PAGE檢察院數(shù)字檔案室制度一、總則（一）目的與宗旨為了適應(yīng)檢察工作信息化發(fā)展需要，加強(qiáng)檢察院數(shù)字檔案室建設(shè)與管理，有效整合檔案資源，提高檔案利用效率，保障檔案信息安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《人民檢察院檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)在檔案形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、安全管理等數(shù)字檔案工作的全過(guò)程。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則數(shù)字檔案室建設(shè)與管理工作由本院辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，對(duì)全院數(shù)字檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案形成部門應(yīng)確保數(shù)字檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檢察工作的全過(guò)程和歷史面貌。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保數(shù)字檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則優(yōu)化數(shù)字檔案存儲(chǔ)和檢索方式，提高檔案利用效率，為本院各項(xiàng)工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、數(shù)字檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案涵蓋本院在履行檢察職能過(guò)程中形成的各類文件、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、會(huì)議紀(jì)要等。2.案件檔案包括各類刑事案件、民事案件、行政案件、公益訴訟案件等從受理到結(jié)案全過(guò)程形成的法律文書(shū)、證據(jù)材料、審批文件等。3.聲像檔案反映本院重要活動(dòng)、會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察、檢察業(yè)務(wù)工作場(chǎng)景等具有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像等資料。4.電子檔案本院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檢察業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)等產(chǎn)生的電子文件，以及其他具有保存價(jià)值的電子數(shù)據(jù)。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)整理歸檔；對(duì)于電子文件，應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的流程和要求進(jìn)行收集，確保電子文件的原始性和完整性。3.聲像檔案形成部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料移交辦公室，移交時(shí)應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）整理規(guī)范1.文書(shū)檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法進(jìn)行整理，編目時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。2.案件檔案整理遵循相關(guān)檢察業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)定，按照案件類別進(jìn)行分類，編目時(shí)應(yīng)體現(xiàn)案件的基本信息、訴訟過(guò)程、證據(jù)材料等內(nèi)容，便于查詢和利用。3.聲像檔案整理按照時(shí)間順序或主題進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的目錄索引，注明聲像資料的題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容簡(jiǎn)介等信息。4.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件元數(shù)據(jù)，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。三、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)設(shè)備與環(huán)境1.存儲(chǔ)設(shè)備配備專用的服務(wù)器、存儲(chǔ)陣列等硬件設(shè)備，確保數(shù)字檔案存儲(chǔ)的可靠性和穩(wěn)定性。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)環(huán)境服務(wù)器機(jī)房應(yīng)具備良好的物理環(huán)境條件，包括溫度、濕度、防火、防盜、防雷等設(shè)施，確保服務(wù)器正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.分類存儲(chǔ)按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的存儲(chǔ)架構(gòu)，便于檔案的查找和管理。同時(shí)，對(duì)不同類型的檔案采用相應(yīng)的存儲(chǔ)格式，如文書(shū)檔案采用PDF格式存儲(chǔ)，電子文件按照原始格式或轉(zhuǎn)換后的通用格式存儲(chǔ)。2.備份存儲(chǔ)定期對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、異地存儲(chǔ)等多種方式相結(jié)合。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）權(quán)限管理1.用戶賬號(hào)設(shè)置根據(jù)工作需要，為不同部門和人員設(shè)置相應(yīng)的數(shù)字檔案管理賬號(hào)，明確賬號(hào)的使用權(quán)限和范圍。賬號(hào)應(yīng)采用實(shí)名制，便于責(zé)任追溯。2.權(quán)限分配原則遵循最小化授權(quán)原則，根據(jù)用戶工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，合理分配檔案的查閱、借閱、修改、刪除等權(quán)限。嚴(yán)禁越權(quán)操作，確保檔案信息安全。3.權(quán)限變更管理當(dāng)用戶工作崗位或職責(zé)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整其數(shù)字檔案管理權(quán)限，并做好記錄。權(quán)限變更應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保權(quán)限調(diào)整的合理性和合規(guī)性。（四）日常管理1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備、存儲(chǔ)環(huán)境、備份數(shù)據(jù)等進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。檢查內(nèi)容包括設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、存儲(chǔ)空間使用情況、數(shù)據(jù)完整性等。2.數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行清理，刪除過(guò)期、無(wú)用的檔案數(shù)據(jù)，優(yōu)化存儲(chǔ)空間。同時(shí)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。3.安全審計(jì)建立數(shù)字檔案安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案操作行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括用戶登錄時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等，發(fā)現(xiàn)異常操作及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。四、數(shù)字檔案的利用（一）利用方式1.在線查閱通過(guò)本院內(nèi)部局域網(wǎng)或檔案管理系統(tǒng)，為授權(quán)用戶提供在線查閱數(shù)字檔案服務(wù)。用戶可根據(jù)權(quán)限范圍，在系統(tǒng)中檢索、瀏覽所需檔案信息。2.借閱服務(wù)對(duì)于確需借閱紙質(zhì)或電子檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保密要求合理確定，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制服務(wù)根據(jù)用戶需求，可為其提供數(shù)字檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，確保復(fù)制內(nèi)容的準(zhǔn)確性和安全性。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。（二）利用流程1.申請(qǐng)用戶如需查閱、借閱或復(fù)制數(shù)字檔案，應(yīng)填寫(xiě)相應(yīng)的申請(qǐng)表，注明申請(qǐng)利用的檔案名稱、內(nèi)容、用途、利用方式等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限、利用權(quán)限等進(jìn)行再次審核，確定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。3.批準(zhǔn)與辦理經(jīng)審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定為用戶辦理查閱、借閱或復(fù)制手續(xù)。對(duì)于借閱紙質(zhì)檔案的，應(yīng)向借閱人發(fā)放檔案借閱登記簿，記錄借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息；對(duì)于在線查閱或復(fù)制電子檔案的，應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程提供相應(yīng)服務(wù)。4.歸還與注銷借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱的檔案，檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案無(wú)損壞、丟失等情況后，辦理借閱注銷手續(xù)。對(duì)于在線查閱或復(fù)制的申請(qǐng)，在利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉相關(guān)權(quán)限。五、數(shù)字檔案的安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全數(shù)字檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程，確保安全管理工作有章可循。2.制定數(shù)字檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、泄露、系統(tǒng)故障等安全事件，制定詳細(xì)的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處理能力。（二）安全技術(shù)措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)在本院內(nèi)部局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格限制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限。2.數(shù)據(jù)加密對(duì)重要數(shù)字檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，采用先進(jìn)的加密算法，確保檔案數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。加密密鑰應(yīng)嚴(yán)格管理，定期更換。3.身份認(rèn)證與授權(quán)采用多種身份認(rèn)證方式，如用戶名密碼、數(shù)字證書(shū)、指紋識(shí)別等，確保用戶身份的真實(shí)性和合法性。同時(shí)，嚴(yán)格按照權(quán)限管理規(guī)定進(jìn)行授權(quán)，防止非法訪問(wèn)和越權(quán)操作。4.防病毒與惡意軟件防護(hù)安裝專業(yè)的防病毒軟件和惡意軟件防護(hù)系統(tǒng)，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，及時(shí)更新病毒庫(kù)和系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止病毒和惡意軟件入侵。（三）人員安全管理1.安全教育培訓(xùn)定期組織檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加數(shù)字檔案安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)、安全管理制度等。2.人員背景審查對(duì)涉及數(shù)字檔案管理的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)，無(wú)違法違紀(jì)記錄。3.行為規(guī)范制定檔案管理人員行為規(guī)范，明確在檔案管理工作中的操作要求和紀(jì)律規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)操作和泄露檔案信息。六、數(shù)字檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院檢察工作實(shí)際，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史聯(lián)系、依法依規(guī)、確保安全的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織與程序1.鑒定組織成立數(shù)字檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干、技術(shù)專家等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案、組織實(shí)施鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。2.鑒定程序初步審查：檔案管理部門對(duì)擬鑒定的數(shù)字檔案進(jìn)行初步審查，梳理檔案的基本情況，包括形成時(shí)間、保管期限、內(nèi)容摘要等。詳細(xì)審查：鑒定工作小組根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等，對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，確定檔案的保存價(jià)值。形成鑒定意見(jiàn)：鑒定工作小組綜合審查情況，形成鑒定意見(jiàn)，明確檔案的存毀意見(jiàn)。對(duì)于需要銷毀的檔案，應(yīng)注明銷毀原因和時(shí)間。審批與公示：鑒定意見(jiàn)報(bào)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公示，公示期一般為[X]個(gè)工作日。公示無(wú)異議后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀程序1.制定銷毀清單根據(jù)鑒定意見(jiàn)，制定數(shù)字檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置、銷毀原因等信息。銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。2.選擇銷毀方式對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程錄像，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、操作人員等信