PAGE檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)表一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)表。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.部門設(shè)置：設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的全面管理工作。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實(shí)施細(xì)則和操作流程。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引、指南等，方便檔案的查閱和利用。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案管理方面的專業(yè)支持和服務(wù)。負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系和溝通，及時了解和掌握檔案管理工作的最新政策和要求。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行公司/組織的檔案管理制度，確保本部門檔案管理工作的順利開展。明確本部門兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并對兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。定期檢查本部門檔案管理工作的情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，確保本部門檔案的安全和完整。根據(jù)公司/組織檔案管理部門的要求，按時將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門集中保管，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。2.兼職檔案管理人員職責(zé)在部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的及時歸檔和妥善存放。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對本部門檔案進(jìn)行分類整理、編目和編號，建立檔案目錄清單，便于檔案的查找和利用。定期對本部門檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告部門負(fù)責(zé)人并進(jìn)行處理。做好本部門檔案的安全保密工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。根據(jù)公司/組織檔案管理部門的安排，按時將本部門需要移交的檔案整理好，移交至檔案管理部門，并協(xié)助辦理相關(guān)移交手續(xù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案公司文件：包括公司發(fā)布及收到的各類文件、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。會議文件：公司各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。人事檔案：員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、培訓(xùn)、勞動合同等相關(guān)材料。行政事務(wù)檔案：公司行政事務(wù)管理方面的文件材料，如辦公設(shè)備采購、辦公用品管理、車輛管理、房產(chǎn)管理、印章管理等。資質(zhì)證照檔案：公司獲得的各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)證照的原件及復(fù)印件。2.業(yè)務(wù)檔案市場營銷檔案：市場調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳活動、客戶資料、銷售合同等相關(guān)文件材料。生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、產(chǎn)品質(zhì)量控制、設(shè)備管理、原材料采購等方面的文件材料。財務(wù)管理檔案：財務(wù)預(yù)算、財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)申報等相關(guān)文件材料。技術(shù)研發(fā)檔案：科研項目立項、研究報告、技術(shù)方案、實(shí)驗數(shù)據(jù)、專利申請等方面的文件材料。質(zhì)量管理檔案：質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量認(rèn)證文件等相關(guān)材料。3.項目檔案項目前期文件：項目立項申請、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目批復(fù)等相關(guān)文件。項目實(shí)施過程文件：項目設(shè)計文件、施工圖紙、施工組織設(shè)計、工程變更記錄、工程進(jìn)度報告、項目監(jiān)理文件等。項目竣工驗收文件：項目竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量評定文件等。4.聲像檔案照片檔案：公司各類活動、會議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的照片資料。錄像檔案：公司重要活動、會議、培訓(xùn)、宣傳等方面的錄像資料。錄音檔案：公司重要會議、講座、報告等方面的錄音資料。5.電子檔案公司各部門通過計算機(jī)系統(tǒng)生成、存儲和傳輸?shù)母黝愲娮游募?，包括辦公自動化文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件、電子郵件等。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，確保每個檔案都有一個唯一的編號，便于檔案的管理和檢索。編號應(yīng)與檔案分類體系相適應(yīng)，體現(xiàn)檔案的類別和層次關(guān)系，便于快速定位和查找檔案。2.編號方法采用“年度+類別代碼+流水號”的編號方式。例如：2023XZ001，其中“2023”表示檔案形成年度，“XZ”表示行政檔案類別代碼，“001”表示該類別檔案的流水號。各類檔案的類別代碼如下：行政檔案：XZ業(yè)務(wù)檔案：YW項目檔案：XM聲像檔案：SX電子檔案：DZ流水號按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始，每個類別檔案的流水號獨(dú)立編排，不重復(fù)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，均應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集。公司/組織與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等文件材料。公司/組織員工個人在工作中形成的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，如調(diào)研報告、工作總結(jié)、技術(shù)成果等。公司/組織在重大活動、會議、項目等過程中形成的各類文件材料，如活動方案、會議紀(jì)要、項目文檔等。公司/組織獲得的各類榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等實(shí)物檔案以及相關(guān)的照片、證書復(fù)印件等資料。2.收集要求各部門兼職檔案管理人員應(yīng)定期對本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保檔案的及時歸檔。收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案內(nèi)容。對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。收集的檔案應(yīng)注明形成日期、來源、保管期限等相關(guān)信息，以便于后續(xù)的整理和管理。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.整理方法分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類，同類檔案集中在一起進(jìn)行整理。裝訂編目：對每份檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物、破損頁等，確保檔案的整齊美觀。同時，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，方便檔案的查找和利用。編頁編號：對檔案的每一頁進(jìn)行編號，編號位置應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于檔案頁碼的識別和管理。裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、類別、題名等信息，然后按照檔案類別和編號順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。五、檔案的保管（一）檔案庫房管理1.庫房選址：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，確保檔案的安全保管。2.庫房布局：庫房內(nèi)應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開展。3.庫房設(shè)施：庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等，保證庫房內(nèi)的溫度、濕度適宜，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀、火災(zāi)等情況的發(fā)生。4.庫房安全管理：建立健全庫房安全管理制度，加強(qiáng)庫房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入庫房。檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案的保管情況和設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲：紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行存儲，檔案盒應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)材料，檔案柜應(yīng)堅固耐用、便于存放和查找檔案。2.電子檔案存儲：電子檔案應(yīng)采用光盤、磁帶、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲。同時，建立電子檔案存儲目錄清單，便于電子檔案的管理和檢索。3.聲像檔案存儲：聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并按照檔案編號和類別進(jìn)行分類存放。同時，建立聲像檔案目錄清單，注明聲像檔案的題名、日期、來源、內(nèi)容簡介等信息，便于聲像檔案的查找和利用。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分：檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.保管期限確定：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定每份檔案的保管期限，并在檔案目錄中注明。（四）檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則：檔案鑒定應(yīng)堅持全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.鑒定組織：成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定方法：鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。4.銷毀程序：經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.查閱范圍：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案。查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱方式：檔案管理人員應(yīng)按照《檔案查閱申請表》的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱登記：查閱人員查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄查閱時間、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息，并由查閱人員簽字確認(rèn)。查閱結(jié)束后應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整無損。（二）借閱規(guī)定1.借閱范圍：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。3.借閱要求：借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整無損。（三）特殊檔案查閱與借閱對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司/組織保密管理部門審批后，方可辦理查閱和借閱手續(xù)。查閱和借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱人次、借閱次數(shù)等。2.統(tǒng)計報表：檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間要求，編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案管理工作情況。同時，應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便于查詢和分析。（二）檔案