PAGE職介中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強職介中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于職介中心全體員工在工作中形成的各類檔案，包括求職人員檔案、用人單位檔案、業(yè)務(wù)往來檔案、行政文件檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：職介中心檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映職介中心的工作實際和歷史情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息安全。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置職介中心設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善職介中心檔案管理制度。2.負責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管職介中心各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.負責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，嚴格執(zhí)行檔案利用審批制度，確保檔案信息的安全。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進檔案管理工作方法和手段，提高檔案管理水平。7.負責(zé)對職介中心各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.求職人員檔案：包括求職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、工作經(jīng)歷證明、求職意向書等相關(guān)材料。2.用人單位檔案：包括營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件、招聘簡章、招聘需求信息、用人單位與職介中心簽訂的服務(wù)協(xié)議等。3.業(yè)務(wù)往來檔案：包括職介中心與用人單位、求職者之間的溝通記錄、面試通知、面試評價表、錄用通知、就業(yè)協(xié)議等。4.行政文件檔案：包括上級主管部門下發(fā)的文件、職介中心制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要、請示報告等。5.其他檔案：如培訓(xùn)資料、宣傳資料、活動照片、榮譽證書等與職介中心工作相關(guān)的各類材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整、準(zhǔn)確。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具填寫。3.對電子文件應(yīng)進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.檔案材料收集后，應(yīng)及時移交檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如求職人員檔案可分為個人基本信息類、求職經(jīng)歷類、技能證書類等；用人單位檔案可分為單位基本信息類、招聘需求類、合作協(xié)議類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息的清晰和準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案架：應(yīng)選用堅固耐用、符合檔案保管要求的檔案架，用于存放檔案。2.溫濕度控制設(shè)備：配備溫濕度計、空調(diào)、除濕機等設(shè)備，確保庫房內(nèi)溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。3.防火防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火器、防盜門、防盜窗等防火防盜設(shè)備，確保檔案庫房的安全。4.防蟲防鼠設(shè)備：放置防蟲藥品、鼠夾、鼠藥等防蟲防鼠設(shè)備，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）檔案保管期限1.求職人員檔案：長期保存，直至求職者不再與職介中心有業(yè)務(wù)往來。2.用人單位檔案：長期保存，直至用人單位不再與職介中心有業(yè)務(wù)往來。3.業(yè)務(wù)往來檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為310年。4.行政文件檔案：按照國家有關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為530年。5.其他檔案：根據(jù)實際情況確定保管期限，一般為35年。（四）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限如有調(diào)整，檔案管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對已保管的檔案進行重新鑒定和調(diào)整。（五）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.每年至少進行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理，確保檔案的安全保管。3.檢查記錄應(yīng)詳細記載檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，并存檔備查。五、檔案的利用（一）利用范圍1.職介中心內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.求職者本人查閱自己的檔案。3.用人單位因核實求職者信息、了解招聘情況等查閱相關(guān)檔案。4.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因工作需要依法查閱職介中心檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用人員可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件，查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)印：檔案利用人員如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，由檔案管理人員進行復(fù)印，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.職介中心內(nèi)部員工查閱檔案，由所在部門負責(zé)人審批。2.求職者本人查閱檔案，應(yīng)攜帶有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門核實身份后，方可查閱。3.用人單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可查閱。4.司法機關(guān)、行政機關(guān)等查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或行政公文，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可查閱。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、利用部門、利用方式、利用內(nèi)容、審批人等，確保檔案利用的可追溯性。（五）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用過程的監(jiān)督，確保檔案利用人員遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。對違反規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并報告相關(guān)部門進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍需保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)職介中心負責(zé)人審批后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案，采用數(shù)據(jù)刪除或格式化等方式進行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。銷毀監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立職介中心檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.信息錄入：將檔案目錄、檔案內(nèi)容等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。（三）信息化安全管理1.建立信息安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露、篡改和丟失。2.配備防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，定期對系統(tǒng)進行安全檢查和維護。3.對檔案管理信息系統(tǒng)的操作人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識