǎng)證書等，記錄獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒獎(jiǎng)單位、頒獎(jiǎng)時(shí)間等。2.處分記錄：如因違反校規(guī)校紀(jì)受到的警告、嚴(yán)重警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍等處分，記錄處分原因、處分決定時(shí)間及解除處分時(shí)間（如有）。（四）社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)記錄1.社會(huì)實(shí)踐報(bào)告：學(xué)生參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的總結(jié)報(bào)告，包括實(shí)踐單位、實(shí)踐時(shí)間、實(shí)踐內(nèi)容、實(shí)踐收獲等。2.實(shí)習(xí)鑒定表：實(shí)習(xí)單位對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)表現(xiàn)的評(píng)價(jià)及鑒定意見，包括實(shí)習(xí)崗位、實(shí)習(xí)表現(xiàn)、實(shí)習(xí)成績等。（五）健康與體檢信息1.入學(xué)體檢報(bào)告：學(xué)生入學(xué)時(shí)的身體健康檢查報(bào)告，包括各項(xiàng)身體指標(biāo)檢測(cè)結(jié)果。2.在校期間的體檢記錄：定期體檢的報(bào)告，以及因患病、受傷等就醫(yī)的病歷資料。（六）其他材料1.個(gè)人簡歷：學(xué)生自行撰寫的個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷等簡要介紹。2.特長證明材料：如藝術(shù)特長、體育特長等相關(guān)證書或證明。3.家庭經(jīng)濟(jì)情況證明：如貧困證明、低保證明等，用于申請(qǐng)助學(xué)金等相關(guān)事宜。4.轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)材料：記錄學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)變化的相關(guān)審批文件及證明材料。三、檔案建立與收集（一）新生檔案建立1.在新生入學(xué)時(shí)，由招生部門負(fù)責(zé)向?qū)W生發(fā)放檔案建立所需的各類表格和材料清單。2.學(xué)生應(yīng)按照要求如實(shí)填寫個(gè)人基本信息表格，并提交相關(guān)身份證明、照片等材料。3.招生部門對(duì)學(xué)生提交的材料進(jìn)行初步審核，確保信息準(zhǔn)確、完整。審核無誤后，將材料整理并移交至檔案管理部門。（二）在校期間檔案材料收集1.教學(xué)部門負(fù)責(zé)定期收集學(xué)生的課程成績單、考試違紀(jì)記錄等學(xué)習(xí)成績相關(guān)材料。2.學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)記錄等材料。3.后勤部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生健康與體檢信息等材料。4.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將收集到的材料移交至檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)接收的材料進(jìn)行再次審核和整理，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案補(bǔ)充與更新1.學(xué)生如有信息變更，如姓名、身份證號(hào)碼、家庭住址等，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門提交相關(guān)證明材料，檔案管理部門核實(shí)后進(jìn)行信息更新。2.對(duì)于學(xué)生新獲得的獎(jiǎng)勵(lì)、處分、社會(huì)實(shí)踐成果等材料，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理1.檔案管理部門按照檔案內(nèi)容的類別，將學(xué)生檔案分為個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)成績記錄、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)記錄、健康與體檢信息、其他材料等六大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如個(gè)人基本信息類下分為身份證明、學(xué)籍信息、照片等小類；學(xué)習(xí)成績記錄類下分為課程成績單、考試違紀(jì)記錄等小類。（二）編號(hào)編制1.為便于檔案的管理和查詢，為每一份學(xué)生檔案編制唯一的檔案編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，可按照入學(xué)年份、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)等順序進(jìn)行編排。2.在檔案袋封面和檔案目錄上清晰標(biāo)注檔案編號(hào)。（三）裝訂成冊(cè)1.將同一學(xué)生的各類檔案材料按照分類順序依次排列，采用線裝或膠裝等方式裝訂成冊(cè)。2.對(duì)于紙張較大或較多的材料，如成績單、實(shí)習(xí)鑒定表等，可進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂和保存。（四）歸檔存放1.裝訂成冊(cè)后的學(xué)生檔案按照檔案編號(hào)順序存放于檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放的檔案類別和年份范圍。2.建立電子檔案目錄，詳細(xì)記錄每個(gè)學(xué)生檔案的編號(hào)、姓名、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、檔案內(nèi)容摘要等信息，便于快速查詢和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱學(xué)生檔案的，需填寫《學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容，如健康體檢信息、家庭經(jīng)濟(jì)情況證明等，未經(jīng)學(xué)生本人書面授權(quán)，不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人員持經(jīng)審批的《學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的學(xué)生檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、無丟失、無信息泄露等情況。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱學(xué)生檔案的，需填寫《學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)并說明理由。（四）借閱流程1.借閱人員持經(jīng)審批同意的《學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的學(xué)生檔案，并與借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和內(nèi)容，雙方在《學(xué)生檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非申請(qǐng)用途。借閱期間，如檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。六、檔案保管與安全（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。（二）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、裝訂情況、存放位置等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。（三）安全防護(hù)1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)隨手關(guān)門，確保庫房安全。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生。3.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案保管過程的安全。（四）檔案銷毀1.對(duì)于已超過保管期限或失去保存價(jià)值的學(xué)生檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《學(xué)生檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案編號(hào)、姓名、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、銷毀原因等信息。2.經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。3.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等安全可靠的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）電子檔案建設(shè)1.建立學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)，將學(xué)生的各類檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與編輯：檔案管理人員可通過系統(tǒng)錄入、修改、刪除學(xué)生檔案信息，確保檔案信息的實(shí)時(shí)更新。2.查詢與統(tǒng)計(jì)：授權(quán)人員可通過系統(tǒng)按照檔案編號(hào)、姓名、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間等條件查詢學(xué)生檔案信息，并可進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，如各專業(yè)學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)、成績分布統(tǒng)計(jì)等。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，如檔案管理人員、查閱人員、借閱人員等，不同權(quán)限的人員只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息，確保檔案信息安全。4.備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)1.在電子檔案管理系統(tǒng)中記錄每份紙質(zhì)檔案的存