PAGE草原檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織在草原相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織涉及草原資源調(diào)查、規(guī)劃、開發(fā)、保護(hù)、監(jiān)測(cè)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的草原檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織在草原相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理與草原業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，保證檔案的完整性，涵蓋從項(xiàng)目立項(xiàng)到結(jié)束的全過程信息。4.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定和完善草原檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎(chǔ)工作，建立健全草原檔案的檢索體系，方便檔案的查找和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等工作。4.組織檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。6.為公司/組織各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。7.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在草原相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促本部門員工及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，確保檔案的齊全、完整。3.在開展草原業(yè)務(wù)工作過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和積累，保證檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督本公司/組織的草原檔案管理工作，將檔案管理工作納入公司/組織整體工作計(jì)劃，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等資源。2.定期檢查檔案管理工作情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作的順利開展。3.對(duì)重要檔案的保管、利用等事項(xiàng)進(jìn)行審批，保證檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.草原資源調(diào)查、監(jiān)測(cè)報(bào)告、數(shù)據(jù)圖表及相關(guān)分析材料。2.草原規(guī)劃、設(shè)計(jì)方案、可行性研究報(bào)告等文件。3.草原開發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、合同協(xié)議、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。4.草原保護(hù)措施、政策法規(guī)文件、執(zhí)法檢查記錄等。5.與草原業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、請(qǐng)示批復(fù)等文件。6.涉及草原的科研成果、論文著作資料。7.其他與草原業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的文件、資料、聲像材料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，按照檔案管理的要求進(jìn)行整理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。（三）整理方法1.分類按照草原業(yè)務(wù)的性質(zhì)和檔案內(nèi)容，將檔案分為資源調(diào)查類、規(guī)劃設(shè)計(jì)類、開發(fā)建設(shè)類、保護(hù)管理類、科研成果類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來源等因素進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用年份+類別代碼+流水號(hào)的形式，例如：2023ZY001，表示2023年資源調(diào)查類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。通過編目，使檔案內(nèi)容一目了然，便于快速檢索和利用。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件。庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度測(cè)量設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域、機(jī)房等保持一定的安全距離，確保檔案的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管將整理好的紙質(zhì)檔案按照類別、年度、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，建立紙質(zhì)檔案庫存清單，定期核對(duì)檔案數(shù)量，確保檔案的完整。2.電子檔案保管對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。3.聲像檔案保管聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和載體形式進(jìn)行分類整理，如照片檔案應(yīng)按照拍攝時(shí)間順序編號(hào)，錄像檔案應(yīng)注明拍攝日期、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，同時(shí)建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和利用。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如草原資源的長期監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、重要的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、重大開發(fā)項(xiàng)目的檔案等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性的業(yè)務(wù)文件、短期的監(jiān)測(cè)報(bào)告等，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（四）檔案的清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.在清點(diǎn)核對(duì)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并做好記錄。3.對(duì)檔案的清點(diǎn)核對(duì)結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存在問題及處理情況等，報(bào)告經(jīng)審核后存檔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)于反映本公司/組織主要職能活動(dòng)、具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其是否具有查考利用價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將檔案清單提交給檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、鑒定意見等。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱完畢后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性和安全性。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱本公司/組織檔案的，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱范圍、借閱時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。2.借閱申請(qǐng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱單位應(yīng)按照協(xié)議要求，妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱單位應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱單位的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱人次、借閱次數(shù)等。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，定期上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。3.通過檔案統(tǒng)計(jì)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。（二）檔案利用1.積極開展檔案利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持和服務(wù)。檔案管理